在工程建设领域，工程档案是项目全过程的“记忆载体”，记录着从立项、设计、施工到竣工验收的每一个关键节点。然而，在实际操作中，不少单位和项目负责人却存在一种普遍现象：对工程档案管理的要求不高，甚至认为“只要工程干完了，档案可以以后补”。这种观念不仅违背了国家相关法规要求，更可能埋下巨大的风险隐患。那么，为什么会出现这种情况？它真的可行吗？本文将深入剖析当前工程档案管理弱化的成因、危害，并提出切实可行的改进路径。
一、工程档案管理为何被忽视？
首先，我们必须承认，现实中确实存在一些单位对工程档案管理重视不足的现象。这背后有多重原因：
1. 管理意识淡薄
许多项目管理者认为档案只是“事后整理”的工作，属于“可有可无”的辅助环节，尤其在工期紧张、成本压力大的情况下，往往优先保证进度和质量，而忽略资料的同步归档。有些企业甚至把档案视为“后勤部门的事”，缺乏顶层设计和责任落实机制。
2. 缺乏专业培训与制度保障
不少施工单位没有专门的档案管理人员，或由其他岗位兼职处理，导致资料收集不及时、分类混乱、签字缺失等问题频发。同时，部分企业未建立标准化的档案管理制度，也没有将档案管理纳入项目考核体系，使得相关人员缺乏动力去规范操作。
3. 政策执行不到位
尽管《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）等法规明确要求工程档案应随工程进度同步形成，但在基层执行层面，监督力度不够，处罚机制缺失，导致违规行为屡禁不止。一些地方主管部门对档案管理的检查流于形式，未能真正发挥监管作用。
二、对工程档案管理要求不高，后果有多严重？
看似“省事”的做法实则暗藏危机，一旦发生问题，其代价远超初期节省的成本。
1. 法律风险高企
根据《建筑法》《档案法》等相关法律规定，建设单位、施工单位、监理单位均负有依法归档的责任。若档案缺失或造假，可能面临行政处罚、罚款甚至刑事责任。例如，在某市政道路工程中，因缺少隐蔽工程影像资料，后期出现地基沉降事故时无法追溯责任主体，最终施工单位被吊销资质并承担巨额赔偿。
2. 工程结算困难
工程款支付往往依赖完整的竣工资料作为依据。如果档案不全，审计机构难以核对工程量、材料价格、变更签证等内容，导致结算延迟甚至拒付。一家民营建筑公司在承接政府EPC项目时，因档案缺失导致尾款拖延半年以上，严重影响现金流和信用评级。
3. 后期运维无据可依
工程交付后，运营维护人员需要查阅图纸、设备说明书、检测报告等资料进行日常管理和故障排查。若档案缺失，不仅增加维修难度，还可能导致安全隐患。如某医院新楼空调系统频繁故障，因原始安装资料丢失，只能重新测绘，造成数月停工和百万级经济损失。
4. 项目评优受阻
许多优质工程评选（如鲁班奖、詹天佑奖）都要求提供完整且合规的工程档案。如果档案管理松散，即便工程质量过硬，也可能错失荣誉机会，影响企业品牌建设和市场竞争力。
三、如何改变“对工程档案管理要求不高”的现状？
要扭转这一局面，不能仅靠道德呼吁，必须从制度、技术、文化三个维度协同发力。
1. 建立刚性制度，压实主体责任
企业应将档案管理纳入项目管理体系，设立专职或兼职档案管理员，明确各参建方的责任分工。例如，在合同条款中加入“档案管理达标”作为付款条件之一，实现“谁施工、谁负责归档”。同时，将档案完成情况纳入项目经理绩效考核，形成闭环管理。
2. 推广信息化手段，提升效率
利用BIM+档案管理系统，实现电子文档自动采集、分类、存储和调阅，避免纸质档案易损、难查的问题。目前已有多个省市试点“智慧工地”平台，集成影像资料、进度数据、质量检测报告等模块，实现全过程留痕。这种数字化方式不仅能提高效率，还能增强透明度和可追溯性。
3. 加强培训与宣贯，培育档案文化
定期组织档案管理专题培训，邀请专家讲解政策法规、实务技巧和典型案例。通过内部宣传栏、微信群推送等方式营造“人人懂档案、事事留痕迹”的氛围。更重要的是，让一线工人也意识到：“一张照片、一份签字，未来可能就是救命的关键证据。”
4. 强化监督检查，推动整改闭环
主管部门应加大对施工现场档案管理的抽查频率，重点检查隐蔽工程、材料进场、试验检测等关键环节的资料完整性。对于发现的问题，责令限期整改，并通报批评；情节严重的，列入不良行为记录，限制其参与招投标活动。
四、结语：档案不是负担，而是资产
对工程档案管理要求不高，看似是一种“灵活应对”，实则是短视之举。它反映出我们在项目管理思维上的偏差——只关注眼前利益，忽视长远价值。事实上，高质量的工程档案不仅是法律合规的基础，更是企业知识沉淀、风险防控、品牌塑造的重要资产。唯有转变观念、健全机制、科技赋能，才能真正实现“工程建得好，档案管得牢”，为项目建设注入可持续发展的内生动力。
