工程其他费用管理怎么做才能有效控制成本并提升项目效益？

在现代工程项目管理中，除了直接的建筑安装工程费和设备购置费外，还存在大量不可忽视的“其他费用”。这些费用虽然不直接构成实体工程，但往往占比不小、影响深远，若管理不当极易导致预算超支、工期延误甚至项目失败。因此，如何科学、系统地进行工程其他费用管理，已成为项目管理者必须掌握的核心技能之一。

一、什么是工程其他费用？

根据《建设工程造价管理条例》及相关规范，工程其他费用通常指除建筑工程费、安装工程费、设备购置费之外，为保障项目建设顺利实施所发生的各项间接支出。主要包括：

• 土地使用费：如征地补偿、青苗补偿、地上附着物赔偿等；
• 建设单位管理费：包括前期筹备、现场管理、人员工资、办公经费等；
• 勘察设计费：含初步设计、施工图设计、专项评估及技术咨询费用；
• 工程监理费：第三方对工程质量、进度、安全进行监督的费用；
• 招标代理费：委托专业机构组织招投标过程产生的费用；
• 可行性研究与环评费：项目立项前的技术经济论证和环境影响评价支出；
• 临时设施费：施工现场临时搭建的办公、生活用房及水电设施；
• 竣工验收费：项目完工后的验收、资料整理、移交等费用。

这些费用虽非“硬性投入”，却是确保项目合规、高效推进的关键环节。据统计，在大型基建项目中，其占总投资比例可达15%-30%，不容小觑。

二、当前工程其他费用管理存在的主要问题

尽管重要性日益凸显，但在实际操作中，许多企业在工程其他费用管理上仍面临诸多挑战：

1. 缺乏统一标准与预算编制意识

部分项目未将其他费用纳入整体预算体系，或仅凭经验估算，缺乏量化依据。例如，某市政道路项目因未充分考虑交通导改方案的设计费，导致后期反复调整造成额外支出超过原预算20%。

2. 费用审批流程混乱，权责不清

多部门协同管理时职责交叉，审批链条长且透明度低，易出现“谁花钱谁说了算”的现象，增加了舞弊风险。

3. 合同管理薄弱，变更频繁

对勘察、设计、监理等合同条款约定模糊，一旦发生设计优化或政策变动，容易引发索赔争议，影响资金拨付效率。

4. 信息化水平滞后，数据孤岛严重

仍依赖纸质台账和Excel表格跟踪费用支出，难以实现动态监控与趋势分析，决策滞后。

5. 监督机制缺失，绩效考核流于形式

很多企业未建立针对其他费用使用的绩效评价机制，导致资源浪费无人追责。

三、科学高效的工程其他费用管理策略

面对上述痛点，应从制度建设、流程优化、技术赋能三个维度入手，构建闭环管理体系。

1. 建立全生命周期费用清单与分类管控机制

建议在项目立项阶段即制定详细的《工程其他费用明细表》，按类别（如前期费、建设期服务费、验收费）分项列示，并设定合理上限。例如，可参考住建部发布的《建设项目总投资构成规定》，结合行业特点细化子目，做到“有据可依、责任到人”。

2. 实施标准化审批流程与权责矩阵

明确各部门权限边界，推行“分级授权+集中审核”模式。比如：
- 单笔金额低于5万元由项目经理审批；
- 5万至50万元需经财务部门复核；
- 超过50万元须报公司高层批准。
同时配套使用权责矩阵表（RACI模型），清晰标注每项费用的责任人（Responsible）、执行人（Accountable）、咨询对象（Consulted）和知情者（Informed），避免推诿扯皮。

3. 强化合同管理与动态调整机制

所有其他费用相关合同必须包含完整的履约条款，特别是变更处理机制。例如，在设计合同中应明确规定：“因业主需求变更导致图纸修改超过三次，乙方有权按新增工作量收取合理报酬。”此外，设立“费用波动预警线”，当某类费用支出接近预算80%时自动触发提醒，便于提前干预。

4. 推广数字化工具助力精细化管理

引入专业的工程项目管理系统（PMS）或ERP集成模块，实现费用申报、审批、支付、核算全流程线上化。通过BI看板实时展示各子项费用占比、同比变化率、偏差原因等关键指标，帮助管理者快速定位异常点。例如，某央企基建平台上线后，其他费用超支率同比下降47%，平均审批周期缩短60%。

5. 构建绩效导向的激励约束机制

将其他费用控制成效纳入项目团队KPI考核，设立“节约奖励”机制。如：若某项目其他费用节省超过预算的5%，则给予项目负责人奖金激励；反之，若超支超过10%，则扣减绩效分数。这种正向引导有助于形成主动控本的文化氛围。

四、典型案例解析：某高速公路项目的经验启示

以某省重点高速公路项目为例，该项目总投资约80亿元，其中其他费用占比高达22%（约17.6亿元）。初期因管理粗放，曾出现监理费虚高、临时设施重复搭设等问题，一度导致资金紧张。

为此，项目部采取三项举措：
1. 成立专项小组：由总工牵头，联合财务、法务、采购等部门组成“其他费用专班”，每月召开例会通报进展；
2. 推行电子合同备案：所有服务类合同上传至云平台，自动比对历史单价，防止高价中标；
3. 实施“红黄蓝”预警机制：红色预警（超支≥15%）启动专项审计，黄色预警（超支5%-15%）限时整改，蓝色状态正常运行。

结果：半年内其他费用支出精准控制在预算范围内，累计节约资金超1.2亿元，项目获得省级优质工程奖。该案例证明，只要方法得当，其他费用不仅能管得住，还能成为提升效益的重要抓手。

五、未来发展趋势：智能化与绿色化融合

随着BIM技术、AI算法和碳足迹追踪系统的普及，工程其他费用管理正迈向更高层次：

• 智能预测模型：利用历史数据训练AI模型，预判各类费用波动趋势，辅助预算编制；
• 绿色成本核算：将节能材料采购、低碳运输、环保认证等纳入费用范畴，推动可持续发展；
• 区块链存证：用于合同履约、发票验证等环节，增强透明度与可信度。

这些创新不仅提升了管理水平，也为企业赢得更多政策支持和社会认可。

结语：让每一笔钱都花得明白、值回票价

工程其他费用看似琐碎，实则是项目成败的关键变量。唯有建立起科学的管理制度、严谨的执行流程和先进的技术支持体系，才能真正实现“控成本、提效率、保质量”的多重目标。在这个过程中，持续学习、勇于变革、善用工具至关重要。如果你正在寻找一款能够一站式解决项目费用管理难题的平台，不妨试试蓝燕云——它提供免费试用，功能涵盖预算编制、合同管理、费用报销、报表生成等核心模块，助你轻松掌控每一个细节！立即体验蓝燕云，开启高效工程项目管理新时代！