建筑工程档案管理费如何合理计取与管控？

在建筑工程全生命周期中，档案管理是一项基础且关键的工作。它不仅关系到工程的质量追溯、竣工验收和后期运维，更是企业合规经营、风险防控的重要保障。然而，在实际操作中，许多建设单位和施工单位对“建筑工程档案管理费”的计取方式、费用构成、责任归属及控制策略存在模糊认知，导致预算偏差、成本失控甚至项目延期。本文将从政策依据、费用构成、计取标准、常见问题及优化建议五个维度，系统梳理建筑工程档案管理费的全流程管理逻辑，帮助从业者科学决策、高效执行。

一、什么是建筑工程档案管理费？

建筑工程档案管理费是指为确保工程项目从立项、设计、施工到竣工全过程形成的文件资料（包括纸质文档、电子数据、影像资料等）得到规范收集、分类整理、安全保管和有效利用而发生的全部费用。该费用涵盖人力投入、设备采购、软件使用、场地租赁、外包服务等多个方面，是工程总造价中不可忽视的一部分。

根据《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）及相关地方性规定，档案管理工作应贯穿项目建设始终，并纳入合同约定范围。因此，明确档案管理费的性质、计取依据和责任主体，是实现项目精细化管理的前提。

二、建筑工程档案管理费的组成结构

建筑工程档案管理费并非单一项目支出，而是由多个子项构成，具体如下：

• 人工成本：专职档案员或兼职人员的工资、社保、绩效等，通常按人月/人天计算；
• 软硬件支出：档案管理系统软件购买或租赁费用（如BIM+档案集成平台）、扫描仪、存储设备、服务器托管等；
• 外包服务费：若内部力量不足，可委托第三方专业机构进行数字化加工、分类编目、归档整理等工作；
• 培训与咨询费：针对项目管理人员开展档案知识培训，或聘请专家提供咨询服务；
• 其他杂费：如打印装订、标签贴纸、档案盒、库房温湿度控制等日常维护费用。

值得注意的是，不同地区、不同规模的项目，其费用比例差异较大。例如，大型公共建筑或政府投资项目，因监管严格、归档要求高，档案管理费占比可达工程总造价的0.3%-0.8%；而中小型住宅项目可能仅需0.1%-0.3%。

三、建筑工程档案管理费如何计取？

合理的费用计取方法直接影响项目的财务计划与实施效果。目前主流计取方式有以下几种：

1. 按工程总造价比例法

这是最常见的方式，适用于大多数民用建筑项目。参考行业经验值，档案管理费一般占工程总造价的0.2%-0.8%，具体数值视项目复杂度、地域要求、是否涉及城建档案馆移交等因素调整。

示例：某办公楼项目总投资5000万元，按0.5%计取，则档案管理费为25万元。此方法简便易行，适合招标阶段初步估算。

2. 按建筑面积分摊法

适用于分期开发或多栋楼组成的综合体项目。以每平方米建筑面积为基础，乘以单价（如每平米5-15元），再根据各单体面积加权平均得出总额。

优点：公平合理，避免因投资额度波动影响费用分配；缺点：需提前明确建筑布局，前期测算难度略高。

3. 按工日或人月定额法

适用于工期较长、资料量大的重点项目（如地铁、桥梁、机场）。根据预计需要投入的人力工时（如10人月×8000元/人月=8万元），结合任务复杂度灵活调整。

优势：精准匹配实际工作量，有利于过程控制；劣势：对进度把控要求高，容易受主观因素干扰。

4. 合同专项列支法

在施工合同或总承包合同中单独列明“档案管理专项费用”，并明确责任人（如甲方指定专人负责，乙方承担执行职责）。这种方式能强化责任意识，减少推诿扯皮现象。

四、常见问题与误区解析

在实践中，不少单位在处理档案管理费时存在以下典型问题：

1. 费用未列入预算，临时突击补救

一些项目前期未预留档案管理费，待临近竣工才发现资料缺失严重，不得不临时追加资金请外包公司处理，既增加成本又影响验收进度。

2. 认为档案管理是“后勤工作”，忽视其价值

部分项目经理将其视为次要任务，缺乏专人跟进，导致重要文件遗失、编号混乱、归档滞后，严重影响后续审计、结算甚至法律纠纷应对。

3. 混淆档案管理费与监理费、质检费

有些单位误将档案管理费混入监理费或质量检测费中，造成费用混淆，无法准确核算，也不利于后期绩效考核。

4. 忽视电子档案管理成本

随着BIM技术普及，电子档案占比逐年上升，但很多单位仍沿用传统纸质管理模式，忽略了数据库建设、信息安全防护、版本控制等新需求带来的额外支出。

五、优化建议与实操指南

为提升建筑工程档案管理费的合理性与可控性，建议采取以下措施：

1. 前期介入，纳入项目策划

从可行性研究阶段开始就考虑档案管理需求，设定预算指标，明确岗位职责，避免后期被动应对。

2. 制定标准化流程，细化费用清单

建立《建筑工程档案管理费用明细表》，逐项列出各项支出类别、单价、数量、责任人，形成透明化管理机制。

3. 推动信息化手段，降低长期成本

引入智慧档案管理系统，实现在线归档、自动校验、权限分级等功能，减少人工干预，提高效率，节省未来数年运维开支。

4. 强化过程监督与考核机制

将档案完成情况纳入项目绩效考核体系，设置阶段性节点目标（如每月提交资料完整性评分），奖惩分明，倒逼执行力提升。

5. 加强跨部门协作，明确分工边界

设计、施工、监理、业主四方应签订《档案管理责任书》，划分各自资料生成与归档义务，防止遗漏或重复劳动。

六、结语：让档案管理费成为价值创造点而非负担

建筑工程档案管理费不应被视为纯粹的成本支出，而应看作一项具有战略意义的投资。一个规范、完整、高效的档案管理体系，不仅能助力项目顺利通过验收，还能为企业积累宝贵的资产——即“知识资本”。未来，在绿色建造、智能建造、数字孪生等趋势推动下，档案管理将进一步向自动化、智能化演进，相关费用也将更加专业化、精细化。唯有重视起点、规范过程、善用工具，才能真正把这笔看似不起眼的费用转化为项目管理的核心竞争力。