工程合同管理注意哪些关键环节才能避免风险与纠纷？

在现代工程建设领域，工程合同不仅是项目各方权利义务的法律依据，更是保障项目顺利推进的核心工具。然而，许多企业在实际操作中对合同管理重视不足，导致履约困难、成本超支甚至诉讼纠纷频发。那么，如何通过科学、系统的工程合同管理来规避潜在风险？本文将从合同签订前、执行中到后期结算全过程，深入剖析工程合同管理的关键要点，帮助企业构建全流程闭环管理体系。

一、合同签订前：风险识别与条款精细化设计

合同签订前的准备工作是整个合同生命周期中最关键的一环。许多企业往往急于推进项目进度，忽视了前期的风险评估和条款细化，最终埋下隐患。

1. 明确项目范围与边界

必须确保合同中清晰界定工程内容、技术标准、质量要求、工期节点等核心要素。例如，某市政道路改造项目因未明确“是否包含地下管线迁移”这一细节，在施工过程中引发多方扯皮，造成延误半年。因此，建议采用《工作分解结构（WBS）》逐项列明，避免模糊表述。

2. 合同主体资质审查

严格核查合作方营业执照、资质证书、信用记录及过往履约情况。根据住建部最新规定，建筑企业需具备相应等级资质方可承接工程。若对方无合法资质或存在不良信用记录，即使价格再低也应果断放弃，以防后期无法追责。

3. 条款设计需兼顾公平性与可操作性

常见陷阱包括：
• “不可抗力”定义不清，导致争议；
• 付款条件过于苛刻，如“竣工验收后付95%”，易引发资金链断裂；
• 违约责任不对等，一方承担无限责任而另一方免责。
建议引入第三方法律顾问参与起草，使用标准化模板（如《建设工程施工合同（示范文本）》GF-2017-0201），并在关键条款后附加说明附件，增强可执行性。

二、合同履行阶段：过程控制与动态跟踪

合同签署后，并不意味着万事大吉。真正考验管理水平的是执行过程中的动态监控与风险预警机制。

1. 建立合同台账与履约计划

每个工程项目都应建立独立的合同管理台账，记录合同编号、签约时间、关键节点、付款进度、变更事项等信息。同时制定详细的履约计划表，明确责任人、时间节点和考核指标。例如，某大型基建项目通过ERP系统实现合同进度可视化管理，每月自动生成偏差分析报告，及时调整资源分配。

2. 变更管理流程规范化

工程变更是常态，但必须走正式流程。常见的做法是：
① 提出变更申请 → ② 技术审核（设计单位/监理）→ ③ 成本影响评估 → ④ 法律合规审查 → ⑤ 签字确认 → ⑥ 更新合同文件。任何未经书面确认的口头变更均无效，否则可能成为索赔依据。

3. 进度与质量双重监督机制

设置阶段性验收节点，结合BIM技术进行虚拟预演，提前发现施工冲突点。对于隐蔽工程，实行“先检后隐”制度，留存影像资料作为证据。此外，定期召开合同履约协调会，由项目经理牵头，邀请业主、监理、分包商共同参与，形成问题快速响应机制。

三、合同收尾与结算阶段：闭环管理与经验沉淀

项目结束并不等于合同终结。有效的收尾管理不仅能防止尾款拖欠，还能为未来项目积累宝贵经验。

1. 工程结算资料完整归档

结算前必须收集齐全以下材料：
• 施工图纸及变更单
• 验收记录（含隐蔽工程影像）
• 材料合格证与检测报告
• 工程量清单与签证单
• 质保期承诺书
缺少任一文件可能导致审计不通过或款项延迟支付。

2. 争议解决机制前置化

合同中应明确争议处理路径：协商 → 调解 → 仲裁（首选）→ 诉讼。优先选择专业仲裁机构（如中国国际经济贸易仲裁委员会），因其程序高效、保密性强，且裁决具有强制执行力。避免直接诉诸法院，以免耗费大量时间和精力。

3. 合同复盘与知识库建设

项目结束后组织专题复盘会议，梳理合同执行过程中的成功经验和失败教训。例如：
• 哪些条款被频繁修改？
• 哪些变更未及时备案？
• 哪些付款节点存在拖延？
将这些案例整理成内部培训教材或纳入企业知识管理系统，持续优化合同模板与流程。

四、数字化转型赋能工程合同管理

随着信息化技术的发展，传统手工管理模式已难以满足复杂项目的精细化需求。借助数字工具可显著提升效率与准确性。

1. 合同管理系统（CMS）的应用

部署专业的合同管理平台（如泛微、钉钉宜搭、金蝶云之家），实现：
• 合同全生命周期线上审批
• 关键日期自动提醒（如付款日、验收日）
• 数据统计与报表生成
• 权限分级控制，保障信息安全

2. 区块链技术用于电子合同存证

近年来，部分省市试点推广电子合同区块链存证服务，确保合同签署不可篡改、来源可追溯。这对跨区域、多法人协作的大型项目尤为适用，极大降低法律风险。

3. AI辅助合同智能审查

利用AI自然语言处理能力，自动识别合同中的风险条款（如霸王条款、模糊措辞），并给出修改建议。例如，某央企采购部门使用AI工具后，合同审核时间缩短60%，差错率下降至0.5%以下。

五、典型案例警示：一个疏忽引发百万损失

某房地产开发公司在某商业综合体项目中，因未在合同中约定“甲方提供场地平整”义务，导致施工单位被迫自行处理杂填土，额外支出近80万元。事后虽提起诉讼，但由于缺乏证据链支撑，仅获部分赔偿。此案深刻揭示：合同管理不是形式主义，而是关乎企业生存发展的战略能力。

结语：工程合同管理不是终点，而是起点

优秀的工程合同管理不是一次性的动作，而是一个持续改进的过程。它要求管理者具备法律意识、风险意识、流程意识和技术敏感度。只有把每一个环节做实、做细、做闭环，才能真正实现从“被动应对”到“主动防控”的转变，为企业创造长期价值。