在建工程的合同管理规定：如何规范流程以保障项目顺利推进
在现代工程建设中，合同作为项目各方权利义务的法律依据，其管理质量直接关系到项目的进度、成本与安全。特别是在“在建工程”阶段，由于施工环境复杂、参与方众多、变更频繁，若缺乏系统化、标准化的合同管理制度，极易引发纠纷、延误工期甚至造成重大经济损失。因此，制定并严格执行一套科学合理的在建工程的合同管理规定，已成为企业提升项目管理水平的核心举措。
一、明确合同管理的目标与原则
首先，应在制度层面确立合同管理的目标：确保合同合法合规、执行高效、风险可控、信息透明。具体而言，应遵循以下五大原则：
- 合法性原则：所有合同必须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等法律法规要求；
- 全过程控制原则：从立项、谈判、签署到履行、变更、终止，实行全生命周期管理；
- 权责清晰原则：明确各岗位职责（如项目经理、合约部、财务部），避免推诿扯皮；
- 动态更新原则：根据工程进展及时调整合同条款或补充协议；
- 信息化支撑原则：借助数字化工具实现合同数据集中存储和智能预警。
二、构建完善的合同管理体系
一个有效的合同管理体系应当包含组织架构、流程设计、文档管理、风险防控四大模块：
1. 组织架构设置
建议设立专职合同管理部门（或指定专人负责），并与项目部、采购部、法务部形成协同机制。例如：
- 项目负责人对合同执行负总责；
- 合约专员负责日常台账维护与履约跟踪；
- 法务人员参与重大合同审核及争议处理；
- 财务部门配合付款节点与发票核对。
2. 合同全流程管理流程
典型流程包括：合同起草 → 审核审批 → 签署备案 → 履行监控 → 变更管理 → 结算支付 → 归档总结。每个环节均需留痕，并通过OA或合同管理系统自动流转审批，防止遗漏或人为干预。
3. 文档标准化与电子化
建立统一模板库，涵盖施工总承包、分包、设备采购、劳务用工等常见类型合同文本。同时推行电子签名与云存储技术，提高查阅效率与安全性。重要文件如中标通知书、图纸变更单、签证记录等须同步上传至云端平台，便于追溯。
4. 风险识别与应对机制
针对在建工程常见风险点（如工期延误、材料涨价、政策变动），应在合同中嵌入相应条款，如：
- 不可抗力免责条款；
- 价格调差机制（按指数联动）；
- 违约金比例设定（一般不超过合同总额的5%）；
- 争议解决方式（优先协商，次选仲裁）。
三、强化过程管控与监督机制
合同不是签完就结束，关键在于“管得住、控得牢”。为此，必须建立以下三项机制：
1. 履约台账与进度对比机制
使用Excel或专业软件（如蓝燕云合同管理系统）建立合同履行台账，将计划进度与实际进度进行比对，发现偏差立即预警。例如，若某分包商连续两周未完成既定工作量，可触发红黄牌警告机制。
2. 变更管理闭环机制
任何合同内容变更（包括工程量增减、工艺调整、付款条件修改）都必须履行书面审批流程，严禁口头约定。变更申请表应由监理、甲方代表、承包方三方签字确认后方可生效。
3. 定期审计与考核机制
每季度由内部审计部门抽查合同执行情况，重点检查是否存在超付、重复付款、虚假签证等问题。结果纳入项目团队绩效考核，形成奖惩分明的激励导向。
四、案例分析：某市政工程因合同管理疏漏导致损失
某城市道路改造项目中，施工单位未及时签订补充协议即开工，后期因设计变更产生额外费用600万元。因无正式变更记录，业主拒绝追加款项，最终双方陷入诉讼，项目延期8个月。此案例警示我们：合同管理必须前置化、规范化，不能等到问题爆发才补救。
五、未来趋势：数字化赋能合同管理升级
随着BIM、AI、区块链等技术的发展，在建工程合同管理正向智能化演进。例如：
- 利用BIM模型可视化展示合同范围与施工进度匹配度；
- 引入AI合同审查工具自动识别潜在漏洞（如模糊表述、责任不清）；
- 基于区块链的电子合同存证确保不可篡改、可溯源。
这些新技术不仅提升了管理效率，也增强了合同执行力和公信力。
六、结语：规范合同管理是项目成功的基石
在建工程的合同管理规定不应只是纸面制度，而应转化为可操作、可落地的执行标准。只有做到事前有预案、事中有管控、事后有复盘，才能真正发挥合同的价值——它不仅是法律文书，更是推动项目高质量建设的重要引擎。建议企业尽快梳理现有合同管理制度，结合自身特点优化流程，拥抱数字转型，让每一笔合同都成为项目稳健前行的护航力量。
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