学院修缮工程管理制度：如何构建科学高效的管理体系
在高等教育快速发展的背景下，高校基础设施的维护与升级已成为保障教学科研秩序和提升办学质量的重要环节。学院作为高校的基本单位，其建筑设施、实验室、宿舍等场所的修缮工程不仅关乎师生日常使用安全，也直接影响学校整体形象与发展潜力。因此，建立一套科学、规范、可操作性强的学院修缮工程管理制度，是实现资产保值增值、优化资源配置、防范风险隐患的关键举措。
一、制度建设的必要性与现实挑战
当前，许多高校虽然制定了校级层面的修缮管理规定，但在具体执行中仍存在诸多问题：如审批流程冗长、责任边界模糊、施工监管不到位、资金使用不透明等。这些问题在学院层级尤为突出，因为学院往往缺乏专业团队进行统筹协调，导致项目推进缓慢或效果不佳。
例如，某重点大学的化学学院曾因实验室墙体老化未及时修缮，引发漏电事故，虽未造成人员伤亡，但严重影响了实验教学进度，并被上级部门通报批评。这一案例说明，若无健全的管理制度，即便投入大量经费，也可能无法发挥预期效益。
二、学院修缮工程管理制度的核心要素
1. 明确组织架构与职责分工
应设立由分管副院长牵头、后勤处指导、学院办公室协调、专业技术人员参与的修缮工作小组，明确各岗位职责。例如：
- 院长：对修缮项目的立项、预算审核负总责；
- 分管副院长：负责日常监督与进度把控；
- 专职管理员：负责资料归档、合同签订、验收结算等事务；
- 技术顾问（可外聘）：提供设计方案建议与施工质量把关。
通过权责清晰的机制，避免“多头管理”或“无人负责”的现象。
2. 建立标准化的申报与审批流程
制定《学院修缮工程项目申报表》，要求填写项目背景、预算明细、工期计划、安全评估等内容，并附相关证明材料（如检测报告、照片等）。审批流程建议分为三步：
- 学院内部初审：由工作组成员讨论可行性及优先级；
- 报校级职能部门备案或审批：确保符合校园总体规划与财务制度；
- 公示与征求意见：对涉及公共区域或师生利益的项目，应在学院官网或公告栏公示5个工作日。
该流程既保证效率，又体现民主决策精神。
3. 强化全过程质量管理
修缮工程不是一次性任务，而是贯穿立项、设计、招标、施工、验收、审计的完整链条。应引入第三方监理机构，重点控制以下环节：
- 设计阶段：邀请具有资质的设计单位出具方案，严禁擅自更改原结构；
- 招标阶段：严格执行政府采购法，公开比选施工单位，杜绝围标串标；
- 施工阶段：实行“日志记录+周报汇报”，发现问题立即整改；
- 验收阶段：组织专家、师生代表共同参与，签署《竣工验收报告》。
同时，鼓励采用BIM技术辅助施工模拟，提高精准度。
4. 资金管理与绩效评价机制
设立专项修缮基金，由学院提出年度预算申请，经财务处审核后拨付。每笔支出须附发票、合同、验收单等凭证，做到“账实相符”。对于重大修缮项目（如超过50万元），还应委托会计师事务所进行中期审计。
此外，建立绩效评价体系，将修缮后的使用满意度、设施完好率、后续维护成本纳入考核指标，形成闭环反馈机制。例如，可通过问卷调查收集师生意见，每年评选“最佳修缮项目”，激励各单位主动作为。
三、信息化手段助力制度落地
现代信息技术为制度执行提供了强大支撑。建议开发或接入学校统一的资产管理平台，实现以下功能：
- 在线提交修缮申请，自动流转至相应负责人；
- 电子化档案管理，所有文件扫码存档，便于追溯；
- 移动端实时查看施工进度，支持拍照上传现场情况；
- 大数据分析历史数据，辅助未来预算编制与风险预警。
例如，浙江大学某学院利用钉钉+OA系统实现了修缮全流程线上化，平均审批时间从原来的15天缩短至5天，显著提升了工作效率。
四、常见误区与改进建议
不少学院在实践中容易陷入以下误区：
- 重建设轻管理：只关注是否完工，忽视后期维护；
- 临时拼凑团队：缺乏专人负责，导致信息断层；
- 忽视师生参与：修缮完成后才发现影响正常使用；
- 过度依赖外部力量：不培养自身技术力量，长期依赖外包。
为此，建议：
- 定期开展修缮管理人员培训，提升政策理解与实操能力；
- 建立“修缮联络员”制度，每个系部指定一名教师担任信息员；
- 推动校内外经验交流，借鉴兄弟院校成熟做法；
- 探索“以修促建”理念，结合修缮契机优化空间布局与功能分区。
五、典型案例分享：XX大学医学院的成功实践
XX大学医学院自2022年起实施全新的修缮管理制度，取得显著成效：
- 成立由院领导带队的修缮专班，全年完成8项重点工程；
- 推行“项目责任制”，每项任务明确责任人与时间节点；
- 引入智能巡检APP，每日上报安全隐患，实现动态监控；
- 设置“修缮满意度评分卡”，师生参与率达95%，满意度达92%。
该项目不仅提升了设施安全性，还增强了师生归属感，成为全校样板工程。
六、结语：让制度成为高质量发展的引擎
学院修缮工程管理制度不仅是规范行为的工具，更是推动治理能力现代化的重要抓手。它体现了以人为本的理念、精细管理的精神和可持续发展的思维。只有将制度真正落实到每一个细节，才能让每一笔投入都物有所值，让每一位师生都能安心学习、舒心工作。
