工程签证及管理怎么做才能避免纠纷与成本超支？
在工程项目实施过程中，工程签证是确保合同履行、控制变更风险、保障各方权益的重要环节。然而，许多项目因签证管理不善而引发争议、工期延误甚至成本失控。那么，如何科学规范地开展工程签证及管理工作，才能真正实现“事前预防、事中控制、事后闭环”？本文将从签证定义、常见问题、管理流程、数字化工具应用及案例分析五个维度深入探讨，为工程管理者提供实操性强的解决方案。
一、什么是工程签证？它为何重要？
工程签证是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、合同约定外新增工作内容等原因，由施工单位提出并经建设单位、监理单位或总承包方确认后形成的书面文件。它是调整合同价款、明确责任归属、保障工程进度的核心依据。
根据《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500-2013）及相关法规，工程签证具有法律效力，一旦签署即构成合同补充条款。若签证缺失或处理不当，可能导致：
- 结算时无法追加费用，施工单位亏损；
- 业主方承担额外支出，预算失控；
- 双方扯皮，影响合作关系；
- 审计不通过，影响项目验收。
二、当前工程签证管理中的典型问题
据中国建筑业协会2024年调研数据显示，超过60%的工程项目存在签证管理漏洞。主要问题包括：
1. 签证意识薄弱，重施工轻记录
部分项目经理和现场工程师认为“先干活再说”，忽视签证及时性。例如，某市政道路改造项目因未及时签证地下管线迁移费用，后期索赔被驳回，损失达80万元。
2. 流程混乱，审批链条长
多头审批、层层签字导致效率低下。一个签证可能需经技术、预算、商务、法务等多个部门流转，平均耗时7-15天，严重影响施工节奏。
3. 缺乏标准化模板，信息碎片化
不同项目使用不同的签证单格式，内容描述模糊，缺乏量化依据（如工程量、单价、时间），难以形成有效证据链。
4. 数字化程度低，纸质存档易丢失
多数企业仍依赖Excel表格或纸质文档管理，版本混乱、查找困难，重大变更往往找不到原始凭证。
5. 风险前置不足，事后补签成常态
很多签证是在完工后才补办，缺乏现场影像、测量数据支撑，极易被质疑真实性，造成审计风险。
三、系统化工程签证管理流程（建议版）
建立全流程闭环管理体系，可显著提升签证质量和效率。以下是推荐的五步法：
- 事前识别：建立变更预警机制
在图纸会审阶段即梳理潜在变更点（如地质异常、政策调整），提前制定应对策略。设置“变更登记表”，由专人负责跟踪动态。
- 事中执行：即时记录+三方确认
发生变更后，24小时内完成现场拍照、测量、草图绘制，并填写标准签证单。由施工员、监理、甲方代表三方签字确认，避免口头承诺。
- 事中审核：分级审批制度
按金额设定审批权限：小额（≤5万元）由项目部负责人审批；中等（5–50万元）报分公司审核；大额（＞50万元）须提交公司总工办及合约部联审。
- 事后归档：电子化+结构化存储
所有签证上传至项目管理系统，关联对应分项工程编号，形成可视化台账。同时生成PDF扫描件备份，便于后期审计调阅。
- 复盘优化：月度数据分析与改进
每月统计签证数量、金额占比、类型分布（设计/现场/政策类），分析高频原因，推动设计优化、材料选型升级等源头治理。
四、数字化工具赋能签证管理（实践案例）
近年来，BIM协同平台、智慧工地APP、ERP集成系统等数字技术正逐步改变传统管理模式。以下为某央企EPC项目的真实做法：
1. 使用“云签证”小程序
工人扫码上传现场照片+GPS定位，自动填充时间戳与坐标信息，生成结构化数据。管理人员在线审批，全程留痕，杜绝篡改。
2. BIM模型联动签证
将签证内容直接映射到BIM模型中，实现“图形+文字+工程量”三位一体展示。例如某地铁站施工中，因围护结构调整导致土方增加，系统自动生成工程量对比报表，快速确定补偿金额。
3. AI辅助审核
引入AI算法识别重复签证、异常单价（如某钢筋单价突然上涨3倍），提示人工复核，降低人为失误率。
4. 与财务系统对接
签证数据实时同步至预算模块，自动触发付款申请流程，减少人为延迟，提升资金周转效率。
五、成功案例分享：某大型房建项目签证管理经验
某省重点民生工程——XX市人民医院扩建项目（总投资约12亿元），通过系统化签证管理实现了三大突破：
- 签证响应时效从平均12天缩短至48小时内；
- 签证争议率下降至3%以内（行业平均水平为15%）；
- 结算阶段签证合规率100%，顺利通过财政评审。
关键举措包括：成立专项签证小组（含造价、技术、法务）、开发定制化签证APP、实行“谁发起谁负责”责任制。该项目还被评为2025年度全国优质工程管理示范项目。
六、结语：从被动应对走向主动管控
工程签证不是简单的“填表”，而是贯穿项目全生命周期的风险管控节点。只有将签证管理嵌入项目计划、融入日常执行、纳入绩效考核，才能真正发挥其价值——既保护施工单位合理收益，也助力业主精准控本、高效履约。未来，随着智能建造与数字孪生技术的发展，工程签证将更加透明、智能、可信，成为工程项目高质量发展的基石。
