中化工程档案在哪管理？如何高效规范地进行工程档案归档与利用？
在现代工程建设过程中，工程档案不仅是项目全过程的真实记录，更是企业资产、法律责任和未来决策的重要依据。对于中化集团及其下属子公司而言，工程档案的科学管理直接关系到项目合规性、风险控制能力以及后续运维效率。那么，中化工程档案到底在哪管理？又该如何实现规范化、数字化、智能化的归档与利用？本文将从管理主体、存储方式、流程规范、技术支撑及实践案例五个维度，系统解析中化工程档案的管理体系。
一、中化工程档案管理的主体是谁？
中化工程档案的管理责任主体通常包括三个层级：集团公司总部、各事业部/子公司档案管理部门，以及具体工程项目部。
- 集团公司层面：制定统一的工程档案管理制度、标准规范和技术要求，统筹全集团范围内的档案资源建设与监督考核。
- 二级单位（如中化国际、中化能源等）：负责本单位工程项目的档案收集、整理、审核与移交，确保符合集团要求。
- 项目部或工程承包单位：作为一线执行者，负责日常资料的形成、分类、编号和初步归档，是档案源头质量的第一责任人。
这种分级管理模式既保证了政策的一致性和执行力，也兼顾了不同业务单元的实际操作灵活性。值得注意的是，随着中化集团推进“数字化转型”，越来越多的档案管理职责正向信息化平台集中，例如通过ERP、项目管理系统（PMS）集成电子档案模块，实现“谁形成、谁负责、谁上传”的闭环机制。
二、中化工程档案主要存储在哪里？
目前，中化工程档案的存储呈现“双轨制”趋势——纸质档案与电子档案并存，并逐步向以电子档案为主过渡。
1. 纸质档案存放地点
纸质档案一般由各单位档案室或专门的工程档案库房保管，这些场所需满足以下条件：
- 防火、防潮、防虫、防盗；
- 恒温恒湿环境（温度14-24℃，湿度45%-60%）；
- 独立区域，配备专用柜架和标签标识系统；
- 实行出入登记制度，专人管理。
例如，中化泉州石化项目部设有专门的工程资料室，采用智能密集架+RFID标签追踪系统，提升查阅效率与安全性。
2. 电子档案存储平台
近年来，中化集团大力推进电子档案管理系统（EAMS），其核心部署在集团内部云平台上，具备如下特点：
- 结构化数据存储：按项目、专业、阶段分类，支持关键词检索、全文搜索；
- 权限分级控制：不同角色可访问不同级别的档案内容（如项目经理可查看全部，施工员仅能看本工区）；
- 自动归档机制：与项目进度联动，关键节点自动生成归档任务提醒；
- 长期保存保障：采用RAID磁盘阵列+异地备份策略，确保数据安全不丢失。
此外，中化还引入了区块链技术用于重要工程文件的溯源认证，比如设计变更单、竣工图签章记录等，防止篡改，增强法律效力。
三、中化工程档案归档流程是否标准化？
是的，中化集团已建立覆盖全生命周期的工程档案归档流程，分为四个阶段：
- 形成阶段：项目初期即明确档案责任人，制定《工程文件形成计划》，涵盖合同文本、图纸、会议纪要、施工日志等；
- 收集整理阶段：项目部每月组织一次档案自查，按《中化工程档案分类编码规则》进行目录编制和装订；
- 审核移交阶段：工程竣工后，由监理单位、建设单位、档案管理部门三方联合验收，签署《工程档案移交清单》；
- 入库归档阶段：纸质件送交档案馆，电子件上传至EAMS平台，完成最终归档。
该流程已在多个重大项目中落地，如中化洛阳工程中心改造项目，实现了“边施工边归档”，避免后期突击补录现象，极大提升了档案完整率和可用性。
四、技术赋能：如何用数字化手段提升档案管理水平？
中化集团高度重视信息技术对档案管理的赋能作用，近年来重点投入以下几项关键技术：
1. 档案管理系统（EAMS）升级
基于B/S架构开发的EAMS系统支持多终端接入，不仅适用于PC端，还可通过移动端APP扫码上传照片、视频等多媒体资料，极大便利一线人员录入工作。
2. BIM+档案融合应用
在新建项目中，中化推广使用BIM模型驱动档案生成。例如，每条管线信息对应一个构件编号，相关施工记录、检测报告自动关联到该构件，实现“一物一档”，可视化追溯。
3. AI辅助智能编目
利用自然语言处理（NLP）技术对扫描后的文档进行语义识别，自动提取关键词、时间、人物、事件等要素，生成结构化元数据，减少人工标注负担。
4. 数据治理与知识图谱构建
通过对历史项目档案的数据清洗与建模，构建中化工程知识图谱，帮助新员工快速了解类似项目的经验教训，提升整体知识复用效率。
五、典型案例分享：中化宁波新材料基地工程档案管理实践
该项目总投资超50亿元，涉及土建、机电、环保等多个专业领域。为应对复杂档案管理挑战，中化采取了以下措施：
- 成立专项档案工作组，由档案专员、项目工程师、IT人员组成，全程参与项目建设；
- 建立统一编码体系，所有档案编号遵循“项目代码+专业代码+序号”格式，便于索引；
- 实施“月度归档通报”机制，对进度滞后的单位进行公示，倒逼责任落实；
- 开发定制化小程序，允许现场人员拍照上传隐蔽工程影像资料，自动打上地理位置坐标和时间戳。
最终，该项目档案一次性通过省级档案验收，被评为“浙江省优质工程档案示范项目”，为其他中化项目提供了可复制的经验模板。
六、常见问题与改进建议
尽管中化工程档案管理已取得显著成效，但仍存在一些痛点：
- 基层意识不足：部分项目负责人仍认为档案是“事后补材料”，未重视过程管控；
- 跨部门协作难：设计、采购、施工、监理等部门之间信息孤岛严重，导致档案碎片化；
- 电子档案标准不统一：个别单位使用非标准格式上传，影响后期共享与利用。
为此建议：
- 强化培训宣贯，将档案管理纳入项目绩效考核指标；
- 推动项目管理系统与档案系统的深度集成，打通数据壁垒；
- 出台《中化电子档案管理办法》，明确格式、命名规则、元数据字段等要求。
只有让档案真正成为项目“看得见、查得清、用得好”的资产，才能体现其最大价值。
