试论工程档案管理的问题：现状、挑战与优化路径
工程档案是工程建设全过程的真实记录，是项目验收、质量追溯、后期运维乃至法律纠纷处理的重要依据。随着我国基础设施建设的快速发展，工程项目数量激增、规模扩大，对工程档案管理提出了更高要求。然而，在实际操作中，工程档案管理仍存在诸多问题，制约了其价值发挥。本文将从当前工程档案管理的现状出发，深入剖析存在的主要问题，并提出针对性的优化策略，以期为提升工程档案管理水平提供理论支持和实践参考。
一、工程档案管理的定义与重要性
工程档案是指在工程建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各类载体文件的总称。它涵盖项目立项、勘察设计、施工建设、竣工验收、移交使用等各阶段产生的全部资料。科学规范的工程档案管理不仅有助于保障工程质量与安全，还能有效支撑项目审计、绩效评估、产权登记及历史研究，是现代工程项目管理体系不可或缺的一环。
二、当前工程档案管理的现状分析
近年来，国家陆续出台《建设工程质量管理条例》《档案法》《建设项目档案管理规范》等法规标准，推动工程档案管理制度化、规范化。多数大型国企、央企已建立较为完善的档案管理体系，实行专人负责、分类归档、定期检查机制。但在中小型施工企业、地方项目或偏远地区工程中，档案管理仍处于粗放式状态，普遍存在“重建设轻档案”现象，导致档案缺失、混乱、滞后等问题频发。
三、工程档案管理中存在的突出问题
（一）思想认识不到位，责任意识薄弱
部分项目管理人员仍将档案工作视为“附加任务”，认为只要工程完工即可，忽视档案同步收集的重要性。这种观念直接导致档案形成不及时、内容不完整，甚至出现“先施工后补录”的现象，严重违背了“谁形成、谁负责”的原则。
（二）制度执行不力，流程不规范
虽然有明确的归档制度，但许多单位缺乏有效的监督机制，未能将档案管理纳入项目考核体系。例如，施工单位未按月提交归档清单，监理单位未履行审核职责，建设单位未组织专项验收，造成档案资料散乱、重复、错位。
（三）人员素质参差不齐，专业能力不足
档案管理人员多由其他岗位兼职，缺乏系统的档案知识培训，对工程图纸、技术变更单、隐蔽工程记录等专业文档的理解和整理能力较弱。同时，信息化工具应用能力有限，难以适应电子档案管理的新趋势。
（四）数字化转型滞后，信息孤岛明显
许多单位仍采用纸质档案为主，手工登记、人工查找效率低下；而少数单位虽引入档案管理系统，但系统之间互不兼容，数据无法共享，形成“信息孤岛”。这不仅影响查阅效率，也增加了重复录入和人为错误的风险。
（五）监管力度不足，奖惩机制缺失
地方政府档案主管部门对工程项目档案的监督检查频率低、覆盖面窄，且处罚力度不够，难以形成震慑效应。同时，缺乏激励措施鼓励优质归档行为，导致从业人员积极性不高。
四、优化工程档案管理的对策建议
（一）强化顶层设计，完善法规标准体系
应加快修订和完善相关法律法规，明确各方主体责任，细化归档范围、时间节点、质量要求等内容。建议将档案管理纳入《建设工程合同》必备条款，实现“同步设计、同步实施、同步验收”，确保档案与工程进度同步推进。
（二）健全工作机制，压实各级责任
推行“项目负责人+专职档案员”双责任制，明确从项目经理到一线技术人员的档案管理职责。建立月度自查、季度抽查、年度考核机制，将档案完成情况作为项目评优评先、结算付款的前提条件，增强执行力。
（三）加强人才培养，提升专业素养
鼓励高校开设工程档案管理方向课程，培养复合型人才。组织定期培训与技能竞赛，提升现有人员的专业能力。推广“以老带新”模式，通过实战演练提高档案整理、分类、编目等实操水平。
（四）推进数字赋能，构建智慧档案平台
依托BIM、物联网、云计算等新技术，打造集采集、存储、检索、利用于一体的智慧档案管理系统。实现纸质档案数字化扫描、电子文件自动归档、权限分级控制等功能，打破部门壁垒，促进跨层级、跨区域的信息互联互通。
（五）加大监管力度，建立闭环管理机制
档案行政管理部门应联合住建、发改等部门开展专项督查，建立“发现问题—限期整改—复查销号”的闭环流程。对违规行为依法依规追责问责，对优秀案例予以表彰奖励，营造重视档案的良好氛围。
五、典型案例启示
以某省级高速公路建设项目为例，该项目自开工起即设立独立档案管理小组，制定详细归档计划并嵌入项目进度表。采用统一编码规则，所有资料实行“一案一号”管理，结合移动终端扫码上传，极大提高了归档效率。竣工后一次性通过省级档案验收，成为全省标杆项目。该案例表明，提前规划、全员参与、科技助力是提升工程档案质量的关键。
六、结语
工程档案管理不是简单的文件堆砌，而是贯穿项目全生命周期的质量控制节点。面对新形势下的挑战，我们必须转变观念、深化改革、技术创新，构建科学高效、动态可控的档案管理体系。唯有如此，才能真正让工程档案“活起来”、“用起来”，服务于高质量发展大局。
