工程项目管理洽商单怎么做？全流程解析与实操指南
在现代工程项目管理中，洽商单是确保项目顺利推进、成本可控、质量达标的关键工具。它不仅是各方沟通的桥梁，更是合同变更、工程调整和风险管控的重要依据。那么，工程项目管理洽商单到底该如何规范制作与执行？本文将从定义、作用、流程、常见问题及实操技巧五个维度进行全面剖析，帮助项目经理、施工方、监理单位及相关人员掌握这一核心管理工具。
一、什么是工程项目管理洽商单？
工程项目管理洽商单（简称“洽商单”）是指在工程建设过程中，因设计变更、现场条件变化、材料调整、工期变动等原因，由建设单位、施工单位、监理单位或设计单位等多方协商一致后形成的书面文件。它是对原合同内容的补充、修改或确认，具有法律效力和工程结算依据。
简而言之，洽商单就是“边干边议”的记录凭证——当项目实施过程中出现非预期情况时，通过正式程序达成共识，并以文字形式固定下来，避免后续争议。
二、为什么必须使用工程项目管理洽商单？
1. 法律合规性保障
根据《建设工程质量管理条例》《建设工程施工合同（示范文本）》等相关法规，任何工程变更都应形成书面洽商记录，否则可能被视为无效变更，导致索赔失败或责任不清。
2. 成本控制的关键环节
未及时办理洽商单可能导致额外费用无法计入结算，造成企业亏损；反之，合理洽商可明确新增工作量、人工费、机械费等，为后期结算提供依据。
3. 质量与进度管理的有效手段
如因地质条件突变需调整基础方案，若无洽商单支持，可能引发返工甚至安全事故。洽商单能促使各方提前评估影响并制定应对措施。
4. 防止扯皮与纠纷
施工现场常因口头承诺引发争议。一份规范的洽商单能清晰界定责任边界，减少推诿现象，提升团队协作效率。
三、工程项目管理洽商单的标准流程
- 发起申请：由施工单位、监理单位或业主代表提出洽商需求，填写《洽商申请表》，说明变更原因、范围、预算影响等内容。
- 初步审核：项目部技术负责人、造价工程师对申请进行初步评估，判断是否必要且可行。
- 组织会议：召开专题协调会，邀请相关方（设计、施工、监理、业主）共同讨论，达成一致意见。
- 编制洽商单：由专人根据会议纪要起草洽商单，包含编号、日期、事由、变更内容、单价估算、签字栏位等要素。
- 多方签署：所有参会单位负责人签字盖章，必要时附图纸、照片、测量数据作为附件。
- 归档备案：录入项目管理系统或纸质存档，纳入竣工资料，供审计与结算使用。
四、常见错误与避坑指南
1. 拖延办理，事后补签
很多项目因赶工期忽视洽商流程，结果完工后再补办，极易被审计质疑真实性，甚至否定其有效性。
2. 内容模糊，缺乏量化
例如仅写“因现场问题调整做法”，却不注明具体位置、面积、工艺差异，难以用于结算。
3. 缺少影像证据支撑
建议拍摄变更前后对比图、隐蔽工程验收视频等，增强说服力，尤其适用于争议处理。
4. 签字不全，权责不明
务必确保施工单位项目经理、监理工程师、建设单位代表三方齐全，避免“一人签字即生效”的风险。
5. 忽视时效性
通常应在变更发生后7日内完成洽商手续，超过30天易被认定为默认接受，丧失谈判优势。
五、实操案例分享：某市政道路改造项目洽商处理经验
某市新建主干道项目，在土方开挖阶段发现地下存在废弃管线，原设计埋深不足，存在安全隐患。施工单位立即上报，并于当日组织三方会议，形成如下洽商单：
- 事由：因地下障碍物导致原设计方案无法实施；
- 变更内容：将管道埋深由1.5m加深至2.2m，增加混凝土包封层；
- 费用影响：新增工程量约860㎡，预计增加费用￥12万元；
- 附件：现场照片、探测报告、第三方检测单位意见书；
- 签署人：施工方项目经理张工、监理王工、甲方代表李总。
该洽商单在两周内完成审批并纳入结算清单，最终成功追加投资，避免了潜在事故风险，也体现了良好的项目管理水平。
六、如何提升洽商单的质量与效率？
1. 建立标准化模板
统一格式（如Excel表格+Word文档），设置必填项字段（编号、日期、责任人、金额明细等），提高填写规范性和一致性。
2. 引入信息化系统
使用BIM协同平台、ProjectWise或自研项目管理系统，实现线上提交、电子签名、自动归档，减少纸质流转延迟。
3. 加强培训与考核
定期组织管理人员学习《建设工程施工合同范本》《建筑工程施工质量验收统一标准》等文件，强化法律意识和专业素养。
4. 设立专项监督机制
由项目副经理或专职资料员每日核查洽商单进度，发现问题及时提醒整改，确保闭环管理。
七、结语：让洽商单成为项目成功的助推器
工程项目管理洽商单不是简单的文书工作，而是贯穿项目全过程的风险防控节点。它既是沟通的艺术，也是管理的能力体现。只有真正重视洽商单的编制、审批与执行，才能在复杂多变的施工环境中保持主动权，实现质量、安全、进度、成本的多重目标平衡。
无论你是刚入行的新手项目经理，还是经验丰富的资深工程师，掌握洽商单的正确使用方法，都是迈向卓越项目管理的第一步。
