浅谈建设工程的合同管理：如何有效控制风险与提升履约效率？
在现代建筑行业中，合同不仅是项目合作的基础文件，更是保障各方权益、明确责任边界的关键工具。随着工程项目日益复杂化、标准化和国际化，合同管理的重要性愈发凸显。然而，许多建设单位在实际操作中仍存在合同条款模糊、执行不到位、变更频繁等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。因此，深入理解并优化建设工程的合同管理流程，已成为提升项目整体管理水平的核心环节。
一、合同管理在建设工程中的核心作用
合同管理贯穿于工程建设的全过程，从招标投标、设计施工到竣工验收，每一阶段都离不开合同的支撑。它不仅是一种法律约束机制，更是一种系统性的管理手段。具体而言，合同管理具有以下几方面的重要作用：
- 明确权责关系：通过清晰界定发包方、承包方、监理单位等主体的权利义务，避免因职责不清引发争议。
- 控制项目成本：合理设置付款条件、变更机制和索赔条款，有助于防止无序支出和预算失控。
- 防范法律风险：规范合同文本、履行程序和争议解决方式，降低诉讼或仲裁带来的不确定性。
- 促进高效协作：建立标准化的沟通机制和履约监督体系，提高团队执行力和协同效率。
二、当前建设工程合同管理存在的主要问题
尽管合同管理的重要性已被广泛认知，但在实践中仍普遍存在以下典型问题：
- 合同文本质量不高：部分合同使用模板化语言，缺乏针对性条款，未能充分考虑项目特性（如地质条件、工期要求）。
- 履约过程监管薄弱：对合同履行进度、质量标准、安全规范等监控不足，导致偏差难以及时纠正。
- 变更管理混乱：设计变更、签证审批不规范，常出现“先干后签”现象，埋下后期结算隐患。
- 信息传递滞后：合同相关资料分散存储，未实现数字化共享，影响决策效率。
- 人员专业能力不足：项目经理或法务人员对合同条款理解不深，易忽视潜在风险点。
三、构建科学高效的合同管理体系
要破解上述难题，必须从制度设计、流程优化和技术赋能三个维度入手，构建一套覆盖全生命周期的合同管理体系：
1. 合同编制阶段：精细化准备是基础
在合同起草前，应组织专项调研，结合项目特点制定差异化条款。例如：
- 针对EPC总承包项目，需细化设计责任划分、材料采购范围及调试责任；
- 对于政府投资项目，应严格遵守《政府采购法》《招标投标法》相关规定；
- 引入法律顾问参与审核，确保条款合法合规且具备可执行性。
建议采用“通用条款+专用条款”结构，既保证格式统一，又保留灵活性。
2. 合同签署阶段：程序规范+责任落实
签署过程应做到“三审三核”：
- 初审：由项目负责人确认内容完整性；
- 复审：由法务部门检查合法性与逻辑一致性；
- 终审：由管理层批准并备案存档。
同时，建立电子签名系统，实现合同签署留痕、可追溯，减少纸质文档遗失风险。
3. 合同履行阶段：动态监控+预警机制
这是合同管理最关键的环节。推荐实施“双轨制”管控：
- 进度跟踪表：按月更新关键节点完成情况，与计划对比分析偏差原因；
- 履约评分卡：从质量、安全、环保、诚信等多个维度量化评估承包商表现。
设立专门的合同管理员岗位，负责日常履约监督，并定期向项目部汇报异常情况。一旦发现违约行为（如延期交付、偷工减料），立即启动预警机制，发出整改通知并记录在案。
4. 合同变更与索赔管理：流程透明+证据固化
工程变更不可避免，但必须规范化处理：
- 所有变更均须经三方（业主、监理、承包方）书面确认；
- 变更申请单应包含背景说明、影响分析、费用估算等内容；
- 建立变更台账，分类归档，作为最终结算依据。
对于索赔事项，应遵循“谁主张、谁举证”原则，提前收集影像资料、会议纪要、往来函件等证据链，避免事后扯皮。
5. 合同归档与知识沉淀：数字化转型势在必行
传统纸质档案易损毁、难查找。建议推行合同管理系统（CMS），实现：
- 电子化归档：扫描上传合同原件，自动识别关键字段（如金额、期限、违约金）；
- 智能检索：支持按项目编号、签约日期、对方单位等多维查询；
- 数据分析：生成履约率、平均付款周期、争议频次等报表，辅助决策优化。
四、典型案例解析：某地铁项目合同管理的成功实践
以某市轨道交通项目为例，该工程涉及多个标段、数十家参建单位，初期曾因合同管理松散导致多次停工整顿。后来项目组采取以下措施：
- 成立合同管理中心，配备专职合同经理；
- 开发定制化合同管理平台，集成OA审批、履约提醒、变更登记等功能；
- 每月召开合同履约例会，通报问题、协调资源；
- 引入第三方审计机构对重大合同进行合规性审查。
结果：项目整体进度提前15%，合同争议数量下降60%，累计节约成本约800万元。这一案例充分证明，科学的合同管理不仅能控风险，还能创造价值。
五、未来趋势：智能化与合规化并重
随着AI、大数据、区块链等技术的发展，合同管理正迈向智能化时代：
- AI辅助审查：利用自然语言处理技术自动识别合同中的高风险条款；
- 区块链存证：将合同签署、变更记录上链，确保数据不可篡改；
- 合规自动化：对接国家法规库，实时提醒政策变动对合同的影响。
与此同时，国家层面也在加强监管力度，《建设工程质量管理条例》《民法典》等法律法规不断细化合同义务，企业必须强化合规意识，推动合同管理从“被动应对”转向“主动预防”。
结语
浅谈建设工程的合同管理并非简单地签订一份文件，而是一个涵盖策划、执行、监督、优化的闭环系统。只有建立起全员参与、全过程管控、全要素协同的管理体系，才能真正发挥合同的价值，助力项目高质量落地。面对日益激烈的市场竞争和日趋严格的监管环境，加强合同管理能力，已经成为每一个建筑企业必须修炼的基本功。
