进一步重视工程档案管理：提升项目质量与合规性的关键举措
在工程建设领域，工程档案不仅是项目建设全过程的真实记录，更是后续运营、维护、审计、法律追责的重要依据。随着国家对工程质量监管力度的不断加强，以及数字化转型的深入推进，工程档案管理已从“可有可无”的辅助环节转变为“不可替代”的核心管理内容。然而，当前许多单位仍存在档案意识淡薄、制度执行不到位、归档不及时、信息化水平低等问题，严重制约了工程项目全生命周期的管理水平。因此，进一步重视工程档案管理，已成为提升工程质量、保障建设安全、实现可持续发展的迫切需求。
一、为什么要进一步重视工程档案管理？
首先，工程档案是项目责任追溯的基础。无论是施工过程中的质量问题、安全事故，还是后期使用中的结构隐患，都需要依靠完整的工程档案进行溯源分析。其次，它是企业合规经营的必备条件。根据《建设工程质量管理条例》《档案法》等相关法规，所有重大工程项目必须建立完整、规范的档案体系，否则将面临行政处罚甚至刑事责任。再次，工程档案是推动智慧工地和数字孪生技术落地的前提。只有高质量、结构化的电子档案才能支撑BIM模型、物联网平台、AI分析等先进技术的应用，从而实现精细化管理和决策优化。
二、当前工程档案管理存在的主要问题
1. 意识薄弱，重建设轻档案：部分施工单位和监理单位仍将档案工作视为“额外负担”，认为只要工程完工即可，忽视了档案的法律效力和长期价值。这种短视行为导致大量原始资料缺失或混乱，为日后纠纷埋下隐患。
2. 制度不健全，执行流于形式：虽然多数企业制定了档案管理制度，但缺乏具体操作指引，责任不清、流程不明，导致归档随意、标准不一。例如，隐蔽工程验收记录未及时签字确认，材料进场检验报告遗漏，施工日志填写敷衍等现象普遍存在。
3. 人员配置不足，专业能力欠缺：档案管理人员多由其他岗位兼任，缺乏系统培训，对工程技术术语、归档规范理解不足，难以胜任复杂项目的档案整理工作。尤其在大型基建项目中，档案种类繁多（如设计变更、设备说明书、竣工图等），若无专人负责，极易出现错漏。
4. 数字化程度低，信息孤岛严重：尽管部分单位开始尝试电子档案管理系统，但普遍存在数据格式不统一、接口不通、权限混乱等问题，无法实现跨部门共享和远程调阅。更甚者，纸质档案与电子档案并存，造成重复录入、版本混淆，严重影响工作效率。
三、如何进一步重视工程档案管理？——六大核心策略
1. 强化顶层设计，明确责任主体
建议由建设单位牵头成立专项档案工作组，纳入项目总控计划，明确项目经理、技术负责人、档案管理员三方职责分工。例如，在项目启动阶段即制定《工程档案管理办法》，将档案管理纳入绩效考核指标，实行“谁产生、谁负责；谁验收、谁签字”的闭环机制。同时，鼓励采用第三方专业机构进行阶段性审核，确保档案质量达标。
2. 完善制度体系，细化归档标准
针对不同类型的工程项目（市政、交通、水利、房建等）制定差异化的归档目录和分类规则，避免“一刀切”。例如，市政道路工程应重点归档管线测绘成果、地下障碍物处理记录；房建工程则需强化结构安全、节能材料检测等专项档案。此外，应结合最新国家标准（如GB/T 50328-2014《建设工程文件归档规范》）动态更新内部制度，保持与政策同步。
3. 加强人员培训，打造专业化队伍
定期组织档案管理人员参加专题培训，内容涵盖法律法规解读、常见问题剖析、案例教学、软件实操等。可联合行业协会或高校开设认证课程，颁发“工程档案管理师”证书，提升职业认同感。对于新入职员工，实行“老带新”制度，通过实际操作快速掌握归档要点。
4. 推进数字化转型，构建智能档案平台
建议投资建设统一的工程档案管理系统（EAM），支持PDF、CAD、视频、音频等多种格式上传，并具备自动校验、权限控制、版本管理、OCR识别等功能。打通与BIM、ERP、OA等系统的数据通道，实现从立项到竣工的全流程线上流转。例如，某地铁建设项目通过部署智能档案平台，使归档效率提升60%，查阅时间缩短至5分钟以内。
5. 建立监督检查机制，实施常态化督导
设立季度检查小组，由纪检、质监、档案专家组成，深入施工现场核查档案完整性、真实性、合规性。发现问题当场反馈，限期整改，并计入信用评价体系。对屡教不改的责任单位予以通报批评或扣减履约保证金。同时，鼓励公众参与监督，开通微信小程序扫码查档功能，增强透明度。
6. 注重成果转化，发挥档案价值
不应仅停留在“归档完成”这一终点，而要推动档案向知识资产转化。例如，定期汇编典型工程案例集，提炼经验教训供后续项目参考；利用历史数据开展大数据分析，预测施工风险点；将优质档案推荐申报省级以上优秀工程档案奖，树立行业标杆。
四、典型案例分析：某省高速公路项目档案管理实践
该高速项目全长120公里，总投资超20亿元，涉及桥梁、隧道、互通立交等多个子项。项目初期即引入“全过程档案管理理念”，建立了“五同步”机制（设计同步策划、施工同步收集、验收同步归档、结算同步移交、运维同步服务）。通过引入移动终端采集工具，实现现场照片、视频、GPS坐标实时上传；采用区块链技术确保证据链完整可信；设置自动提醒功能防止遗漏。最终该项目被评为“全国优秀工程档案示范项目”，获省级财政奖励30万元，为同类项目提供了可复制的经验。
五、结语：从被动应付到主动作为，迈向高质量发展新时代
进一步重视工程档案管理，不是一时之需，而是长远之策。它体现了企业的责任担当，也反映了行业的文明进步。未来，随着“双碳”目标推进和新型城镇化加速，工程档案将成为衡量建筑品质、支撑城市治理、服务国家战略的关键基础设施。唯有转变观念、完善机制、科技赋能，方能在高质量发展的道路上走得更稳、更远。
