工程暂列金管理办法怎么做才能确保项目资金安全与合规使用？
在工程建设过程中，暂列金（也称“预留金”或“预备费”）是用于应对施工期间不可预见费用的一种重要财务安排。它通常由业主在招标文件中设定，作为项目成本的一部分，在合同执行阶段根据实际需求合理支出。然而，若缺乏科学、系统的管理机制，暂列金极易成为资金滥用、监管缺失甚至腐败的温床。因此，制定并落实一套行之有效的《工程暂列金管理办法》，不仅是提升项目管理水平的关键环节，更是保障国家投资效益和公共利益的核心举措。
一、什么是工程暂列金？其作用与风险点解析
工程暂列金是指在工程项目预算中预留的一笔资金，主要用于支付那些在编制招标文件时尚未明确具体金额、但未来可能发生的工程变更、设计调整、材料涨价或突发性事件所产生的费用。它不是固定支出，而是具有高度灵活性和不确定性。
暂列金的主要作用包括：
- 缓冲施工过程中的不确定因素，避免因临时增项导致停工或索赔纠纷；
- 增强项目整体预算弹性，提高资金使用效率；
- 为后续可能的优化设计提供资金支持，促进技术升级与质量提升。
但与此同时，暂列金也存在明显风险：如未经审批擅自动用、超范围使用、账目不清、缺乏监督等，可能导致资金流失、项目超支甚至法律纠纷。特别是在政府投资项目和大型国企工程中，此类问题尤为敏感。
二、工程暂列金管理办法的核心原则
要实现暂列金的有效管理，必须坚持以下五大核心原则：
- 专款专用原则：暂列金只能用于原定用途范围内，不得挪作他用，严禁用于人员工资、办公经费或其他非工程类支出。
- 分级审批原则：建立严格的申请—审核—批准流程，明确不同额度对应的审批权限（如项目经理初审、财务部门复核、分管领导终审）。
- 透明公开原则：所有动用记录需公示于项目管理平台，接受监理单位、审计机构及社会公众监督。
- 动态监控原则：定期对暂列金使用情况进行分析评估，及时发现异常波动并预警。
- 责任追溯原则：每笔支出均须附带完整凭证与说明，形成闭环管理，确保可查可控。
三、如何构建完整的工程暂列金管理制度体系？
一个成熟的管理办法应涵盖从制度设计到执行落地的全流程。建议从以下几个维度入手：
1. 制度建设：明确权责边界
制定《工程暂列金管理办法》专项文件，内容应包括：适用范围、定义标准、使用条件、审批流程、监督检查机制、违规处理办法等。该制度需经项目法人单位、建设主管部门备案，并纳入项目全过程管理体系。
2. 流程设计：标准化操作路径
设置如下标准流程：
- 施工单位提出书面申请，说明用途、金额及依据；
- 监理单位核查真实性与必要性；
- 项目部组织专家评审（如有必要）；
- 财务部门审核预算合规性；
- 分管领导签字确认后拨付；
- 事后提交结算报告并归档备查。
3. 数字化管理：引入信息化工具
借助BIM、ERP、项目管理系统等数字化手段，实现暂列金的全流程线上管控。例如：
- 在线填报申请表单，自动校验数据完整性；
- 审批节点实时推送提醒，防止延误；
- 生成可视化报表，辅助决策层掌握资金动向；
- 对接财政系统或国资监管平台，实现数据互通。
4. 监督机制：多维联动强化约束力
建立“内部+外部”双重监督机制：
- 内部由纪检、审计、财务三方组成联合检查组，每季度抽查一次；
- 外部邀请第三方会计师事务所进行年度专项审计；
- 设立举报渠道，鼓励员工和社会公众监督违规行为。
四、典型案例分析：成功经验与教训启示
以某省重点交通基建项目为例，该项目设立暂列金总额为800万元，通过精细化管理实现了零违规支出。关键措施包括：
- 实行“双签制”，即项目经理与总工共同签署使用申请；
- 开发专用小程序，手机端即可完成报销流程，极大提升效率；
- 每月发布《暂列金使用通报》，接受全员监督。
反观另一城市市政改造项目，则因未建立规范制度，导致暂列金被用于支付非工程类费用，最终被上级审计发现并追责。这警示我们：制度不健全，再好的资金也会变成“风险源”。
五、当前存在的主要问题与改进建议
尽管多数企业已意识到暂列金管理的重要性，但仍存在一些共性问题：
- 制度滞后：部分单位仍沿用旧有模式，未能适应新型工程管理模式（如EPC总承包）；
- 执行乏力：审批流于形式，缺乏实质性把关；
- 信息孤岛：财务、工程、审计等部门数据不通，难以形成合力；
- 意识薄弱：一线管理人员对暂列金性质理解不清，易误用滥支。
为此，建议：
- 推动制度更新，结合最新《建设工程工程量清单计价规范》修订管理办法；
- 加强培训宣贯，将暂列金管理纳入新员工岗前教育和项目经理年度考核；
- 推广智能审批系统，减少人为干预，提高公正性；
- 探索“绩效挂钩”机制，将暂列金使用成效纳入项目整体评价指标。
六、结语：让每一笔暂列金都经得起检验
工程暂列金虽小，却是衡量一个项目是否规范运作的重要标尺。只有建立起科学、透明、高效的管理办法，才能真正发挥其“稳定器”和“压舱石”的作用。未来，随着数字化转型加速推进，工程暂列金管理也将迈向智能化、精准化、协同化的新阶段。各参建单位务必高度重视，将其作为提升项目治理能力的重要抓手，真正做到“管得住、用得好、看得清、查得明”。
如果您正在寻找一款集项目管理、预算控制、流程审批于一体的高效工具，不妨试试蓝燕云：https://www.lanyancloud.com，支持免费试用，助力您轻松实现工程暂列金的全生命周期数字化管理！
