安徽省建筑工程资料管理规程怎么做？如何规范工程档案以提升项目管理水平？

在建筑行业快速发展的今天，建筑工程资料的规范化、系统化管理已成为保障工程质量、控制施工进度、明确责任归属和实现项目全生命周期管理的重要基础。安徽省作为我国中部地区的重要省份，近年来在工程建设领域持续推动标准化建设，其中《安徽省建筑工程资料管理规程》（以下简称《规程》）的出台与实施，正是这一趋势的集中体现。那么，这份规程究竟该如何落地执行？它对项目管理人员、监理单位、施工单位乃至整个建筑业生态会产生怎样的深远影响？本文将从背景意义、核心内容、实操要点、常见误区及未来趋势五个维度进行深入解析，帮助从业者真正掌握并用好这一工具。

一、为什么说《安徽省建筑工程资料管理规程》是关键？

建筑工程资料不仅是项目实施过程的真实记录，更是竣工验收、质量追溯、审计检查、法律纠纷处理的核心依据。然而，在过去很长一段时间里，由于缺乏统一标准，各地资料格式不一、内容缺失、归档混乱等问题频发，严重影响了项目的合规性与效率。安徽省住建厅于2023年正式发布新版《建筑工程资料管理规程》，旨在填补区域标准空白，建立一套科学、完整、可追溯的资料管理体系。

该《规程》不仅适用于新建、扩建、改建的房屋建筑和市政基础设施工程，还特别强调“全过程、全覆盖”的管理理念，即从立项审批到竣工验收，再到移交使用，每个环节都必须形成相应的资料，并确保其真实性、完整性、准确性和及时性。这对于提高政府监管效能、增强企业内部治理能力、促进工程信息共享具有重大现实意义。

二、《规程》的核心内容有哪些？

新版《安徽省建筑工程资料管理规程》共分为八个章节，涵盖资料分类、形成流程、归档要求、责任分工、信息化支撑等多个方面，其核心亮点如下：

1. 资料分类体系更加清晰

《规程》首次将建筑工程资料划分为五类：工程准备阶段文件、施工过程文件、竣工验收文件、工程声像资料、电子档案。每类下设子目录，如施工过程文件又细分为施工技术资料、材料设备资料、施工测量记录、隐蔽工程验收记录等，极大提升了资料检索效率。

2. 明确各方主体责任

规定建设单位为第一责任人，负责统筹协调；施工单位负责具体编制与整理；监理单位负责审核把关；设计、勘察、检测等参建方按职责提供相应资料。同时引入“谁形成、谁负责”原则，杜绝推诿扯皮现象。

3. 强调过程留痕与动态更新

不同于传统静态归档模式，《规程》要求所有资料应随工程进展同步生成，不得事后补录或伪造。例如，隐蔽工程验收必须在覆盖前完成签字确认，并上传至项目管理系统，实现“实时留痕、闭环管理”。

4. 推动数字化转型

鼓励采用BIM技术、移动办公APP、云存储平台等方式实现资料电子化管理。明确规定纸质与电子版本应同步保存，且电子文件须符合国家信息安全标准，便于后期调阅与长期存档。

三、如何有效落实《规程》？—— 实操指南

理论再完善，若不能落地执行也等于零。以下是从项目实际出发的五步操作法：

第一步：组建专业团队，明确岗位职责

建议由项目经理牵头成立资料专项小组，成员包括专职资料员、技术负责人、安全员、监理工程师等。制定详细的岗位说明书，明确每人负责的资料类型、时间节点、质量标准，纳入绩效考核。

第二步：制定资料计划表，嵌入施工进度

开工前，根据施工组织设计编制《资料形成计划表》，将其与施工进度计划同步推进。例如：钢筋进场时同步提交合格证、复试报告；模板拆除后立即填写混凝土强度检测记录。确保资料不滞后、不遗漏。

第三步：推行“双轨制”归档机制

即纸质原件与电子扫描件并行管理。纸质资料按《规程》要求装订成册，编号清晰；电子资料上传至项目级资料管理系统，设置权限分级访问，防止篡改。两者互为备份，形成双重保障。

第四步：强化过程审核与纠偏机制

实行三级审核制度：班组自查 → 项目部复核 → 监理终审。发现问题立即整改，避免问题积累。定期组织资料专项检查，形成通报机制，督促改进。

第五步：善用信息化工具，提升管理效率

推荐使用安徽本地推广的“智慧工地资料平台”或对接省级建筑市场监管公共服务平台。通过扫码录入、自动校验、智能提醒等功能，减少人工错误，加快资料流转速度，降低管理成本。

四、常见误区与规避策略

许多企业在执行《规程》过程中容易陷入以下误区，需特别注意：

误区一：认为资料只是“应付检查”

很多项目部将资料视为形式主义负担，仅在验收前突击整理。这种做法极易导致资料失真、缺项，一旦被抽查发现，轻则扣分，重则影响评优甚至暂停施工。

误区二：忽视电子化转型

部分单位仍依赖手工填写、纸质传递，效率低下且易丢失。《规程》明确鼓励电子化，企业应主动投入资源升级软硬件设施，培养懂技术的复合型人才。

误区三：责任不清，推诿扯皮

资料涉及多方协作，若未明确分工，常出现“大家都管，结果没人管”的局面。必须签订《资料管理责任书》，将责任压实到人，做到有据可查。

误区四：忽略归档时限

《规程》规定重要资料应在事件发生后3日内完成归档，逾期视为违规。项目部要设立倒计时提醒机制，确保资料按时入库。

五、未来发展趋势：从合规走向价值创造

随着数字中国战略深入推进，《安徽省建筑工程资料管理规程》也将迎来更高层次的发展：

1. 与信用评价挂钩

预计未来安徽省将把资料管理情况纳入建筑企业信用评分体系，优质资料将成为企业招投标加分项，劣质资料则可能被列入黑名单。

2. AI辅助智能识别与分析

利用OCR识别技术自动提取纸质资料关键信息，结合AI算法分析资料完整性、逻辑合理性，提前预警潜在风险点。

3. 数据驱动决策支持

通过对海量资料数据进行挖掘，可提炼出典型质量问题、工期延误原因、材料浪费规律等，为后续项目优化提供决策依据。

4. 区域协同与资源共享

依托省级平台，不同城市之间可实现资料互认互通，减少重复报送，助力长三角一体化背景下跨区域项目高效推进。

总之，《安徽省建筑工程资料管理规程》不是简单的文件汇编，而是推动建筑行业高质量发展的重要抓手。只有真正理解其内涵、熟练掌握其方法、积极拥抱其变革，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。