工程管理中合同管理如何实现高效管控与风险防范

在现代工程项目管理中，合同管理是贯穿项目全生命周期的核心环节。它不仅是各方权利义务的法律依据，更是保障项目进度、成本和质量可控的关键手段。然而，许多企业在实践中仍存在合同条款模糊、执行不到位、变更频繁等问题，导致纠纷频发、成本超支甚至项目失败。那么，工程管理中合同管理到底该如何科学、系统地开展？本文将从合同策划、起草、审批、履行、变更及归档六大阶段出发，深入剖析合同管理的全流程操作要点，并结合典型案例提出优化建议，助力企业构建规范化、数字化的合同管理体系。

一、合同管理的重要性：不只是法律文书，更是管理工具

很多人误以为合同只是“签个字”的形式要件，但实际上，它是工程项目运作的“契约引擎”。一份清晰、严谨、可执行的合同，能够：

• 明确责任边界：界定业主、承包商、监理、供应商等多方权责，避免推诿扯皮；
• 控制项目成本：通过价格条款、支付节点、违约金机制等设定财务约束；
• 保障工期履约：设置里程碑节点和奖惩机制，激励施工方按时交付；
• 降低法律风险：减少因理解偏差或条款漏洞引发的诉讼纠纷；
• 提升协同效率：为项目团队提供统一的工作标准和沟通依据。

因此，合同管理绝非事后补救措施，而应作为项目前期策划的重要组成部分，融入到整个工程管理体系之中。

二、合同管理的六个关键阶段：从源头到闭环

1. 合同策划阶段：提前布局，防患未然

合同策划应在项目立项初期完成，由项目经理牵头，联合法务、造价、技术等部门共同参与。此阶段重点包括：

• 识别关键风险点（如政策变动、材料涨价、地质条件变化）；
• 制定合理的合同结构（总价包干、单价合同、成本加酬金等）；
• 确定主要条款框架（付款方式、验收标准、争议解决机制）；
• 进行合同模板库建设，提高标准化水平。

例如，在某市政道路建设项目中，由于未提前识别地下管线复杂情况，导致后期大量签证变更，最终造成成本超支20%。若在策划阶段就引入第三方勘察报告并纳入合同条款，可有效规避此类风险。

2. 合同起草阶段：专业细致，不留歧义

起草阶段需由具备工程背景和法律素养的专业人员完成，确保语言准确、逻辑严密。常见问题包括：

• 使用模糊表述（如“合理期限内完成”、“按市场价结算”）；
• 遗漏重要附件（如图纸、技术规范、工程量清单）；
• 未约定争议处理流程（仲裁/诉讼地点、适用法律）。

建议采用“先模板+后定制”的方式，优先使用行业推荐范本（如FIDIC、中国建设工程施工合同范本），再根据项目特点调整细节。同时，建立合同评审机制，实行多级会签制度（业务部门→法务→财务→管理层）。

3. 合同审批阶段：流程透明，权责分明

审批流程必须制度化、电子化，避免人为延误或遗漏。推荐做法：

• 制定《合同审批权限表》，明确不同金额、类型的合同由谁签字；
• 推行线上审批系统（如OA、ERP集成），自动记录审批轨迹；
• 设立合同编号规则，便于追溯与统计分析。

某央企在推进智慧工地项目时，通过部署合同管理系统，实现了合同审批时间从平均7天缩短至2天，大幅提升效率，同时杜绝了手工传递过程中的丢失风险。

4. 合同履行阶段：动态监控，及时纠偏

这是最容易被忽视但最关键的阶段。很多企业只关注“签了合同”，却忽略了“执行情况”。建议实施以下措施：

• 建立合同台账，跟踪付款进度、工程形象、变更事项；
• 定期召开合同履约会议，通报偏差并制定纠偏计划；
• 利用BIM或GIS技术辅助可视化监管，提高数据准确性。

例如，某大型房建项目通过每日上传施工影像至云端平台，并与合同进度匹配比对，发现某分包单位连续两周未达预期进度后立即启动预警机制，成功防止工期进一步延误。

5. 合同变更阶段：规范流程，留痕可溯

项目执行过程中，不可避免会发生设计变更、现场签证等情况。若处理不当，极易引发纠纷。必须做到：

• 所有变更均需书面申请，注明原因、影响范围及费用估算；
• 履行内部审批程序（技术+经济+合同三方联审）；
• 签署补充协议或变更单，不得口头承诺；
• 同步更新合同台账与预算数据。

一项高速公路改扩建工程中，因未对临时便道迁移进行正式变更登记，后续施工单位索赔失败，最终引发诉讼。该案例警示我们：每一个微小变更都应走完整流程。

6. 合同归档阶段：分类存储，知识沉淀

项目结束后，合同资料应系统整理、分类归档，形成企业知识资产。建议：

• 按项目编号建立档案盒，包含原件、复印件、电子版；
• 标注关键信息（签订日期、履约状态、争议记录）；
• 定期备份至云端或异地服务器，防止损毁；
• 形成《典型合同案例汇编》，供未来项目参考。

某建筑集团每年组织一次合同档案评审活动，从中提炼出“高风险条款清单”和“优秀实践案例”，显著提升了新员工培训效率和项目谈判能力。

三、数字化转型：用科技赋能合同管理升级

传统纸质合同管理模式已难以满足现代工程项目复杂性和时效性要求。越来越多的企业开始借助信息化手段推动合同管理现代化：

• 合同管理系统（CMS）：实现从起草、审批、履行到归档的一站式管理；
• 电子签章技术：提升签约效率，支持远程签署；
• AI辅助审查：自动识别潜在风险条款（如重复、矛盾、不合规内容）；
• 区块链存证：确保合同数据不可篡改，增强法律效力。

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四、常见误区与应对策略

尽管合同管理日益受到重视，但仍有不少企业陷入如下误区：

• 重签订轻执行：认为签完就万事大吉，忽视履约过程监督；
• 依赖经验主义：缺乏标准化模板，每次重新起草，效率低下；
• 忽视变更管理：口头承诺多于书面确认，易产生争议；
• 归档意识薄弱：项目结束即丢弃合同，无法复盘改进。

针对这些问题，建议企业建立“合同管理责任制”，将合同执行情况纳入绩效考核，并设立专职合同管理员岗位，提升专业化水平。

五、结语：让合同成为项目成功的助推器

工程管理中合同管理并非孤立任务，而是贯穿项目始终的战略性工作。只有把合同当作项目管理的核心工具而非附属品，才能真正发挥其价值——不仅规避风险，更能驱动效率、促进共赢。从策划到归档，每个环节都需要精细化操作和持续优化。随着数字技术的发展，合同管理正迈向智能化、自动化时代，拥抱变革的企业将在竞争中占据先机。现在正是时候，重新审视你的合同管理体系，让它成为你项目的坚实护盾与增长引擎。