做好养护工程档案管理：如何构建高效、规范、可追溯的管理体系？
在现代交通基础设施日益复杂和精细化的背景下，养护工程作为保障道路安全运行的核心环节，其档案管理的重要性愈发凸显。然而，许多单位仍存在档案资料分散、归档不及时、标准不统一、信息化程度低等问题，导致后期审计、责任追溯、经验总结困难重重。那么，如何才能真正做好养护工程档案管理？本文将从制度建设、流程优化、技术赋能、人员培训与监督机制五个维度系统阐述，为行业提供一套科学可行的操作路径。
一、为什么要重视养护工程档案管理？
养护工程档案是工程项目全过程的真实记录，涵盖设计、施工、监理、验收、质量检测、变更签证、资金使用等关键节点信息。它不仅是项目合规性的法律凭证，更是未来养护决策、绩效评估、历史对比和科研分析的重要数据基础。
- 法律合规要求：根据《公路养护工程质量检验评定标准》《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328）等规定，所有养护工程必须形成完整、准确、系统的档案材料，否则可能面临行政处罚或无法通过竣工验收。
- 责任追溯需求：一旦发生安全事故或质量问题，档案是厘清各方责任的关键依据。例如，某高速公路沥青路面早期破损事件中，正是通过调阅施工阶段的材料进场记录和温度控制日志，才确定了施工单位未按规范执行摊铺工艺。
- 数据资产价值：随着智慧公路和数字孪生技术的发展，养护档案将成为AI算法训练、预测性维护模型构建的基础数据源，实现从“被动维修”向“主动预防”的转型。
二、当前养护工程档案管理存在的主要问题
尽管政策推动不断加强，但实践中依然存在诸多痛点：
- 归档滞后严重：部分项目负责人重施工轻文档，导致资料积压甚至遗失，影响项目结算进度。
- 格式混乱、标准不一：不同地区、单位自行制定归档目录，缺乏统一编码规则和电子化标准，难以实现跨区域共享。
- 纸质与电子并存，管理割裂：大量纸质文件未及时扫描数字化，造成重复劳动和空间浪费；而电子文件又常因版本混乱、权限不明而失效。
- 缺乏专业人员：档案管理人员多由临时兼职人员担任，缺乏专业知识和责任心，归档质量参差不齐。
- 监督考核机制缺失：未将档案管理纳入绩效考核体系，导致执行流于形式。
三、做好养护工程档案管理的五大核心策略
1. 建立健全制度体系，明确职责分工
首先要制定《养护工程档案管理办法》，明确归档范围、时间节点、责任人及奖惩措施。建议实行“谁主管、谁负责；谁形成、谁归档”的责任制，并设立专职档案管理员岗位，确保专人专管。
例如，某省交通厅推行“双签制”——施工日志由现场技术人员签字确认后，再由监理工程师复核签字，确保原始记录真实有效。同时，在项目立项时即启动档案策划，编制《档案管理计划书》，细化各阶段归档任务清单。
2. 优化归档流程，实现闭环管理
应建立“过程留痕+节点控制”的全流程管理模式：
- 施工前：制定档案目录模板，统一表格格式；
- 施工中：每周收集影像资料、检测报告、会议纪要等，做到“随做随归”；
- 竣工后：组织专项验收，对照清单逐项核查，确保无遗漏；
- 移交前：完成电子化扫描与结构化存储，形成完整数据库。
可引入“二维码标签”技术，每个档案盒贴上唯一编号，扫码即可查看内容摘要、生成时间、责任人等信息，提升查找效率。
3. 推进数字化转型，打造智慧档案平台
利用BIM、GIS、云计算等技术搭建养护工程档案管理系统，实现：
- 在线上传、自动分类、智能检索；
- 权限分级管理，保障信息安全；
- 移动端支持，便于现场采集与审核；
- 与财政、审计、质监等部门数据互通，提升协同效率。
典型案例：江苏省某市交通局开发的“智慧养护档案云平台”，集成10万+份历史档案，支持关键词搜索、时空定位查询、可视化图表展示等功能，使档案调阅时间从平均3天缩短至10分钟。
4. 加强人员培训，提升专业素养
定期组织档案业务培训，内容包括但不限于：
- 档案法律法规解读；
- 归档流程实操演练；
- 电子文件长期保存技术（如PDF/A格式应用）；
- 常见错误案例分析。
鼓励档案管理人员考取“档案管理员职业资格证书”，并与职称评定挂钩，增强职业认同感。同时，可通过“以老带新”机制，加速新人成长。
5. 强化监督检查，纳入绩效考核
建立“月度自查+季度抽查+年度评比”的三级检查机制，将档案管理纳入部门年度目标责任考核，权重不低于5%。对优秀单位给予通报表扬和奖励，对问题突出的责令整改并通报批评。
例如，某高速公路公司每年开展“档案质量提升月”活动，邀请第三方机构进行盲审打分，结果直接计入领导班子年度绩效考核，极大提升了各单位主动性。
四、典型案例分享：某省级公路局的成功实践
该局自2022年起实施“五化”档案管理改革（标准化、数字化、规范化、闭环化、责任化），取得显著成效：
- 制定《养护工程档案管理手册》，覆盖所有类型项目；
- 建成全省统一的养护档案数据库，接入政务云平台；
- 推行“一项目一档案包”制度，实现全过程追踪；
- 设置“档案之星”评选机制，激发一线积极性；
- 每年组织两次专项督查，发现问题限期整改。
一年内，该局档案完整率从78%提升至96%，审计问题率下降60%，获得交通运输部试点示范单位称号。
五、未来发展趋势：从传统档案走向知识资产
随着大数据和人工智能技术的进步，养护工程档案将不再是静态记录，而是动态的知识引擎：
- 通过NLP技术提取文本中的关键信息，自动生成养护建议；
- 结合历史数据训练AI模型，预测路面寿命和病害趋势；
- 打造“数字孪生+档案驱动”的养护决策支持系统，实现精准施策。
可以预见，未来的养护档案管理将是“全生命周期、全链条贯通、全要素融合”的智慧管理体系。
结语
做好养护工程档案管理不是简单的资料整理，而是关乎工程质量、安全管理、政策落地和技术创新的战略性工作。唯有从制度、流程、技术、人才、监督五个方面同步发力，才能真正建立起科学、规范、高效的档案管理体系，为新时代交通强国建设提供坚实支撑。
