江西省工程资料管理要求：如何规范整理与归档工程文件？
在工程建设领域，工程资料是项目全过程的真实记录，是工程质量追溯、竣工验收、审计结算及后期运维的重要依据。随着《建设工程质量管理条例》《江西省建设工程档案管理办法》等法规的不断完善，江西省对工程资料的管理提出了更加明确和严格的要求。那么，江西省工程资料管理要求具体包括哪些内容？施工单位、监理单位、建设单位应如何配合执行？本文将从政策依据、分类标准、整理流程、责任分工、信息化管理等方面系统阐述，帮助相关从业人员全面掌握江西省工程资料管理的核心要点。
一、政策法规依据：依法依规开展资料管理工作
江西省工程资料管理首先必须遵循国家和地方的相关法律法规：
- 《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）：明确工程资料是质量控制的关键环节，要求真实、完整、可追溯。
- 《江西省建设工程档案管理办法》（赣建字〔2023〕15号）：细化了工程资料的形成、收集、整理、归档时限及移交程序，特别强调电子化归档趋势。
- 《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）：规定各类分部、分项工程资料的格式和内容要求。
- 《江西省建设工程资料管理规程》（DB36/T 1423-2023）：这是江西本地最新发布的行业标准，明确了工程资料分类编码、目录编制、签字盖章等操作细节。
这些法规共同构成了江西省工程资料管理的“法律框架”，任何参与项目建设的单位都必须严格遵守，否则可能面临行政处罚或影响工程验收。
二、工程资料的分类与内容要求
根据江西省相关规定，工程资料通常分为以下几大类：
- 立项审批类资料：如项目建议书、可行性研究报告、初步设计批复、用地规划许可证等。
- 勘察设计类资料：包括地质勘察报告、施工图审查意见、设计变更单等。
- 施工过程类资料：这是最核心的部分，包含施工日志、材料报验单、隐蔽工程验收记录、检验批质量验收记录、分项/分部工程质量评定表等。
- 监理类资料：如监理规划、旁站记录、平行检验记录、监理通知单、监理月报等。
- 竣工验收类资料：包括竣工图、工程竣工验收报告、质量保修书、消防验收合格证明等。
- 电子档案类资料：自2024年起，江西省要求新建项目必须实现工程资料的电子化归档，且需通过“江西省建设工程档案管理系统”上传备案。
每类资料都有对应的格式模板和填写要求，例如：
检验批质量验收记录必须由施工员、质检员、监理工程师三方签字确认；
隐蔽工程验收记录需附影像资料，并标注部位编号和时间；
竣工图必须使用CAD软件绘制并加盖出图章，不得手绘修改。
三、资料整理与归档流程详解
江西省工程资料管理实行“谁形成、谁负责”的原则，各参建单位需按以下流程操作：
1. 日常形成阶段（施工过程中）
施工单位应在每日施工结束后及时整理当日资料，确保资料与施工进度同步。例如：
- 每日填写《施工日志》，记录天气、人员、设备、工序等内容；
- 材料进场后立即提交《材料报验单》，附合格证、检测报告；
- 隐蔽工程完成后24小时内组织验收并形成记录。
2. 分阶段整理阶段（分部工程完成后）
每个分部工程（如地基与基础、主体结构、装饰装修）完成后，施工单位应组织专人进行阶段性资料汇编，形成《分部工程质量验收记录》，交监理审核。此阶段重点核查资料完整性、逻辑一致性（如隐蔽→检验批→分项→分部）。
3. 竣工预验收阶段
工程完工前，建设单位组织五方责任主体（建设、勘察、设计、施工、监理）进行预验收，重点检查资料是否齐全、签字是否规范、电子档案是否上传至省级平台。若发现问题，限期整改，直至达标。
4. 正式归档移交阶段
工程竣工验收合格后，施工单位应在30日内向建设单位提交完整工程资料，由建设单位统一汇总后，于60日内报送当地城建档案馆备案。所有纸质资料需装订成册，电子资料需符合《江西省建设工程电子档案技术规范》（DB36/T 1424-2023）要求，采用PDF/A格式存储。
四、责任分工与协同机制
江西省明确规定了各单位在工程资料管理中的职责：
| 单位 | 主要职责 |
|---|---|
| 建设单位 | 牵头组织资料归档工作，监督施工单位和监理单位按时完成；负责最终向城建档案馆移交。 |
| 施工单位 | 负责施工全过程资料的收集、整理、自检，确保真实性、完整性、及时性。 |
| 监理单位 | 对施工单位提交的资料进行审核签字，对不符合要求的资料提出整改意见。 |
| 勘察设计单位 | 提供设计变更文件、地质报告等原始资料，配合施工单位完善相关记录。 |
| 城建档案馆 | 接收并保管工程档案，提供查询服务，对资料质量进行抽查评估。 |
此外，江西省推行“资料责任人制度”，即每份重要资料均需明确责任人姓名、岗位、联系方式，便于溯源追责。
五、信息化管理：迈向数字化转型
为提升效率、降低风险，江西省大力推动工程资料的数字化管理。自2024年1月起，全省范围内新开工项目必须接入“江西省建设工程档案管理系统”，实现：
- 在线填报资料，自动校验格式错误；
- 多方在线会签，减少纸质流转；
- 实时上传影像、视频资料，增强证据力；
- 与住建部门数据互通，支持信用评价。
该系统还具备智能提醒功能，如临近归档期限时自动发送短信通知，避免逾期未移交问题。同时，系统支持区块链存证技术，确保资料不可篡改，提高法律效力。
六、常见问题与合规建议
在实际工作中，许多单位常出现以下问题：
- 资料滞后：施工完毕才补录，导致信息失真；
- 签字不全：缺少关键岗位签字，如监理工程师未签字；
- 格式混乱：未使用统一模板，字体大小不一、页码缺失；
- 电子档案未达标：PDF格式错误、无水印、加密无法打开。
为此，建议：
- 设立专职资料员，纳入项目团队编制；
- 定期培训，熟悉最新标准（如DB36/T 1423-2023）；
- 建立资料台账，动态跟踪归档进度；
- 利用信息化工具辅助管理，提升效率。
总之，江西省工程资料管理正朝着规范化、标准化、数字化方向发展。只有各参建单位高度重视、主动作为，才能确保工程资料真正成为工程质量的“隐形保障”，也为后续运营维护提供可靠支撑。
