在建工程的合同管理怎么做才能避免纠纷与风险？
在建筑行业，尤其是在建工程项目中，合同管理是确保项目顺利推进、控制成本、规避法律风险的核心环节。许多企业因忽视合同细节或缺乏系统化管理，在施工过程中频繁遭遇工期延误、质量争议、付款纠纷甚至诉讼。那么，如何科学有效地进行在建工程的合同管理？本文将从合同签订、履行监督、变更控制、风险预警到数字化工具应用等多个维度，深入解析这一关键流程。
一、为什么在建工程的合同管理如此重要？
在建工程具有周期长、参与方多、资金流动复杂等特点，合同不仅是各方权利义务的书面约定，更是项目执行的“行为准则”。一旦合同条款模糊不清或执行不到位，极易引发以下问题：
- 责任界定不清：如材料供应延迟、施工质量不达标等责任归属不明，导致扯皮推诿。
- 进度失控：未明确节点考核机制，容易造成工期拖延，影响整体交付。
- 资金风险增加：付款条件不合理或支付节点未严格把控，可能导致垫资过多、现金流紧张。
- 法律风险上升：缺乏动态更新机制的合同，在政策变化或市场波动下可能失效或违法。
因此，建立一套覆盖全生命周期的合同管理体系，是保障在建工程高效、合规运行的基础。
二、在建工程合同管理的关键步骤
1. 合同起草阶段：精准定义权利义务
合同起草应由专业法律顾问主导，并结合项目实际情况制定。重点包括：
- 明确工程范围与技术标准：细化图纸、工艺要求、验收标准，防止后期争议。
- 设定合理工期与里程碑节点：分阶段明确开工、主体封顶、竣工验收等关键节点及违约责任。
- 清晰付款方式与条件：按进度拨付、质保金比例、发票开具时间等均需写入条款。
- 引入不可抗力与索赔机制：例如疫情、自然灾害、政策调整等情况下的处理规则。
建议采用《建设工程施工合同（示范文本）》作为基础模板，再根据项目特性个性化调整。
2. 合同审批与签署：规范流程杜绝漏洞
合同签署前必须完成多级审核：
- 法务审查：确保条款合法合规，无显失公平内容；
- 预算/财务审核：确认付款计划与项目资金匹配；
- 项目部会签：由项目经理评估可执行性与资源调配能力；
- 高层审批：重大合同需经公司总经理或董事会批准。
所有审批记录应电子留痕，形成闭环管理。
3. 履行过程中的动态监控
合同签署后，不是“一纸定终身”，而是要持续跟踪执行情况。推荐做法：
- 设立合同台账：使用Excel或专业系统记录合同编号、金额、进度、付款状态、履约风险点等信息；
- 定期召开履约会议：每月至少一次，由项目负责人、监理单位、承包商共同参与，通报进展与问题；
- 建立变更控制流程：任何设计变更、工程量增减都必须通过正式变更单，经三方签字确认；
- 强化文档归档管理：施工日志、签证单、影像资料、往来函件等均需分类保存，便于日后追溯。
4. 风险识别与应对机制
在建工程合同管理的核心在于提前预判风险并及时干预：
- 常见风险类型：工期延误、质量缺陷、资金链断裂、供应商违约、政府监管政策变动等。
- 建立风险清单：针对每个项目编制《合同风险评估表》，列出潜在风险、发生概率、影响程度及应对措施。
- 设置预警阈值：如连续两周未完成计划进度、累计签证金额超合同总额5%等，自动触发预警。
- 应急预案制定：对于高风险事项（如材料涨价、人员流失），提前准备替代方案或备用供应商。
5. 数字化赋能：提升效率与透明度
传统纸质合同管理效率低、易出错，建议引入以下数字工具：
- 合同管理系统（CMS）：支持在线审批、提醒、归档、统计分析等功能，如泛微、钉钉宜搭、明源云等；
- BIM+合同协同平台：将合同条款与三维模型绑定，实现进度与成本联动控制；
- 移动办公APP：现场人员可通过手机上传进度照片、填写日报、申请变更，实时同步至后台。
这些工具不仅能提高工作效率，还能增强数据透明度，减少人为干预空间。
三、典型案例分析：失败与成功的对比
案例1：某市政道路项目因合同疏漏引发百万赔偿
该项目在合同中未明确雨季施工期间的工期顺延机制，暴雨导致停工两周，承包方主张索赔但发包方拒绝，最终法院判决发包方承担全部损失。教训：未考虑自然因素对工期的影响，导致被动承担法律责任。
案例2：某商业综合体项目通过精细化合同管理节省成本10%
该企业建立合同全周期管理系统，每季度复盘合同执行偏差，主动优化付款节奏与材料采购时机，成功减少垫资压力并避免多次返工。经验：主动管理优于被动响应，数据驱动决策更可靠。
四、未来趋势：智能合同与区块链应用
随着人工智能和区块链技术的发展，合同管理正迈向智能化时代：
- AI辅助审阅合同：自动识别条款冲突、遗漏或风险点，提升审核效率；
- 区块链存证：合同签署、变更、付款等操作上链，确保不可篡改，增强信任；
- 物联网+合同联动：通过传感器监测施工现场设备运行状态，自动触发合同中的质量验收节点。
这些技术虽尚处初期阶段，但已在部分头部房企和央企试点应用，预示着合同管理将更加自动化、可视化与可信化。
结语：在建工程的合同管理是一门艺术，也是一项系统工程
它不仅关乎法律合规，更直接影响项目的经济效益和社会声誉。只有从源头抓起、过程严控、技术加持、制度保障四位一体，才能真正实现“合同不出事、项目不出错”的目标。对于建筑企业而言，加强合同管理能力，已成为提升核心竞争力的关键战略之一。
