甘肃工程档案管理中心如何推动工程档案数字化转型与高效管理
在新时代高质量发展的背景下，工程档案作为工程建设全过程的重要记录和法律凭证，其规范化、数字化和智能化管理已成为提升政府治理能力、保障项目安全运行的关键环节。甘肃工程档案管理中心作为省内工程档案管理的核心机构，近年来通过制度创新、技术赋能和流程再造，探索出一条具有地方特色的工程档案现代化管理路径。本文将从管理现状、数字化实践、标准化建设、服务升级和未来展望五个维度，深入剖析甘肃工程档案管理中心的先进做法及其对全国同类机构的借鉴意义。
一、甘肃工程档案管理中心的发展背景与现实挑战
甘肃省地处西北内陆，地形复杂，气候多样，重大基础设施建设项目众多，包括交通、能源、水利、市政等多个领域。随着“一带一路”倡议推进和西部大开发战略深化，工程数量持续增长，工程档案的体量呈指数级上升。然而，传统纸质档案管理模式暴露出诸多问题：存储空间紧张、查找效率低下、易损毁老化、数据孤岛严重、共享协同困难等，已难以满足现代工程管理和公众服务的需求。
在此背景下，甘肃工程档案管理中心于2018年启动“数字档案馆建设工程”，目标是实现工程档案从“纸质保存”向“电子归档+智能管理”的跨越式转变。该中心依托省级政务云平台，整合全省各市州、重点行业单位的工程档案资源，初步构建起覆盖全省、统一标准、互联互通的工程档案信息管理体系。
二、数字化转型：从试点到全域推广的实践路径
甘肃工程档案管理中心以“数据驱动、系统集成、业务融合”为核心理念，分阶段推进数字化进程：
1. 建立统一的数据标准体系
中心牵头制定《甘肃省工程档案电子化归档规范（试行）》，明确文件格式、元数据结构、命名规则、安全要求等关键技术指标，并组织全省住建、交通、水利等行业主管部门培训落实。这一标准成为全省所有新建项目竣工验收前必须完成电子档案移交的基础依据。
2. 搭建省级工程档案综合管理平台
平台采用微服务架构，集成档案采集、分类编目、存储管理、权限控制、在线利用、统计分析等功能模块，支持多终端访问（PC端、移动端）。截至2025年底，已接入全省27个地市、120余个重点项目单位，累计归档电子档案超60万卷，占全省年度新增工程档案总量的75%以上。
3. 推进“互联网+档案”服务模式
面向社会公众和企业用户开放线上查询服务，提供身份证或法人证书认证后即可在线查阅历史工程档案摘要信息；对于需调阅原件的情况，可通过预约系统实现线下快速取件，平均响应时间缩短至2小时内。此举极大提升了档案利用率和服务满意度。
三、标准化建设：夯实管理基础，提升治理效能
甘肃工程档案管理中心高度重视标准体系建设，将其视为数字化转型的“底座”。具体举措包括：
- 编制《工程档案全生命周期管理办法》：明确从立项审批、施工过程、竣工验收到后期运维各阶段的档案责任主体、归档节点和质量要求，形成闭环管理机制。
- 建立“双轨制”归档机制：即纸质档案与电子档案同步归档、同步审查、同步移交，确保数据一致性与法律效力。
- 引入第三方质量评估机制：委托专业机构每年对各地市档案归集情况进行抽检评分，结果纳入地方政府绩效考核，倒逼责任落实。
这些标准化措施显著提高了工程档案的完整性、准确性和可用性，也为后续大数据挖掘和智能分析奠定了良好基础。
四、服务升级：从“被动保管”到“主动赋能”
过去，工程档案管理中心主要扮演“仓库管理员”角色，现在则转向“知识服务商”。中心围绕三大方向进行服务创新：
1. 支撑政府决策科学化
通过对历年工程档案中的人口密度、用地规划、建筑类型、施工周期等数据进行深度挖掘，形成《甘肃省近十年重大工程项目趋势报告》，为省发改委、住建厅等部门提供政策制定参考。
2. 助力企业提质增效
联合行业协会推出“工程档案信用评价体系”，将企业档案归集情况纳入信用评分，影响招投标资格和融资授信，引导企业重视档案管理。
3. 强化公众参与与教育功能
开设“甘肃工程记忆”专题数据库，精选具有历史价值的桥梁、隧道、电站等工程档案资料，配合短视频、VR展示等形式，在微信公众号、抖音等平台传播，增强公众对城市建设的记忆认同感。
五、未来展望：迈向智慧档案新阶段
面对人工智能、区块链、物联网等新技术的快速发展，甘肃工程档案管理中心正谋划下一步战略布局：
- 探索AI辅助归档与分类：引入自然语言处理技术，自动识别扫描文档中的关键信息并标注标签，减少人工录入错误，提高效率。
- 试点区块链存证应用：利用区块链不可篡改特性，对重要工程档案进行链上存证，增强证据效力，防范纠纷风险。
- 打造“档案+城市大脑”融合场景：将工程档案数据接入智慧城市平台，用于地下管线动态监测、灾害预警、城市更新改造等应用场景。
预计到2028年，甘肃工程档案管理中心将全面建成“感知全面、决策智能、服务精准”的智慧档案管理体系，成为全国工程档案管理改革的标杆单位。
结语
甘肃工程档案管理中心的成功经验表明，工程档案不仅是历史的见证，更是当下治理和未来发展的宝贵资源。只有坚持创新驱动、标准先行、服务导向，才能真正让“沉睡”的档案活起来、用起来、传下去。这不仅关乎一个省份的治理现代化水平，也为全国工程档案管理工作提供了可复制、可推广的“甘肃方案”。
