工程项目结算管理制度如何有效落地执行？
在建筑行业迅猛发展的今天，工程项目结算作为项目管理的最终环节，直接影响企业的资金流、利润水平和风险控制能力。然而，许多企业在实际操作中仍存在结算流程混乱、资料不全、审核滞后、责任不清等问题，导致成本超支、纠纷频发甚至法律风险。因此，建立一套科学、规范、可执行的工程项目结算管理制度至关重要。本文将从制度设计、流程优化、信息化支撑、人员培训与监督机制五个维度出发，系统阐述如何让这一制度真正落地见效。
一、为什么要建立工程项目结算管理制度？
工程项目结算不仅是对已完成工程量的价值确认，更是企业实现财务闭环、提升管理水平的关键节点。缺乏统一制度可能导致以下问题：
- 数据失真：由于无标准模板或审核流程缺失，结算金额容易虚高或遗漏，影响预算控制；
- 效率低下：手工核算、多部门扯皮、审批链条长，导致结算周期动辄数月；
- 合规风险：未按合同约定或国家规定进行结算，可能引发税务稽查、审计问责；
- 内部矛盾：项目部与财务、成本、采购等部门信息不对称，易产生信任危机。
因此，制定并实施一套结构清晰、权责分明、流程可控的结算管理制度，是现代施工企业迈向精细化管理的必由之路。
二、工程项目结算管理制度的核心构成要素
1. 明确职责分工
制度首先要解决“谁来做、做什么”的问题。建议设立三级责任体系：
- 项目层面：项目经理为第一责任人，负责组织现场签证、变更记录、工程量核对等工作；
- 公司层面：成本合约部牵头统筹，编制结算模板、制定审核标准、组织专家评审；
- 财务部门：负责资金支付、发票管理、税务申报等后续事项。
同时应明确各岗位在结算过程中的签字权限，避免越权审批或责任推诿。
2. 规范结算流程
一个高效的结算流程应当包含以下几个关键步骤：
- 完工验收：确保工程质量合格且完成竣工资料归档后方可启动结算；
- 资料整理：包括施工日志、影像资料、隐蔽工程记录、设计变更单、签证单等原始凭证；
- 工程量计算：由专业造价人员依据图纸、合同及现场实测数据计算工程量；
- 价格核定：对照合同单价、市场价、政策调整等因素确定最终结算价；
- 多方会审：邀请项目部、监理单位、审计机构共同参与复核，形成书面意见；
- 领导审批：经公司分管副总及以上层级审批后生效；
- 财务付款：财务根据结算结果安排资金拨付，并同步更新台账。
每个环节都应有明确时间节点和输出成果，防止流程停滞或反复修改。
3. 强化过程控制与留痕管理
很多企业的问题不在制度本身，而在执行不到位。必须做到：
- 全过程留痕：所有变更、签证、会议纪要均需电子化存档，便于追溯；
- 动态监控：利用BIM或项目管理系统实时跟踪结算进度，预警异常情况；
- 定期检查：每季度由内控部门抽查重点项目结算材料完整性，发现问题及时整改。
这不仅能防范舞弊行为，还能为未来类似项目积累经验。
三、借助信息化工具提升结算效率
传统手工模式已难以满足大型复杂项目的结算需求。推荐引入以下数字化手段：
1. 工程造价软件集成
如广联达、鲁班、品茗等主流软件支持图形算量、清单计价、报表生成等功能，可大幅减少人工误差。同时可与ERP系统对接，实现数据自动传输，避免重复录入。
2. 项目协同平台（PMS）
例如蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）提供项目文档共享、审批流设置、任务分配、进度追踪等功能，使结算资料在线流转、多人协作成为可能。其免费试用版本非常适合中小型企业试点使用。
3. AI辅助审核技术
部分先进平台已具备AI比对功能，能自动识别异常数据（如单价突变、工程量跳跃），辅助人工判断是否存在虚报、漏项等问题，提高审核准确率。
四、加强人员培训与绩效激励
再好的制度也依赖人去执行。企业需建立常态化培训机制：
- 新员工岗前培训：重点讲解结算流程、常见错误案例、合规要求；
- 年度专项培训：针对最新政策法规（如住建部关于工程变更管理办法）、新技术应用（如BIM结算）开展专题讲座；
- 考核与激励：将结算质量纳入个人KPI，优秀者给予奖励，拖延或失误者通报批评并扣减绩效。
此外，鼓励跨部门轮岗交流，增强结算团队对施工、采购、财务等环节的理解，从而提升整体协同效率。
五、建立监督与持续改进机制
制度不是一成不变的，必须定期评估其有效性并迭代优化：
- 成立专项小组：由管理层牵头，成员涵盖项目、成本、财务、法务等部门，每半年召开一次总结会议；
- 收集反馈意见：通过问卷调查、访谈等方式了解一线人员对制度的实际感受；
- 分析典型问题：梳理近年来因结算问题引发的争议案例，提炼改进方向；
- 修订完善制度：根据实际情况调整流程细节、补充空白条款、删除冗余环节。
唯有如此，才能确保制度始终贴合企业发展阶段和外部环境变化。
结语：让制度从纸面走向实践
工程项目结算管理制度不是挂在墙上的文件，而是贯穿项目全生命周期的行动指南。它需要顶层设计、精细执行、科技赋能和文化支撑。只有当每一位员工都理解其意义、掌握其方法、愿意遵守其规则时，这套制度才真正具备生命力。对于正在探索高质量发展的建筑企业而言，现在正是完善结算管理体系的最佳时机——不妨从一个小项目开始试点，逐步推广至全公司，最终实现“结算快、成本清、风险低、效益稳”的目标。
如果你的企业也希望提升结算效率、降低运营风险，不妨试试蓝燕云项目管理平台：https://www.lanyancloud.com，目前提供免费试用服务，助你迈出数字化转型的第一步！
