工程档案管理员工作述职：年度履职情况与未来改进方向

作为工程档案管理员，我始终秉持“规范管理、服务项目、保障安全”的原则，在2025年度全面履行岗位职责，积极配合公司各工程项目部完成档案收集、整理、归档及利用工作。现将本年度的工作情况总结如下：

一、年度工作概述

在公司领导的正确指导下，在各部门的大力支持下，我围绕“标准化、信息化、规范化”三大目标，扎实推进工程档案管理工作。全年共接收并整理各类工程档案文件约3,200余份，涵盖设计图纸、施工记录、验收资料、合同文件、变更签证等多个类别；完成28个重点项目的竣工档案移交审核，确保所有项目档案完整率、准确率达到98%以上。

二、主要工作内容与成效

1. 档案收集与分类整理

针对不同类型的工程项目（如市政道路、住宅楼、公共建筑等），我制定了差异化的档案收集清单，明确各阶段应归档材料清单，避免遗漏或重复。例如，在某大型安置房项目中，提前介入施工前期阶段，与项目负责人沟通档案形成节点，实现了“边施工边建档”的高效模式，大大缩短了后期整理时间。

2. 档案数字化与系统建设

积极响应公司数字化转型战略，参与开发并上线了“工程档案管理系统”，实现纸质档案扫描录入、电子目录索引、权限分级控制等功能。截至目前，已完成历史档案数字化处理约1,500卷，电子化率达60%，极大提升了查阅效率和安全性。系统支持关键词检索、在线预览、借阅审批流程等功能，为项目管理人员提供便捷服务。

3. 质量控制与合规性检查

严格执行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2014）标准，建立“三审制”机制——即项目责任人初审、部门主管复审、档案专员终审，确保每一份档案内容真实、格式统一、签字齐全。全年共发现并纠正不规范档案材料127处，包括缺失签字、日期错误、编号混乱等问题，有效防范了法律风险。

4. 档案利用与咨询服务

全年累计接待项目组、审计单位、政府监管部门等查阅请求达86次，平均响应时间不超过2小时，均按程序办理借阅手续，并做好登记备案。特别是在某项政府专项检查中，因档案准备充分、调阅迅速，获得检查组高度评价，体现了档案工作的专业价值。

5. 团队协作与培训提升

主动组织内部培训3次，内容包括新员工档案操作流程讲解、常用软件使用技巧、保密意识教育等，提升团队整体业务能力。同时，协助人力资源部完成新入职档案管理员的岗前培训，帮助其快速适应岗位要求。

三、存在问题与反思

尽管取得一定成绩，但工作中仍存在不足：一是部分项目管理人员对档案重要性认识不足，导致材料提交滞后；二是档案管理系统功能尚未完全覆盖移动端访问，影响现场人员实时上传资料；三是个别老旧项目档案保存条件有限，存在纸张老化风险。

四、改进措施与未来计划

1. 强化过程管控，推动前端介入

建议在项目立项阶段即纳入档案管理计划，由档案员参与项目策划会，制定《项目档案管理责任分工表》，明确各方责任，从源头上减少问题发生。

2. 优化系统功能，提升用户体验

申请专项资金用于档案系统升级，增加移动端APP功能，支持拍照上传、自动识别OCR文字、云同步备份等功能，便于一线人员随时记录和归档。

3. 建立档案保护长效机制

对历年存量档案进行一次全面盘点，对易损档案实施脱酸处理或转移至恒温恒湿库房保存；探索引入第三方专业档案托管机构，实现长期安全保管。

4. 推动制度完善与考核激励

建议将档案管理工作纳入项目绩效考核体系，设立“优秀档案管理员”奖项，激发一线人员积极性；同时修订《工程档案管理制度》，使其更具操作性和约束力。

五、结语

回顾2025年，我在工程档案管理岗位上不断学习、勇于实践，努力做到“心中有数、手中有策、脚下有力”。展望2026年，我将继续以高标准严要求推进档案精细化管理，助力公司项目全过程可控、可溯、可查，为企业的高质量发展贡献坚实支撑。