工程签证的管理怎么做才能避免纠纷与成本超支？
在工程建设过程中，工程签证作为合同执行的重要补充文件，是记录设计变更、现场条件变化、施工方案调整等关键信息的核心凭证。它不仅是工程结算和造价控制的依据，更是保障各方权益、防范法律风险的关键环节。然而，在实际操作中，因签证管理不规范、流程缺失或责任不清等问题，导致工期延误、成本失控、甚至引发争议和诉讼的情况屡见不鲜。那么，如何科学、高效地进行工程签证的管理，才能有效规避这些风险？本文将从签证的本质出发，系统梳理其管理要点、常见问题及优化策略，为企业提供一套可落地的解决方案。
一、什么是工程签证？为什么它如此重要？
工程签证是指在工程施工过程中，由于设计图纸变更、现场地质条件变化、业主指令调整、合同范围外新增工作等原因，经发包方、承包方及相关单位共同确认后形成的书面文件。它通常包括但不限于：工程量增减、材料替代、工艺变更、工期顺延等内容。
其核心价值在于：
- 合法性依据：签证是合同外费用结算的合法凭证，没有签证即意味着无法主张额外费用。
- 成本控制工具：通过及时审批和记录，可防止后期“先干后签”带来的索赔被动局面。
- 风险防控屏障：清晰的签证流程能明确各方责任边界，减少推诿扯皮。
- 进度管理抓手：签证常涉及工期调整，是项目动态计划管理的重要输入。
二、当前工程签证管理中的常见问题
1. 签证意识薄弱，重施工轻签证
许多施工单位将主要精力放在现场进度和质量上，忽视了签证资料的收集与整理。一旦遇到争议，往往因缺乏原始证据而处于劣势。例如，某市政项目因未对临时用电线路改动做书面签证，最终被审计部门认定为“无据可依”，导致数万元支出无法计入结算。
2. 流程混乱，审批效率低下
部分企业未建立标准化的签证管理制度，存在“口头约定”“事后补签”甚至“多头签字”的现象。某建筑公司曾因监理工程师与项目经理意见分歧，同一份签证反复修改三次才完成审批，延误工期近一个月。
3. 责任不清，权责模糊
建设单位、施工单位、监理单位之间职责划分不明，导致签证处理拖延。如某房建项目中，设计变更由甲方技术部提出，但签证单却由现场施工员代签，后期被法院判定无效，造成重大经济损失。
4. 缺乏信息化支撑，资料散乱
多数项目仍采用纸质文档管理，易丢失、难追溯。更严重的是，不同阶段（如土建、安装、装修）的签证分散在多个部门，难以形成统一数据，影响成本分析与决策。
三、科学工程签证管理的五大关键步骤
1. 建立全过程签证管理体系
从项目立项到竣工结算，每个阶段都应嵌入签证管理节点：
- 前期策划阶段：识别潜在签证风险点（如地质复杂区域、政策变动敏感区），制定预防预案。
- 施工准备阶段：明确签证责任人（如总工、商务经理）、审批权限层级（如5万元以下由项目部审批，超限报公司总部）。
- 实施过程阶段：实行“事前申请+事中跟踪+事后闭环”机制，杜绝“边干边签”。
- 结算阶段：建立签证台账，按月归档，确保与工程款支付同步审核。
2. 规范签证格式与内容要求
统一模板是提升效率的基础。建议使用包含以下要素的标准表格：
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 签证编号 | 唯一标识，便于追踪 |
| 发生时间 | 精确到小时，体现时效性 |
| 原因描述 | 简明扼要说明变更背景 |
| 工程量清单 | 附详细计算依据，避免主观判断 |
| 单价与总价 | 注明计价方式（定额/市场询价） |
| 三方签字栏 | 施工单位、监理、业主代表逐级签署 |
3. 强化多方协同机制
构建“三位一体”协作平台：
- 项目部牵头：设立专职签证管理员，负责日常收集、初审与报送。
- 监理全程监督：对真实性、合理性进行把关，防止虚报冒领。
- 业主快速响应：设置绿色通道，对于紧急事项应在24小时内反馈意见。
4. 推动数字化转型，实现智能管控
引入BIM+ERP集成管理系统，实现：
- 在线提交签证申请，自动提醒待办事项；
- 电子签章功能，确保法律效力；
- 数据可视化展示，生成签证趋势图、成本偏差表；
- 与预算系统联动，实时预警超支风险。
典型案例：某央企EPC项目上线智慧工地平台后，签证平均处理周期从7天缩短至2天，错误率下降60%。
5. 定期复盘与持续改进
每月召开签证专题会议，分析高频问题：
- 哪些类型签证最易引发争议？（如隐蔽工程、夜间施工）
- 审批延迟的主要原因是什么？（如人员缺岗、标准不统一）
- 是否有重复发生的低级错误？（如漏填日期、签名不全）
通过PDCA循环不断优化流程，形成知识沉淀。
四、典型成功案例解析：某大型综合体项目的签证管理实践
该项目总投资约20亿元，涵盖商业、办公、住宅三大业态。面对复杂的多专业交叉作业环境，项目团队采取如下措施：
- 前置培训：开工前组织全体管理人员学习《建设工程签证管理办法》，明确红线条款（如严禁擅自扩大范围、不得伪造资料）。
- 分级授权：根据金额设定三级审批制度——小额（≤5万）由项目经理审批；中额（5-50万）由分公司总工审核；大额（＞50万）须经集团合约部终审。
- 双轨并行：纸质版用于归档备案，电子版上传云端，实现双重保险。
- 绩效挂钩：将签证准确率纳入项目经理KPI考核，每季度通报排名。
结果：全年共办理签证387份，平均金额12.5万元，较同类项目降低18%，且无一起法律纠纷发生。
五、未来趋势：智能化与合规化的深度融合
随着AI、大数据技术的发展，工程签证管理正迈向更高水平：
- AI辅助审核：利用自然语言处理技术自动识别签证文本中的异常项（如逻辑矛盾、价格畸高）。
- 区块链存证：将关键签证数据上链，确保不可篡改，增强法律效力。
- 合规自动化：对接国家最新财税政策，自动匹配税率、发票要求，减少人为差错。
这不仅提升了管理效率，也为行业高质量发展提供了新动能。
结语
工程签证不是简单的文书工作，而是贯穿项目全生命周期的价值创造环节。只有将其置于战略高度，结合制度建设、流程优化、技术赋能与文化培育，才能真正实现从“被动应对”到“主动管控”的转变。对于每一个工程项目管理者而言，掌握科学的签证管理方法，就是掌握了控制成本、保障进度、规避风险的核心能力。
