工程管理费必须扣除吗？如何合理合规处理这笔费用？
在工程项目实施过程中，工程管理费是一个常被提及但又容易引发争议的费用项。它通常指建设单位为组织和管理工程建设所发生的各项支出，包括管理人员工资、办公费、差旅费、项目管理软件费用等。那么，工程管理费是否必须从项目预算中扣除？如果需要扣除，该如何操作才能既合法合规，又不影响工程进度与质量？本文将从政策依据、实际案例、操作流程和风险提示四个方面深入探讨这一问题。
一、工程管理费的定义与法律依据
根据《建设工程造价管理条例》（国务院令第586号）及《建设项目总投资构成规定》，工程管理费属于建设单位管理费的一部分，是项目建设期间为确保项目顺利推进而产生的必要成本。这类费用不直接计入建筑安装工程造价，而是由建设单位自行承担或通过合同约定方式分摊。
财政部发布的《基本建设财务规则》（财政部令第81号）明确指出：建设单位应建立完善的财务管理制度，对工程管理费实行专项核算，并确保其使用真实、合法、有效。这意味着，在项目资金安排中，工程管理费并非“可有可无”，而是必须纳入整体预算体系进行统筹考虑。
二、为什么有人认为“工程管理费必须扣除”？
部分施工单位或承包方认为，既然工程管理费是由建设单位支付的，就应当从工程总价款中扣除，以降低自身成本压力。这种观点常见于以下几种场景：
- 合同条款模糊：一些施工合同未明确区分工程管理费归属，导致双方理解偏差；
- 预算控制紧张：项目前期预算不足时，承包方试图通过“抵扣”方式减少付款压力；
- 监管缺位：个别地区对工程款项拨付缺乏精细化管理，造成费用混淆。
然而，从法律角度看，工程管理费本质上属于建设单位的运营成本，不应由施工单位代为承担或从中扣除。若强行扣除，不仅违反合同约定，还可能构成违法分包或变相转嫁成本，带来严重的法律后果。
三、如何合理合规地处理工程管理费？——五步操作指南
第一步：明确费用性质与责任主体
在签订合同时，必须清晰界定工程管理费的责任归属。建议采用如下表述：
"本项目工程管理费由甲方（建设单位）承担，乙方（施工单位）不得以此为由要求调减工程款。如因甲方原因导致管理费增加，应在合同范围内协商调整相关费用。"
第二步：建立专项预算科目并独立核算
在项目总预算中设立“工程管理费”子科目，单独列支。例如：
- 人员工资：项目经理、技术负责人、安全员等专职人员薪酬；
- 办公支出：办公用品、通讯费、交通补贴；
- 信息化投入：BIM系统、项目管理平台订阅费用；
- 外部服务费：第三方审计、监理协调费。
所有支出需附原始凭证，确保可追溯、可审计。
第三步：按进度拨付，避免一次性扣减
许多项目存在“一次性扣除”的误区。正确做法是：
- 按月度或季度申报工程管理费使用情况；
- 经监理单位审核后报建设单位审批；
- 随工程进度款同步拨付，不干预施工方现金流。
这样做既能保障管理效率，又能体现公平性。
第四步：引入第三方审计机制
对于大型基建项目，建议聘请专业会计师事务所对工程管理费进行年度审计，出具专项报告。这不仅能提升透明度，还能防范舞弊风险。例如，某省高速公路项目曾因未规范管理工程管理费，被财政厅通报批评，最终追回超支费用300万元。
第五步：动态调整机制与合同补充条款
当项目发生重大变更（如工期延长、设计修改），原定管理费可能不足。此时应启动合同补充程序，由甲乙双方协商增补费用，并签署书面协议，避免后期扯皮。
四、典型案例分析：扣除 vs 合规处理
案例一：某市政道路改造项目——违规扣除引发纠纷
该项目中标价为1.2亿元，合同约定工程管理费由建设单位承担。但在结算阶段，施工单位发现建设单位单方面扣除了120万元作为“管理费”，理由是“节省了你们的人力资源”。施工单位提起仲裁，法院判决：该行为属违法扣款，责令返还并赔偿利息损失。
案例二：某产业园区开发项目——合规管理赢得信任
该项目采用全过程工程咨询服务模式，建设单位设立专门项目办公室，制定《工程管理费使用手册》，每月公示支出明细。施工方反馈：“看得见、管得住、算得清”，极大增强了合作信心。最终项目提前两个月竣工，获评省级优质工程奖。
五、常见误区与风险提示
误区一：认为“谁花钱谁承担”
错误！工程管理费是建设单位为了项目成功而投入的成本，不能简单归结为“谁受益谁付费”。否则将破坏市场公平竞争秩序。
误区二：忽略税务合规
工程管理费涉及增值税发票开具问题。若建设单位向施工单位开具“管理费”发票，可能被视为虚开发票，涉嫌逃税。正确做法是：建设单位内部报销凭证齐全即可，无需对外开具票据。
误区三：忽视绩效考核
不少单位只关注支出金额，忽视管理效能。建议设置KPI指标，如“每万元产值对应的管理成本”、“项目延期天数与管理投入关联度”，推动精细化管理。
六、未来趋势：数字化转型下的工程管理费优化
随着BIM、智慧工地、区块链等技术应用普及，工程管理费正朝着智能化、可视化方向发展。例如：
- 通过AI算法预测管理人力需求，减少冗余配置；
- 利用云平台实现费用自动归集与预警；
- 基于大数据分析评估不同管理模式的成本效益。
这些工具可以帮助企业更科学地分配资源，真正实现“花少钱办大事”的目标。
结语：工程管理费不是负担，而是投资
工程管理费是否必须扣除？答案是否定的。它不是可以随意削减的成本项，而是保障项目高质量推进的关键投入。合理的处理方式应该是：依法依规设定标准、精细核算每一笔支出、动态优化资源配置、强化过程监督与绩效评估。只有这样，才能让工程管理费从“负担”变为“资产”，助力项目可持续发展。
