在建工程项目的合同管理如何有效落地与执行？
在建工程项目是建筑行业中的核心环节，其成败往往直接取决于项目管理的精细化程度，尤其是合同管理。合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目推进、成本控制、风险防范和争议解决的关键工具。然而，在实际操作中，许多企业在合同管理上存在诸多问题：如条款模糊、变更流程混乱、履约监督缺失、信息传递滞后等，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。因此，如何构建科学、系统、高效的合同管理体系，已成为当前在建工程项目管理者必须面对的核心课题。
一、明确合同管理的目标与原则
首先，企业应确立合同管理的清晰目标：保障项目按计划推进、控制成本不超预算、规避法律风险、提升合作效率。这要求合同管理不能仅停留在“签完即止”的阶段，而要贯穿从立项、招标、签约到履约、变更、结算、归档的全过程。
其次，要坚持四大原则：
- 合法性原则：所有合同内容必须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规，避免无效或可撤销条款。
- 全面性原则：覆盖项目全生命周期，包括施工、设计、采购、监理、分包等各类合同类型。
- 动态性原则：根据项目进展及时调整合同条款，特别是工程变更、索赔、延期等情形下的补充协议管理。
- 信息化原则：借助数字化平台实现合同电子化、流程可视化、数据可追溯，提高管理效率。
二、建立标准化合同管理制度体系
有效的合同管理离不开制度支撑。企业应制定《在建工程合同管理办法》，明确职责分工、审批流程、归档标准和责任追究机制。
1. 明确责任主体：设立专职合同管理员（可由法务或项目部人员兼任），负责合同起草、审核、签署、履行跟踪、档案保管等工作；项目经理对合同执行负总责，确保资源匹配与进度协调。
2. 规范合同文本模板：根据不同项目类型（如EPC、施工总承包、专业分包）编制标准化合同范本，涵盖质量标准、付款节点、违约责任、争议解决方式等关键要素，并定期更新以适应政策变化。
3. 审批流程线上化：利用OA系统或BIM+合同管理系统设置多级审批节点（如技术部门、财务部门、法务部门、分管领导），确保每份合同都经过合规审查，减少人为疏漏。
三、强化合同履行过程的动态监控
合同签订只是起点，真正的挑战在于履约阶段的持续监督与调整。建议采取以下措施：
1. 建立合同台账与履约日志：对每一份合同进行编号登记，记录关键信息（如合同金额、付款条件、交货期、验收标准），并每日更新履约进度，形成可追溯的履约轨迹。
2. 设置里程碑节点控制：将合同条款细化为阶段性目标（如基础完成、主体封顶、竣工验收），并与工程进度计划同步，一旦偏离立即预警，便于快速纠偏。
3. 实施变更管理机制：对于设计变更、工程量增减、工期调整等情况，必须通过书面形式确认，并评估对造价、工期的影响，必要时重新谈判或签订补充协议，防止口头承诺引发纠纷。
4. 加强沟通协调机制：定期召开合同履约例会（每周或每月），邀请业主、监理、施工单位参加，通报问题、协商解决方案，增强互信，减少摩擦。
四、运用数字化工具提升管理效能
随着BIM、ERP、智慧工地系统的普及，合同管理正逐步向数字化转型。企业可通过以下方式实现提质增效：
- 合同管理系统（CMS）：集成合同创建、审批、履约跟踪、付款提醒、到期预警等功能，支持移动端查看与审批，实现全流程在线闭环。
- 与项目管理系统联动：将合同付款条件与工程进度挂钩，自动触发支付申请，避免提前付款或拖欠现象。
- 数据看板与BI分析：生成合同执行率、履约偏差率、逾期风险等级等报表，辅助管理层决策，识别高风险合同，提前干预。
五、重视合同风险管理与争议处理
合同管理的本质是对风险的前置识别与管控。常见风险包括：供应商违约、质量不达标、资金链断裂、政策变动等。
1. 风险识别与分级：建立合同风险评估矩阵，根据发生概率和影响程度划分高、中、低三级风险，制定应对预案（如保证金制度、履约担保、保险投保）。
2. 合同条款优化：加入不可抗力条款、价格调差机制、违约金上限、仲裁地点等保护性条款，增强合同韧性。
3. 快速响应争议：设立专门的合同争议小组，采用协商、调解、仲裁或诉讼等方式高效化解矛盾，避免拖入长期诉讼，影响项目整体节奏。
六、案例分析：某大型市政项目合同管理实践
以某省会城市地铁三期工程为例，该项目总投资超50亿元，涉及数十家施工单位与供应商。项目初期因合同管理混乱，出现多次签证争议和付款延迟。后引入“合同全生命周期管理系统”，实现三大突破：
- 合同电子化存档，查找效率提升80%；
- 付款节点与进度自动绑定，杜绝超付；
- 变更审批时限压缩至24小时内，极大提高响应速度。
结果：项目按时完工率从70%提升至95%，合同纠纷数量下降60%，获得业主高度评价。
结语：合同管理是项目成功的基石
在建工程项目的合同管理不是简单的文书工作，而是集法律、财务、工程、风控于一体的综合性管理活动。只有将其纳入项目管理体系的核心位置，做到事前有规范、事中有监控、事后有总结，才能真正发挥合同的价值，保障项目顺利交付，为企业赢得信誉与利润。
