工程变更及签证的管理：如何实现高效、合规与成本控制

在工程建设过程中，工程变更和签证是常见且不可避免的现象。无论是设计图纸的调整、施工方案的优化，还是现场条件变化引发的额外工作量，都可能通过正式的变更或签证程序来确认并纳入项目预算与进度计划。然而，如果缺乏系统化、标准化的管理机制，这些看似“小”的变动往往会演变成项目延期、成本超支甚至法律纠纷，严重损害企业信誉与投资回报。

一、什么是工程变更与签证？

工程变更是指在施工过程中因设计缺陷、业主需求调整、法规政策更新或不可抗力等因素，导致原合同范围内的工程内容发生实质性修改的行为。这类变更通常需要重新审批、评估影响，并形成书面文件作为结算依据。

签证则是指施工单位在执行合同约定外的工作时，由监理单位或业主代表签认的临时性任务确认凭证，常见于隐蔽工程、零星用工、材料代用等情况。签证虽不改变主体结构或功能，但若未规范管理，易滋生“虚假签证”、“重复计价”等问题。

二、为什么必须加强工程变更及签证的管理？

首先，从项目管控角度看，有效的变更管理能够保障项目按既定目标推进，避免因随意变更造成进度失控。其次，从财务管理角度出发，每一份合理的变更签证都是结算的重要依据，直接影响最终造价。若管理混乱，极易出现“先干后补”、“事后追认”等违规操作，导致审计风险上升。

再次，从法律合规层面看，《建设工程质量管理条例》《建筑法》及相关合同条款均明确要求所有变更必须履行合法程序。忽视流程不仅违反合同约定，还可能引发索赔诉讼，增加企业法律成本。

三、当前工程变更及签证管理中存在的主要问题

• 流程不规范：部分项目无统一申报模板，变更申请提交随意，审批链条冗长，信息传递滞后。
• 责任不清：建设单位、设计单位、施工单位之间职责边界模糊，谁负责发起、谁审核、谁执行缺乏明确分工。
• 资料缺失或造假：存在“口头变更”、“拍照替代签证”等现象，事后难以追溯，给审计带来困难。
• 缺乏信息化支撑：多数仍依赖纸质文档流转，效率低下，无法实时监控变更状态和影响分析。
• 成本意识薄弱：一些项目管理人员对变更带来的费用增量敏感度低，未能及时进行成本预警与控制。

四、构建科学高效的工程变更及签证管理体系

1. 建立全流程闭环管理制度

应制定《工程变更与签证管理办法》，涵盖从发起、评审、批准、实施到归档的全过程。具体包括：

• 发起阶段：由施工单位填写《工程变更/签证申请表》，附带必要附件（如照片、图纸、技术说明），注明变更原因、影响范围、工期调整建议等。
• 审核阶段：由项目部牵头组织设计、监理、造价咨询单位联合评审，重点评估是否必要、是否合理、是否可控。
• 审批阶段：根据变更金额分级审批——小额变更（如≤5万元）由项目经理审批；中等金额（5万~50万元）需报公司总部；重大变更（＞50万元）须经董事会或招标领导小组审议。
• 执行与记录：审批通过后方可实施，现场负责人须全程监督，并留存影像资料和过程日志。
• 归档备案：变更完成后7日内完成电子档案上传至项目管理系统，确保可查、可溯、可审。

2. 明确各方权责与协同机制

建立“三方联动”机制：

• 建设单位负责总体协调，提供变更决策支持，特别是涉及投资增加或功能调整的重大事项。
• 设计单位参与技术论证，判断变更可行性，出具补充图纸或变更说明。
• 施工单位承担第一线执行责任，确保变更内容真实、准确、合规，不得擅自扩大范围。

同时设立专职变更管理员（可由造价工程师兼任），负责日常事务处理、台账登记与定期汇报。

3. 引入信息化手段提升效率

推广使用BIM+项目管理平台，实现以下功能：

• 在线提交变更申请，自动触发审批流；
• 实时查看各环节进度，防止拖延；
• 自动生成对比报表（原计划 vs 实际变更），辅助成本控制；
• 集成合同管理系统，自动校验变更是否超出预算额度；
• 移动端拍照上传，实现现场数据即时采集。

例如某大型房建项目采用“智慧工地平台”后，平均变更审批周期从14天缩短至5天，变更错误率下降60%。

4. 加强培训与考核机制

定期开展专项培训，内容涵盖：

• 变更签证法律法规解读；
• 常见风险点识别（如虚构签证、偷工减料）；
• 案例教学（典型成功与失败案例分析）。

将变更管理纳入绩效考核指标，如：“月度变更数量合理性”、“签证真实性核查得分”、“成本偏差率”等，激励一线人员主动规范操作。

五、典型案例解析：正反两面经验教训

案例一：某市政道路改造项目——成功的管理实践

该项目引入全过程数字化变更管理系统，每个变更均需扫码上传现场证据（含时间戳）。一次因地质条件变化需更换管材，项目部迅速响应，3日内完成申报、审批、实施全过程，且成本控制在预算内。后期审计顺利通过，获得政府优质工程奖。

案例二：某商业综合体项目——惨痛教训

由于缺乏制度约束，施工单位多次采取“先做后报”方式，累计产生无效签证近20项，涉及金额超百万元。最终被审计发现后，不仅全部作废，还被责令退还多付工程款，并处以罚款。该项目因此延误半年，损失巨大。

六、未来趋势：向精细化、智能化转型

随着数字建造技术的发展，工程变更及签证管理正朝着以下几个方向演进：

• AI辅助决策：利用机器学习模型预测变更可能性，提前干预；
• 区块链存证：确保变更数据不可篡改，增强可信度；
• 大数据驱动成本预警：通过历史数据分析识别异常变更模式，防范舞弊风险。

这不仅是提升项目管理水平的关键路径，更是企业迈向高质量发展的必然选择。

结语

工程变更及签证虽小，却是项目建设成败的关键变量。唯有建立起制度健全、流程清晰、责任明确、技术赋能的管理体系，才能真正做到“事前预防、事中控制、事后留痕”，从而实现项目安全、质量、进度与效益的多维平衡。对于任何工程项目管理者而言，这不是可选项，而是必修课。