工程签证及管理：如何高效控制成本与风险？
在工程建设领域，工程签证是项目执行过程中不可或缺的一环。它不仅是合同履行的延伸，更是对施工过程中实际发生变更、新增或调整事项的正式确认。然而，许多项目因签证管理混乱导致成本失控、工期延误甚至法律纠纷。因此，掌握科学、系统的工程签证及管理方法，已成为工程项目管理者的核心能力之一。
一、什么是工程签证？
工程签证是指在建设工程合同履行过程中，由于设计变更、现场条件变化、业主指令调整或其他不可预见因素，导致原合同约定的工作内容、工程量、工期或价款发生变化时，由施工单位提出申请，经监理单位审核、建设单位批准后形成的书面文件。它是工程结算的重要依据，也是各方责任划分的关键凭证。
从法律角度看，签证具有合同补充协议的性质，一旦签署即具备法律效力。若未及时办理签证，可能被视为默认接受原合同条款，从而影响后续索赔权益。
二、为什么工程签证管理如此重要？
1. 成本控制的关键环节
据统计，在大型基建项目中，约有15%-30%的成本差异来源于未有效管理的签证事项。例如，某市政道路改造项目因未及时对地下管线迁移进行签证，最终导致额外支出超过预算的20%。可见，签证管理直接关系到项目投资效益。
2. 工期保障的前提条件
签证往往伴随着工作内容的变化，如增加工程量、调整工序等。若签证滞后，施工单位可能被迫暂停作业等待审批，进而引发连锁反应——材料进场延误、人工窝工、机械闲置等，严重时将造成整体工期延误。
3. 风险防控的核心手段
规范的签证流程可以有效避免“口头承诺”“事后补签”等行为，降低法律争议风险。尤其在EPC总承包模式下，签证管理不善极易引发业主与承包商之间的扯皮问题。
三、当前工程签证管理存在的主要问题
1. 签证意识薄弱
部分项目管理人员对签证的重要性认识不足，认为只要按图施工即可，忽视了现场动态变化带来的潜在影响。例如，土方开挖中发现地质异常，却未立即发起签证，等到结算才发现无法追加费用。
2. 流程不规范
一些企业缺乏标准化的签证管理制度，存在以下现象：无统一模板、审批层级不清、签字盖章缺失、资料归档混乱。这不仅增加了沟通成本，还可能导致签证无效。
3. 责任界定模糊
当出现争议时，常因责任归属不明而陷入僵局。比如，监理单位认为应由业主负责，而业主则推诿至施工方，最终影响工程进度和双方信任。
4. 技术支撑不足
多数项目仍采用纸质文档管理，难以实现全过程留痕与数据共享。缺乏信息化工具支持，使得签证跟踪困难，信息传递延迟，易产生遗漏或重复申报。
四、如何做好工程签证及管理？
1. 建立健全签证管理制度体系
首先，制定《工程签证管理办法》，明确适用范围、办理流程、时限要求、责任分工等内容。建议包含以下要素：
- 签证分类：分为设计变更类、现场签证类、政策调整类等，便于归口管理。
- 审批权限：根据金额大小设置不同级别（如5万元以内由项目经理审批，超5万元须报公司总部）。
- 时效要求：一般应在事件发生后7日内提交申请，重大事项不超过3日。
- 附件清单：包括影像资料、图纸说明、测量记录、会议纪要等，确保证据链完整。
2. 强化过程管控与闭环管理
签证不是一次性动作，而是贯穿项目始终的动态管理过程。应做到：
- 事前预警：建立现场巡查机制，及时识别可能触发签证的风险点（如周边环境变化、政府新规出台）。
- 事中跟踪：设立专人负责签证台账登记，实时更新状态（待审批/已通过/驳回），并定期向管理层汇报。
- 事后复盘：每月召开签证分析会，总结高频问题类型，优化应对策略。
3. 推动数字化转型与协同办公
引入BIM+智慧工地系统，实现签证全流程线上化管理。典型功能包括：
- 移动端拍照上传现场情况，自动关联位置坐标与时间戳；
- 在线填写签证单，自动生成标准格式文本；
- 多角色在线审批（施工方→监理→业主→财务），缩短流转周期；
- 与ERP系统对接，同步至成本模块，辅助预算控制。
某央企高速公路项目采用该模式后，签证平均处理时间从15天降至5天，错误率下降80%，极大提升了效率。
4. 加强人员培训与考核激励
组织专项培训，提升一线管理人员的签证意识和实务能力。内容可包括：
- 签证法律效力解读（《民法典》第509条、《建设工程施工合同司法解释》相关条款）；
- 常见误区辨析（如“口头同意≠有效签证”）；
- 案例教学（正反两方面经验教训）。
同时，将签证管理纳入绩效考核指标，鼓励主动发现、及时申报、准确记录的行为，形成良性循环。
5. 构建多方协作机制
签证本质是多方协商的结果，需建立良好的沟通机制：
- 定期召开联席会议（每周或每两周一次），通报签证进展；
- 设立“绿色通道”处理紧急事项（如暴雨抢险、突发停工）；
- 推动诚信体系建设，对恶意拖延、推诿责任的一方予以通报批评。
五、典型案例解析：成功与失败的对比
案例一：某医院改扩建项目——精细化管理助力超额盈利
该项目建筑面积8万平方米，总投资约6亿元。前期建立了完整的签证管理制度，并引入智能审批平台。在施工期间，因局部结构加固需求，共发起签证23项，其中18项获准通过，累计增项金额达370万元。关键在于：所有签证均在事发当日完成初审，资料齐全、逻辑清晰，且与设计院保持密切沟通，避免重复申报。最终结算时，这部分增量成为利润来源之一。
案例二：某住宅小区开发项目——签证失控导致亏损
该项目总包单位为一家中小型企业，未建立专门签证流程。施工中多次因甲方临时变更楼层布局未及时签证，后期结算时被拒。此外，部分签证虽已获批，但因归档不全、签字缺失被认定无效。最终该项目亏损超800万元，施工单位被迫承担大部分损失。
六、未来趋势：智能化与合规化并重
随着建筑业数字化改革加速推进，工程签证管理也将迎来变革：
- AI辅助判断：利用自然语言处理技术自动识别签证申请中的关键词，提示是否符合规定；
- 区块链存证：将签证全过程上链，确保不可篡改，增强法律效力；
- 合规审计前置：结合财政部最新发布的《建设项目造价管理指引》，强化事前合规审查，防范税务与审计风险。
总之，工程签证及管理已不再是简单的文书工作，而是融合了工程技术、法律法规、财务管理与信息技术的综合能力。只有将其置于项目全生命周期视角下统筹规划，才能真正实现降本增效、规避风险的目标。
