加快建设工程档案馆管理：如何实现高效数字化与智能化转型？
在国家大力推进新型城镇化和智慧城市建设的背景下，建设工程档案作为城市运行的重要基础数据资源，其重要性日益凸显。然而，当前我国大部分建设工程档案馆仍处于传统人工管理模式阶段，存在归档不及时、信息孤岛严重、利用效率低、安全风险高、服务滞后等问题。面对高质量发展的新要求，加快建设工程档案馆管理改革势在必行。本文将从制度建设、技术赋能、人员能力提升、标准规范完善和协同机制优化五个维度出发，系统探讨如何加速推进建设工程档案馆向数字化、智能化、专业化方向迈进。
一、制度保障是前提：构建科学高效的管理体系
加快建设工程档案馆管理的第一步，必须建立权责清晰、流程规范、监管有力的制度体系。首先，应推动《建设工程档案管理条例》修订工作，明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及档案管理部门的责任边界，确保项目全过程档案资料同步形成、真实完整、及时移交。其次，要建立“谁形成、谁负责”的责任追溯机制，通过信息化手段记录档案生成节点和责任人，杜绝“重施工、轻建档”现象。
此外，建议设立省级或市级建设工程档案管理专项基金，用于支持档案馆基础设施升级、数字平台开发、人员培训等重点工作。同时，将档案管理工作纳入工程项目考核评价体系，对未按时移交档案的单位实行信用惩戒，倒逼各方主体重视档案工作。
二、技术驱动是核心：全面推进数字化与智能化应用
信息技术已成为破解传统档案管理瓶颈的关键突破口。当前，全国已有部分省市试点“智慧档案馆”建设，如北京、上海、深圳等地已建成覆盖全市域的建设工程电子档案管理系统。这些实践表明，通过BIM（建筑信息模型）、GIS（地理信息系统）、区块链存证、人工智能识别等先进技术，可显著提升档案采集、整理、存储、利用的自动化水平。
具体而言，应在以下方面重点发力：
- 推广电子文件归档：鼓励使用PDF/A、OFD等国际通用格式进行电子文档归档，减少纸质档案占比，降低保管成本；
- 建设统一数据平台：打通住建、规划、自然资源、城建档案等部门的数据壁垒，构建“一数一源”的共享数据库；
- 引入AI辅助编目：利用自然语言处理技术自动提取关键字段（如项目名称、施工单位、竣工时间），大幅提升分类效率；
- 强化安全保障：采用国产加密算法和分布式存储架构，防止数据篡改、丢失或泄露，保障档案信息安全。
未来三年内，建议在全国范围内分批次推进县级以上档案馆完成数字化改造，目标是实现90%以上新建工程档案电子化归档率，5年内基本建成覆盖城乡的建设工程数字档案服务体系。
三、人才支撑是关键：打造专业化档案管理队伍
档案管理不仅是技术问题，更是人的问题。目前，许多基层档案管理人员年龄偏大、知识结构老化，难以适应新时代需求。因此，必须加强人才培养与引进力度，打造一支懂业务、精技术、善管理的专业团队。
一方面，可通过高校合作开设“建设工程档案管理”方向课程，培养复合型人才；另一方面，组织在职培训，每年至少开展两次集中轮训，内容涵盖政策解读、数字工具操作、档案法规实务等。特别要注重对年轻技术人员的引导，激发其参与档案数字化的积极性。
同时，探索建立“档案工程师”职称序列，将档案专业能力纳入专业技术职务评审体系，提高职业吸引力。鼓励企业设立专职档案岗，并将其纳入项目管理团队，真正做到档案工作前置化、常态化。
四、标准先行是基础：统一规范促进建设高质量发展
缺乏统一标准是制约档案馆高效运行的重要因素之一。不同地区、不同行业之间档案目录格式、元数据定义、著录规则差异较大，导致跨区域调阅困难、资源共享受限。
为此，应由住房和城乡建设部牵头，联合国家档案局、市场监管总局等部门，制定《建设工程档案数据交换标准》《电子档案长期保存技术指南》《智能档案管理系统接口规范》等行业标准，逐步实现全国范围内的档案数据标准化、结构化、语义化。
地方也可根据本地实际出台实施细则，比如广东省发布的《建设工程电子档案归档管理办法》，就明确了归档时限、验收流程和技术要求，具有较强的可操作性。下一步应加大标准宣传贯彻力度，推动标准落地见效。
五、协同联动是保障：构建多元共治新格局
建设工程档案涉及多个部门、多个环节，单靠档案馆一家之力难以全面突破。必须打破部门壁垒，推动形成“政府主导、部门协作、社会参与”的协同治理格局。
例如，在工程项目审批阶段即嵌入档案管理要求，由行政审批部门会同档案机构共同审核竣工图、竣工报告等材料是否齐全；在项目验收时增设档案专项验收环节，未经档案验收不得办理不动产登记；在日常监管中引入第三方评估机制，定期对档案管理情况进行抽查通报。
同时，鼓励行业协会、科研院所、科技企业参与档案馆建设，提供技术支持和服务外包，形成政产学研用一体化发展格局。例如，杭州某区与高校共建“数字档案实验室”，实现了档案数据挖掘与分析能力的快速提升。
结语：迈向高质量发展的新征程
加快建设工程档案馆管理不是一时之策，而是长远之计。它关系到城市治理现代化水平、公共资源配置效率、历史记忆留存质量等多个层面。唯有以制度为纲、技术为翼、人才为本、标准为基、协同为要，方能真正实现建设工程档案馆从“被动保管”向“主动服务”转变，从“静态存储”向“动态价值释放”跃升。
未来五年，我们期待看到更多地区率先垂范，探索出可复制、可推广的经验模式，让每一份工程档案都成为城市高质量发展的见证者、记录者与贡献者。
