零星工程管理工作职责如何高效落实？关键流程与执行要点全解析

在建筑、市政、能源及各类基础设施项目中，零星工程（也称零星施工、临时工程或零星任务）往往因其规模小、周期短、分布广等特点而被忽视。然而，正是这些看似不起眼的小项目，若管理不当，极易引发安全隐患、成本超支、进度延误甚至法律纠纷。因此，明确并落实零星工程管理工作职责，不仅是提升企业精细化管理水平的核心环节，更是保障项目整体安全、质量和效益的关键。

一、什么是零星工程？为什么需要专门管理？

零星工程通常指那些不在主合同范围内的临时性、突发性、局部性的施工任务，如：设备维修、局部改造、应急抢修、零星土建、小型机电安装等。这类工程具有以下特征：

• 任务随机性强：多由现场需求或突发事件触发，计划性差；
• 资源投入分散：人力、材料、机械调配频繁，易造成浪费；
• 审批流程简化：常因“紧急”跳过标准程序，存在合规风险；
• 责任边界模糊：涉及多个部门或单位时容易推诿扯皮。

若不建立系统的管理机制，零星工程可能成为安全事故的高发区、成本失控的黑洞和团队协作的盲点。因此，厘清其管理职责，是现代工程项目管理中不可回避的课题。

二、零星工程管理工作职责的核心内容

一套科学有效的零星工程管理体系，应围绕“谁来管、管什么、怎么管”三个维度展开。以下是关键岗位与职能部门的具体职责划分：

1. 项目经理/项目总负责人：统筹协调第一责任人

项目经理对零星工程的整体实施负总责，需做到：

• 审核零星工程是否纳入项目总体管控范围；
• 授权指定专项负责人，并监督其履职情况；
• 组织召开零星工程专题协调会，确保资源及时到位；
• 对重大零星工程变更进行审批，防止无序扩张。

2. 工程部/技术负责人：技术把关与方案制定

工程技术人员必须参与全过程管理：

• 编制零星工程的技术方案、作业指导书和安全交底文件；
• 评估施工难度、风险等级并提出优化建议；
• 对接设计单位或外部专家，解决技术难题；
• 跟踪施工质量，组织验收并形成闭环记录。

3. 安全环保部：全过程安全监管

安全管理部门要前置介入，避免“先干后补”：

• 制定零星工程专项应急预案，开展针对性培训；
• 核查特种作业人员资质，落实动火、高空、有限空间等特殊作业许可制度；
• 每日巡查施工现场，及时发现并纠正违规行为；
• 建立零星工程事故台账，定期分析原因并改进措施。

4. 物资设备部：材料与机械保障

该部门需建立快速响应机制：

• 设立零星工程专用物资储备清单，缩短采购周期；
• 动态监控库存，防止重复采购或短缺；
• 统一调度机械设备，提高利用率；
• 建立出入库登记制度，实现全程可追溯。

5. 财务与合约部：预算控制与结算审核

财务人员不能只做事后核算，更要前置参与：

• 设定零星工程预算上限，实行“一事一议”审批制；
• 审核合同条款是否合法合规，防范法律风险；
• 实时跟踪费用支出，防止虚报冒领；
• 规范结算流程，确保数据真实、完整、可审计。

6. 施工班组/分包单位：一线执行主体

基层执行者是最直接的责任人：

• 严格按照批准的方案施工，不得擅自更改工艺；
• 主动报告异常情况，配合检查整改；
• 做好现场文明施工，保持整洁有序；
• 签署承诺书，明确个人责任与奖惩机制。

三、零星工程管理的关键流程与执行要点

有了清晰的职责分工还不够，还必须有一套标准化的工作流程，才能让零星工程从“被动应对”走向“主动管控”。以下是推荐的六大步骤：

1. 需求识别与立项审批

所有零星工程必须通过正式申请流程，填写《零星工程任务单》，注明：
• 工程内容、地点、预计工期
• 所需资源清单（人工、材料、设备）
• 安全风险预判及应对措施
• 预算金额及资金来源
由项目经理初审，报分管领导终审，杜绝口头指令或临时决定。

2. 方案编制与技术交底

技术负责人牵头编写详细施工方案，包括：
• 施工顺序与工艺要求
• 安全防护措施（如围挡、警示标识）
• 应急处置预案（含联络人、联系电话）
完成后组织全员交底会议，签字确认，确保人人知悉。

3. 资源调配与进场准备

物资设备部根据计划提前备料，安全部核查证件齐全，项目部安排场地清理与水电接入。对于涉及第三方的，还需签订补充协议明确权责。

4. 过程监督与动态调整

建立“日巡查+周总结”机制，由专职安全员每日巡检，发现问题立即叫停整改。遇到天气突变、材料短缺等情况，应及时启动应急响应，必要时暂停施工。

5. 验收与资料归档

完工后由工程部牵头组织验收，填写《零星工程验收表》，拍照留痕，上传至项目管理系统。所有文档（含影像资料）归档保存至少两年，作为后续审计和考核依据。

6. 结算与绩效评价

财务部按合同约定完成结算，同时对执行效果进行评分，纳入相关部门和个人绩效考核。对多次出现质量问题或延误的单位，应约谈并限期整改。

四、常见问题与改进建议

尽管多数企业已意识到零星工程的重要性，但在实践中仍存在诸多痛点：

1. 职责不清导致推诿扯皮

解决方案：制定《零星工程管理手册》，明确各部门接口与协同规则，使用RACI矩阵（Responsible, Accountable, Consulted, Informed）细化角色。

2. 流程繁琐影响效率

解决方案：推行电子化审批系统，设置分级权限，简化非核心环节，比如小额零星工程可授权区域经理直批。

3. 数据缺失难以追溯

解决方案：引入BIM或项目管理软件（如广联达、鲁班），实现零星工程全过程数字化管理，自动采集数据，减少人为误差。

4. 安全意识薄弱

解决方案：将零星工程纳入年度安全培训重点内容，每季度组织一次专项演练，强化一线人员风险辨识能力。

五、结语：从“头痛医头”到“系统治理”

零星工程管理工作职责不是一项孤立的任务，而是贯穿项目全生命周期的重要组成部分。只有建立起以责任为核心、流程为纽带、技术为支撑、制度为保障的闭环管理体系，才能真正实现“小工程不小管”，推动企业项目管理向高质量发展迈进。未来，随着智慧工地和数字孪生技术的应用普及，零星工程管理也将迈向更加智能、透明、高效的阶段。