在建工程管理费使用规定：如何规范支出与提升项目效益？
在现代工程项目管理中，尤其是在大型基础设施、房地产开发和工业建设项目中，在建工程管理费的合理使用是确保项目顺利推进的关键因素之一。随着国家对工程建设资金监管力度的不断加强，以及企业内部控制体系的日益完善，科学制定并严格执行《在建工程管理费使用规定》已成为各建设单位必须重视的核心环节。
一、什么是“在建工程管理费”？
根据财政部《基本建设财务规则》（财建〔2016〕504号）及相关会计准则，在建工程管理费是指为组织实施项目建设而发生的各项管理性支出，包括但不限于：
- 项目管理人员工资及福利
- 办公费、差旅费、会议费
- 招标代理服务费、监理费、设计咨询费等
- 项目前期策划、可行性研究、环境评估等专项费用
- 信息化系统建设与运维成本（如BIM、项目管理系统）
这些费用虽然不直接构成实体工程内容，但却是保障项目按计划推进、质量达标、安全可控的重要支撑力量。
二、为什么需要明确管理费使用规定？
近年来，部分企业在执行过程中存在以下问题：
- 预算失控：未设定合理的费用上限，导致管理费超支严重，挤占施工成本；
- 用途模糊：将管理费用于非项目相关支出，如员工奖金、招待费等；
- 审批松散：缺乏严格的报销流程和责任追溯机制；
- 核算混乱：与其他费用混同处理，影响竣工决算审计结果。
这些问题不仅违反了《国有建设单位会计制度》和《企业会计准则第15号——建造合同》的要求，还可能引发财政审计风险甚至法律纠纷。
三、在建工程管理费使用规定的核心内容
1. 明确范围与分类标准
应依据《建设工程造价管理条例》和《建筑安装工程费用项目组成》，将管理费细分为以下几类：
| 类别 | 具体项目 | 是否允许列支 |
|---|---|---|
| 人员薪酬类 | 项目经理、技术负责人、现场管理员薪资 | ✓ 允许 |
| 办公运营类 | 水电费、通信费、文具采购 | ✓ 允许 |
| 外部服务类 | 第三方检测、专家评审、法律顾问 | ✓ 允许 |
| 违规支出类 | 私人宴请、旅游补贴、礼品赠送 | ✗ 禁止 |
2. 设定控制比例与预算编制要求
根据住房和城乡建设部发布的《关于进一步加强房屋建筑和市政工程施工现场管理的通知》（建质〔2023〕89号），建议在建工程管理费总额不得超过工程总投资的3%-5%，其中：
- 特大型项目（投资≥5亿元）可适当提高至5%；
- 中小项目（投资＜1亿元）应严格控制在3%以内；
- 政府投资项目须经财政部门核定后执行。
同时，应在项目立项阶段即编制详细的《管理费预算明细表》，并报上级主管部门备案。
3. 建立全流程审批机制
管理费支出需实行“事前申请—事中审核—事后归档”的闭环管理：
- 事前申请：由项目部填写《费用使用申请单》，说明用途、金额、必要性，并附相关证明材料（如合同、发票）；
- 事中审核：由财务部门初审，分管领导复核，重大项目需提交总经理办公会审议；
- 事后归档：所有凭证须按月整理成册，纳入项目档案，接受内部审计和外部检查。
4. 强化绩效考核与问责机制
为防止资源浪费，应对管理费使用效率进行量化评估，例如：
- 建立“人均管理费占比”指标，衡量团队效能；
- 设立“节约奖励基金”，对超额节省部分给予一定比例奖励；
- 对虚报冒领、挪用公款等行为实行“一票否决制”，追究责任人法律责任。
四、典型案例分析：某市地铁三期工程管理费合规实践
以某市轨道交通集团为例，其在实施地铁三期工程时制定了《在建工程管理费管理办法（试行）》，取得了显著成效：
- 通过信息化平台实现费用申报线上化，减少纸质流转时间约40%；
- 设置动态预警机制，当某月管理费支出超过预算70%时自动提醒项目负责人；
- 每季度开展专项审计，发现问题立即整改，全年无重大违规事件发生。
该做法被列为省级优秀管理案例，体现了制度化、数字化、透明化的先进理念。
五、常见误区与规避建议
误区一：认为管理费可随意支配
很多项目经理误以为只要项目还在建，就可以自由开支。实际上，《企业内部控制基本规范》明确规定，管理费属于资本性支出，必须纳入统一预算管控。
误区二：混淆管理费与期间费用
有些单位将日常运营中的管理费计入期间费用（如行政办公费），造成账目混乱。正确做法是在建工程期间的所有管理费均计入“在建工程—间接费用”科目，竣工后转入固定资产成本。
误区三：忽视税务合规性
管理费中涉及的发票开具、进项抵扣等问题需特别注意。例如，若采用劳务派遣形式支付人工费用，需确认是否符合税法规定的扣除条件，避免因税务瑕疵影响竣工结算。
六、未来趋势：智能化管理与全过程监督
随着AI、大数据和区块链技术的发展，未来的在建工程管理费使用将更加精准高效：
- 利用AI算法预测管理费波动趋势，提前干预风险点；
- 通过区块链技术实现费用流全程留痕，增强透明度；
- 推动“数字孪生+财务管理”融合应用，实现从立项到交付的全生命周期管控。
这不仅是提升项目管理水平的技术路径，更是响应国家“数字中国”战略的具体行动。
结语
在建工程管理费使用规定不是简单的财务条文，而是连接项目目标、资源配置与组织能力的战略工具。只有建立起科学、严谨、可执行的管理体系，才能真正实现“花钱有据、办事有序、效益可见”。对于每一位项目管理者而言，理解并落实这一规定，既是职业素养的体现，也是推动企业高质量发展的基石。
