湖北省工程资料管理规程如何规范执行？权威解读与实操指南

在工程建设领域，工程资料不仅是项目全过程的真实记录，更是质量追溯、验收备案、审计结算和后期运维的重要依据。2023年，湖北省住建厅修订并发布了《湖北省工程资料管理规程》（以下简称《规程》），对全省范围内新建、改建、扩建的房屋建筑和市政基础设施工程提出了系统化、标准化的资料管理要求。那么，这份新规到底有哪些关键内容？企业该如何落地执行？本文将从背景意义、核心条款、实施难点与对策、典型案例分析等维度，深入解析湖北省工程资料管理规程的实质内涵与实践路径。

一、为何要制定湖北省工程资料管理规程？

长期以来，湖北省部分工程项目存在资料不完整、归档混乱、责任不清等问题，导致项目验收滞后、质量事故无法溯源、政府监管难度加大。特别是在“双碳”目标下，绿色建筑、智慧工地、BIM技术广泛应用，传统纸质资料已难以满足数字化管理需求。

为此，《湖北省工程资料管理规程》应运而生。该《规程》旨在统一全省工程资料编制标准，明确各方职责，推动资料电子化、结构化、可追溯化，为构建高质量建设体系提供基础支撑。其适用范围覆盖建筑工程、市政道路、桥梁隧道、园林绿化等多个专业类别，是当前湖北省工程档案管理的核心指导文件。

二、《规程》核心内容解析：六大重点方向

1. 资料分类更清晰，责任分工更明确

《规程》首次将工程资料分为五类：开工准备类、施工过程类、竣工验收类、移交归档类和电子文档类。每类资料均列明了具体内容清单和形成单位（如建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等），避免交叉重复或遗漏。

例如，施工过程类资料中包含隐蔽工程验收记录、材料进场报验单、施工日志等，明确由施工单位负责整理；竣工验收类则要求建设单位牵头组织，监理单位审核签字，确保流程闭环。

2. 强制推行电子化归档，鼓励使用BIM模型

《规程》明确提出，自2024年1月1日起，所有新立项的政府投资类项目必须实现工程资料电子化归档，且电子文件需符合国家《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）及湖北省地方标准《建筑工程信息模型交付标准》。

同时鼓励采用BIM技术进行资料集成管理，实现图纸、进度、成本、安全等多维数据联动，提升项目全生命周期管理水平。

3. 建立资料责任人制度，落实终身责任制

针对以往资料造假、代签代录等问题，《规程》创新提出“资料责任人制度”，即每份重要资料必须标注编制人、审核人、批准人姓名、职务及签署日期，并通过电子签名或人脸识别认证留痕。

一旦发生质量问题，可通过资料溯源追责到人，真正实现“谁签字谁负责”的职业伦理约束机制。

4. 规范资料交接流程，强化动态管理

《规程》规定，项目各阶段（如桩基完成、主体封顶、竣工预验收）必须进行资料阶段性移交，填写《工程资料移交清单》，由接收方签字确认。若未完成资料移交，则不得进入下一阶段施工或验收。

此外，设立“资料管理员岗位”，要求施工单位配备专职人员负责日常收集、整理、上传工作，不得由项目经理兼任，保障资料连续性和专业性。

5. 加强监督考核，纳入信用评价体系

省住建厅将联合各地市质监站开展专项检查，对资料缺失严重、弄虚作假的企业予以通报批评，并记入企业信用档案。对于资料管理优秀的单位，优先推荐申报省级优质工程奖项。

6. 提供配套工具支持，降低企业操作门槛

《规程》附录提供了详细的《工程资料目录模板》《归档格式说明》《常见问题解答手册》，并通过“湖北住建云”平台免费开放在线培训课程，帮助企业快速掌握要点。

三、企业落地执行中的常见问题与应对策略

问题1：资料员流动性大，知识断层严重

很多施工企业反映，资料员更换频繁，导致资料整理标准不一致。建议建立“以老带新”机制，实行岗前培训+考核上岗制度，确保资料质量稳定。

问题2：电子化系统投入高，中小企业难承受

虽然《规程》提倡电子化，但部分中小企业担心设备采购和软件成本。其实可以借助第三方云平台（如蓝燕云）提供的免费试用版本，实现低成本起步。蓝燕云支持工程资料自动归档、智能分类、权限控制等功能，非常适合中小项目团队使用。点击这里了解蓝燕云，现在即可申请免费试用。

问题3：多方协作效率低，资料传递慢

建设、施工、监理三方常因沟通不畅造成资料延误。建议使用协同办公平台（如钉钉、企业微信）嵌入资料模块，设置提醒功能，确保每个节点按时提交。

四、典型应用案例分享：某市政道路项目成功经验

以武汉市某新建城市主干道为例，该项目严格执行《湖北省工程资料管理规程》，从开工第一天起就建立了标准化资料台账。通过引入蓝燕云系统，实现了移动端拍照上传、AI识别自动归类、一键生成归档目录等功能，大幅减少人工错误率。

项目竣工后，资料一次性通过市档案馆验收，提前两周完成备案，获得市级“优质工程奖”。该项目成为湖北省首个实现全流程电子化资料管理的市政工程样板。

五、未来趋势展望：从合规走向智能

随着人工智能、大数据、区块链等新技术的发展，《湖北省工程资料管理规程》也将持续迭代升级。预计未来几年内，将探索基于区块链的资料存证机制，防止篡改；利用AI辅助审查资料完整性与逻辑一致性，提升监管效率。

对企业而言，主动拥抱变革，不仅是为了合规，更是为了赢得市场竞争优势——谁能率先实现资料数字化、智能化，谁就能在项目管理中占据先机。