泉州市工程档案管理规定：如何规范工程建设全过程资料归档与利用
在新时代高质量发展的背景下，建设工程档案作为项目全生命周期的重要记录，不仅是工程质量追溯、责任界定的关键依据，更是政府监管、城市治理和历史研究的重要基础。泉州市作为福建省重要的制造业基地和历史文化名城，其工程档案管理工作日益受到重视。为提升档案管理水平，确保档案的真实性、完整性与可用性，《泉州市工程档案管理规定》应运而生，并逐步形成一套系统化、标准化的管理体系。
一、背景与意义：为何需要专门制定泉州市工程档案管理规定？
随着城镇化进程加快和重大基础设施项目的不断推进，泉州市各类建设项目数量激增，涵盖市政道路、桥梁隧道、住宅小区、产业园区等多个领域。然而，在实际操作中，普遍存在档案收集不及时、分类混乱、保管条件差、数字化程度低等问题，导致后期查阅困难、权责不清甚至影响项目验收与审计工作。
为此，泉州市住建局联合档案馆、发改委、自然资源局等多部门于2023年修订并发布《泉州市工程档案管理规定》，明确建设单位、施工单位、监理单位及档案管理部门的责任边界，推动从“被动归档”向“主动管理”转变，实现档案工作由分散管理向集中统一管理过渡。
二、核心内容解读：泉州市工程档案管理规定的六大重点条款
1. 建设单位主体责任制
规定明确，建设单位是工程档案的第一责任人，必须设立专职或兼职档案管理人员，负责组织各参建方按时移交符合标准的工程文件。若因管理不到位造成档案缺失或损毁，将依法追责。
2. 全过程动态归档机制
强调“谁施工、谁建档；谁验收、谁审核”的原则，要求施工单位在施工过程中同步形成技术资料、影像资料、检测报告等原始凭证，并按月报送至建设单位档案室。对于隐蔽工程、关键节点如桩基、主体结构封顶等，必须实行“双签确认制”，即施工单位自检合格后由监理签字确认，方可进入下一阶段。
3. 档案分类与编目标准统一化
参照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014），结合泉州本地特点，制定了《泉州市工程档案分类目录》，将档案分为决策类、设计类、施工类、竣工类、验收类五大类，每类下设子类（如施工类含地基处理、钢筋混凝土、安装工程等），便于信息化管理和快速检索。
4. 数字化转型要求
鼓励采用BIM（建筑信息模型）、电子签名、云存储等新技术手段，推动纸质档案向数字档案转化。规定自2025年起，新建项目原则上不得以纯纸质形式归档，所有竣工图、施工日志、质量检验记录均需上传至“泉州市建设工程档案管理系统”平台，并完成在线备案。
5. 档案移交与验收联动机制
提出“先验档案、后办手续”的原则，即项目竣工验收前必须通过档案专项审查，未完成档案移交或不符合规范的，不予核发《竣工验收备案表》。此举有效解决了以往“重实体、轻档案”的问题，强化了档案工作的前置约束力。
6. 监督检查与奖惩机制
建立季度抽查+年度评估制度，由市档案局牵头组织专家团队对重点项目进行随机检查。对档案管理规范、数据完整的企业给予通报表扬，并纳入信用评价体系加分项；对屡次整改无效的单位实施约谈、通报批评直至暂停其招投标资格。
三、实践案例分析：泉州市某大型产业园区项目档案管理的成功经验
以泉州台商投资区某智能制造产业园为例，该项目总投资超50亿元，包含12栋厂房、办公楼及配套设施。在实施过程中，项目部严格执行《泉州市工程档案管理规定》，建立了“三级责任制”：
- 一级：项目经理统筹——设立档案专岗，每周召开例会协调各方进度；
- 二级：施工班组执行——每日填写《施工日志》，影像资料实时上传至云端；
- 三级：监理复核——每月开展一次档案自查，发现问题立即整改。
最终该项目提前两个月完成竣工验收，且档案一次性通过市级评审，成为全市首个获得“省级优秀工程档案”称号的项目。该案例表明，《泉州市工程档案管理规定》不仅提升了档案质量，还间接促进了工期控制和成本优化。
四、挑战与对策：当前存在的主要问题及改进方向
问题一：基层单位意识薄弱，执行力不足
部分中小企业存在“档案无关紧要”的错误观念，认为只要工程能顺利交付即可，忽视档案的法律效力和长期价值。
对策建议：
- 加强普法宣传，定期举办专题培训讲座；
- 将档案合规性纳入企业资质年审指标；
- 设置“档案示范工地”评选活动，树立典型。
问题二：数字化转型滞后，技术支撑不足
不少老旧项目仍依赖手工整理，效率低下，易出错，难以满足现代城市管理需求。
对策建议：
- 政府出资建设区域性档案共享平台，降低企业接入门槛；
- 鼓励第三方服务机构参与档案数字化服务，形成市场化竞争机制；
- 推广移动端APP辅助录入功能，提高一线人员使用便捷性。
五、未来展望：迈向智慧化、法治化、协同化的档案管理新格局
展望未来，泉州市计划依托“数字福建”战略，进一步深化工程档案管理制度改革，目标是在2027年前实现以下三个突破：
- 智能化管理：引入AI图像识别技术自动分类扫描件，提升归档效率；
- 法治化保障：推动出台地方性法规《泉州市建设工程档案管理条例》，增强强制执行力；
- 协同化治理：打通住建、城管、消防、水务等部门的数据壁垒，构建跨部门档案共享机制。
这不仅有助于提升城市精细化管理水平，也为全国其他地区提供了可复制、可推广的经验模式。
结语
《泉州市工程档案管理规定》不是简单的行政文件，而是推动城市建设高质量发展的重要制度创新。它体现了“以档案促规范、以规范保质量、以质量赢未来”的发展理念。无论是建设单位、施工单位还是监管部门，都应深刻理解其内涵，积极落实各项要求，共同打造更加科学、高效、可持续的工程档案管理体系。
