工程档案管理有哪些问题？如何系统性解决这些痛点与挑战？
在工程建设领域，工程档案是项目全过程的真实记录，是工程质量追溯、验收评估、后期运维乃至法律纠纷处理的重要依据。然而，在实际操作中，工程档案管理常面临诸多问题：资料缺失、归档混乱、电子化程度低、责任不清、监管不到位等，严重制约了项目管理水平的提升和企业数字化转型进程。
一、当前工程档案管理存在的主要问题
1. 档案收集不完整，形成“半成品”工程资料
许多施工单位在施工过程中未能同步建立完整、规范的档案材料，导致竣工后资料缺失严重。例如，隐蔽工程影像记录不全、材料合格证未及时归档、变更签证手续滞后等问题频发。部分项目甚至出现“先验收、后补档”的现象，使得档案失去原始性和权威性。
2. 归档流程混乱，缺乏统一标准
不同单位对档案分类、编号、装订、移交等环节理解不一，造成同一项目在多个参建方之间难以对接。有的项目由建设单位负责归档，有的则交由监理或总包单位，职责边界模糊，易产生推诿扯皮现象。此外，纸质档案与电子档案混用，版本控制混乱，增加了后期整理难度。
3. 数字化水平低，信息孤岛严重
尽管近年来BIM、智慧工地等技术逐步推广，但大多数工程项目仍以纸质文档为主，仅少数大型国企或政府投资项目实现了初步电子化归档。大量非结构化数据（如照片、视频、扫描件）未被有效整合进管理系统，形成“信息孤岛”，难以实现跨部门、跨阶段的数据共享。
4. 管理责任落实不到位，人员专业能力不足
很多项目未设置专职档案管理员，或由其他岗位兼职，缺乏系统培训和持续考核机制。管理人员对《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）等标准掌握不深，导致归档质量不高。同时，一线技术人员对档案意识薄弱，认为归档是“额外负担”，不愿配合，进一步加剧了档案管理困境。
5. 缺乏有效的监督与考核机制
目前多数项目将档案管理纳入竣工验收条件之一，但在执行层面往往流于形式。建设单位、监理单位对档案质量把关不严，缺乏过程检查和动态反馈机制。一旦出现问题，追责困难，无法形成闭环管理。
二、系统性解决方案：从制度到技术的全面升级
1. 建立健全档案管理制度体系
应制定覆盖项目全生命周期的《工程档案管理办法》，明确各参建方的责任分工、归档节点、验收标准及奖惩措施。建议采用“谁形成、谁负责”原则，确保资料来源真实、内容完整、格式统一。同时，将档案管理纳入项目绩效考核指标，提高全员重视程度。
2. 推动标准化与规范化建设
严格执行国家及地方关于工程档案归档的标准规范，如《建设工程文件归档整理规范》《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）。建立统一的分类编码体系（如按单位工程、分部工程、检验批划分），规范目录编制、页码标注、签字盖章等细节，避免因格式差异引发争议。
3. 加快数字化转型步伐
鼓励使用工程档案管理系统（EAM）或集成于BIM平台的文档模块，实现档案在线生成、审批、存储、调阅和权限控制。支持PDF、CAD、视频等多种格式上传，并自动提取元数据（时间、地点、责任人等），便于检索和分析。对于关键节点（如隐蔽验收、材料进场）可嵌入移动终端拍照上传功能，强化过程留痕。
4. 强化人员培训与能力建设
定期组织档案管理人员参加专业培训，内容涵盖档案法规解读、实务操作技巧、信息系统使用等。可引入第三方机构进行认证考试，颁发上岗证书，提升队伍专业化水平。同时，鼓励一线技术人员参与档案协同工作，增强其档案意识和责任感。
5. 构建全过程监管与闭环管理体系
设立专项档案检查小组，每季度开展一次抽查，重点核查资料完整性、合规性和一致性。建立“发现问题—整改反馈—复查验证”的闭环机制，对屡次不合格单位予以通报批评或扣减信用分。推动档案管理与项目进度挂钩，实行“档案不过关，不予结算”的硬约束。
三、典型案例分享：某央企项目档案管理优化实践
以某省级重点高速公路项目为例，该工程全长120公里，总投资超80亿元，涉及数十家参建单位。初期因档案混乱曾多次延误竣工验收。项目部通过以下举措实现档案管理质变：
- 成立档案专班：配备专职档案员3人，分别负责设计、施工、监理三个板块的归档协调；
- 上线数字档案平台：集成合同、图纸、检测报告、影像资料等，实现一键归档、多维查询；
- 推行“随做随归”机制：每日收工前完成当日施工日志、影像资料上传，确保数据实时更新；
- 实施月度考评：每月公示各单位档案得分，与奖金挂钩，激发积极性；
- 引入第三方审计：委托专业机构对归档情况进行年度审查，提出改进建议。
经过一年运行，该项目档案完整率达98%，被评为省级优秀示范工程，为后续类似项目提供了可复制的经验。
四、未来趋势：智能档案管理与AI赋能
随着人工智能、大数据和区块链技术的发展，工程档案管理正迈向智能化时代。例如：
- AI自动识别与分类：利用OCR技术和NLP算法，自动提取文本内容并打标签，减少人工录入错误；
- 区块链存证保障可信：将关键档案上链存储，防止篡改，提升法律效力；
- 知识图谱辅助决策：基于历史档案构建行业知识库，辅助项目风险预警与经验复用。
这些新技术的应用不仅提升了档案管理效率，也为建筑行业的精细化治理和可持续发展注入新动能。
结语
工程档案管理不是简单的“资料堆砌”，而是贯穿项目建设全过程的质量控制链条。面对当前存在的诸多问题，唯有从制度完善、流程优化、技术赋能、人员培养和监督机制五个维度协同发力，才能真正实现档案从“被动归档”向“主动管理”的转变，助力工程项目高质量交付与长期价值创造。
