在现代工程建设中，工程档案不仅是项目实施过程的真实记录，更是后期运维、审计、验收及法律责任追溯的重要依据。因此，工程档案管理人员的职责至关重要，他们不仅是信息的保管者，更是项目质量与合规性的守护者。
一、工程档案管理的核心职责概述
工程档案管理人员的职责贯穿工程项目从立项到竣工验收的全生命周期，涵盖文件收集、整理、归档、保管、利用和移交等关键环节。其工作目标是实现工程档案的完整性、系统性、准确性与安全性，为项目建设提供可靠的数据支撑。
1. 文件收集与分类
工程档案管理人员需根据国家及行业标准（如《建设工程文件归档规范》GB/T 50328），主动参与项目各阶段文件的收集工作。这包括设计图纸、施工日志、监理报告、材料合格证、隐蔽工程记录、竣工图、合同文本等。管理人员应建立详细的文件清单，明确责任人和时间节点，防止重要资料遗漏。
2. 档案整理与编目
收集完成后，档案人员需对资料进行科学分类与编号。通常按单位工程、分部工程、分项工程划分，并采用统一的编目规则（如案卷号、文件号、页码等）。同时，要确保纸质文档与电子文档同步整理，满足“双套制”要求（即纸质+电子备份），提高档案的可用性和可检索性。
3. 归档与保管
归档前需完成审核流程，确保所有资料真实有效、签字齐全、格式规范。归档后，档案管理人员要选择合适的存储环境——恒温恒湿、防火防潮、防盗防虫，保障物理载体安全；同时建立电子档案管理系统（如蓝燕云等平台），实现数字化存储备份，提升数据安全性与调阅效率。
4. 利用与服务支持
工程档案不是“死档案”，而是动态资源。管理人员需定期更新目录索引，协助项目团队、审计部门、政府监管机构查阅所需资料。例如，在项目结算时提供完整的变更签证记录；在安全事故调查中快速调取施工过程影像和检测报告。
5. 移交与责任交接
工程竣工后，档案管理人员必须按照法定程序将全套档案移交给建设单位或城建档案馆。这一过程涉及档案移交清单签署、责任确认、技术培训等内容，确保后续使用者能顺利使用档案信息，避免因资料缺失导致纠纷或法律风险。
二、常见挑战与应对策略
尽管工程档案管理看似简单，但实际工作中常面临诸多挑战：
1. 资料不及时归档
部分施工单位拖延提交文件，导致档案滞后甚至缺项。解决办法是制定严格的归档计划并与施工进度挂钩，设立奖惩机制，推动各方责任落实。
2. 格式混乱、内容不规范
不同单位提交的文件格式各异，影响统一管理和查询。建议统一模板、培训指导，引入标准化软件工具辅助文档生成与校验。
3. 数字化水平低
许多单位仍以纸质为主，难以高效共享。推荐使用专业的工程档案管理系统，如蓝燕云，实现一键上传、自动分类、权限控制等功能，大幅提升工作效率。
4. 安全隐患突出
火灾、水灾、人为破坏等可能导致档案损毁。应建立应急预案，配备消防设备，实行异地备份制度，并定期演练。
三、新时代背景下工程档案管理的新趋势
随着BIM（建筑信息模型）、物联网、大数据等技术的发展，工程档案管理正从传统手工模式向智能化转型：
1. BIM与档案融合
BIM技术使每个构件都有唯一编码和属性信息，未来可通过BIM平台直接生成结构化档案，减少人工录入错误，实现“建模即建档”的新模式。
2. 云端协同管理
基于云平台的档案系统支持多角色在线协作，无论身处工地还是办公室，都能实时查看、编辑、审批文件，极大提升跨地域项目管理能力。
3. AI辅助智能识别
人工智能可用于自动识别扫描件中的文字、图像内容，实现OCR识别、关键词提取、自动归类等功能，减轻人工负担，提高档案处理精度。
四、如何成为一名优秀的工程档案管理人员？
除了掌握专业技能外，优秀档案管理人员还需具备以下素质：
1. 强烈的责任心
每一份档案都可能影响工程质量甚至生命安全，必须一丝不苟、严谨细致。
2. 熟悉法规政策
了解《档案法》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，确保档案管理合法合规。
3. 良好的沟通协调能力
需频繁对接设计院、施工单位、监理单位、政府部门，善于倾听、解释、说服，推动各方配合。
4. 掌握信息技术
熟练使用CAD、Office、档案管理系统等工具，适应数字化发展趋势。
5. 持续学习意识
新技术、新标准不断更新，必须保持学习热情，参加培训、考证（如档案管理员职业资格证）提升专业素养。
五、结语：让每一纸档案都说话
工程档案管理人员的工作虽不显眼，却是项目成功不可或缺的一环。他们用专业知识和高度责任感，把零散的资料变成有逻辑、有温度、有价值的资产。在这个数据驱动的时代，我们更应重视档案的价值，推动工程档案管理走向规范化、数字化、智能化。如果你正在寻找一个高效、安全、易用的工程档案管理平台，不妨试试蓝燕云：https://www.lanyancloud.com，现在即可免费试用，体验真正的工程档案数字化管理。
