商场工程部例会管理怎么做才能提升效率与执行力？
在现代商业综合体运营中，商场工程部作为保障建筑设施正常运行的核心部门，其日常管理效率直接影响顾客体验、商户满意度以及整体运营安全。而例会作为信息传递、问题协调、任务分配的重要机制，若管理不当，极易流于形式、效率低下甚至引发内部矛盾。因此，如何科学、高效地开展商场工程部例会管理，成为管理者必须深入研究的课题。
一、明确例会目标：从“走过场”到“解决问题”
许多商场工程部的例会存在“重形式、轻实质”的问题，往往只是通报上周工作完成情况，布置下周任务，缺乏深度交流和问题解决机制。要改变这一现状，首先必须明确每次例会的目标：
- 信息同步：确保各班组、岗位之间对当前设备运行状态、维保进度、突发事件有统一认知；
- 问题聚焦：集中讨论影响运营的关键问题（如空调系统故障频发、电梯停运等）；
- 责任落实：将问题分解为具体任务，指定责任人、时间节点和验收标准；
- 团队协作：促进跨部门沟通（如与物业、客服、安保联动），避免信息孤岛。
例如，某大型购物中心每周三上午9:00召开工程例会，会上固定环节包括：
1. 各主管汇报当日巡检发现的问题（附照片+编号）；
2. 针对前一周遗留问题进行闭环检查；
3. 讨论本周重点维修计划（如配电房年度检测）；
4. 分配临时应急任务（如雨季排水系统排查）。
二、优化会议流程：标准化 + 灵活性结合
高效的例会不是千篇一律的模板，而是根据实际需求灵活调整的动态机制。建议采用“三段式结构”：
- 准备阶段（会前1天）：由工程部经理或值班组长收集各部门提交的问题清单、待办事项表，并提前发送至参会人员邮箱，便于提前思考；
- 执行阶段（会议时间）：严格控制时长（建议不超过60分钟），按议题顺序逐项推进，每项议题设专人记录，避免跑题；
- 跟进阶段（会后24小时内）：形成《例会纪要》并公示于内网/微信群，标注责任人、完成时限，由行政助理每日跟踪进度。
特别提醒：对于突发性重大故障（如消防报警误报、电力跳闸），应设立“快速响应小组”，不纳入常规例会，但需在例会中复盘处理过程，总结经验教训。
三、强化数据驱动：用工具代替人工记录
传统手工记笔记的方式容易遗漏细节，也难以追溯。推荐使用以下数字化工具：
- 项目管理软件：如钉钉宜搭、企业微信审批流，可创建“工程问题工单”，自动关联责任人和处理进度；
- 电子看板：在会议室安装大屏显示当日待办事项、紧急程度（红黄绿灯标识）、历史问题趋势图；
- 移动端打卡：利用APP实现“签到—拍照—上报—反馈”全流程闭环，提升一线员工参与感。
某连锁商场引入智能工单系统后，问题平均响应时间从48小时缩短至12小时，客户投诉率下降35%。这说明，技术赋能不仅能提高效率，还能增强员工责任感。
四、培养高效参会文化：让每个人都有“发言权”
很多例会变成少数骨干唱主角，普通技工不敢说话。要打破这种局面，需建立开放包容的会议氛围：
- 轮值主持制：每周由不同班组长轮流主持，锻炼领导力；
- 匿名提问题机制：设置“悄悄话箱”或在线问卷，鼓励一线员工匿名反映真实困难；
- 正向激励：对提出有效改进建议的员工给予积分奖励（可用于兑换礼品或调休）。
一位资深电工曾在例会上指出：“我们每天都在修水泵，但从未想过更换密封圈材质。”这句话被采纳后，不仅减少了漏水次数，还节省了大量维修成本。可见，基层声音的价值不可忽视。
五、定期评估与迭代：持续改进才是王道
例会管理不是一次性的安排，而是一个持续优化的过程。建议每月进行一次“例会质量评估”：
- 满意度调查：匿名问卷收集参会者对会议内容、节奏、效果的评价；
- 问题解决率统计：对比例会决议事项与实际完成情况，识别执行短板；
- 标杆学习：组织参观其他优秀商场的例会模式，借鉴先进做法。
比如，某城市广场通过半年的数据分析发现，“问题描述不清”是导致延期的主要原因，于是推出“问题标签化”培训——要求所有上报问题必须包含：地点、现象、影响范围、初步判断。此举使问题重复发生率下降50%。
六、案例分享：某知名商场的成功实践
以北京某五星级酒店式购物中心为例，其工程部例会管理具有以下特色：
- 实行“双周例会+日碰头”制度：双周例会全面复盘，每日早7:30召开5分钟晨会同步当日重点；
- 引入“问题地图”可视化展示：将全楼设备隐患点位标注在BIM模型上，直观呈现风险分布；
- 建立“问题追踪台账”：每个问题从提出到关闭全程留痕，供管理层随时调阅；
- 设置“金牌发言人”奖项：每月评选最佳问题发现者和解决方案提供者，奖金+荣誉证书。
该商场连续三年获得“全国商业设施运维标杆单位”称号，其例会管理体系被多家同行借鉴推广。
结语：例会不是负担，而是管理的艺术
商场工程部例会管理的本质，不是简单开会，而是构建一个高效的信息流通、问题解决和责任落实的闭环系统。只有当每一次会议都能带来实质性进展，才能真正发挥其价值。管理者不应满足于“开了会”，而应追求“开了有用的会”。通过目标明确、流程规范、工具赋能、文化塑造和持续优化，商场工程部例会必将从“负担”转变为“引擎”，助力企业高质量发展。
