工程合同管理简单案例：如何有效管控项目风险与成本

在建筑、基础设施和工程项目中，合同管理是确保项目顺利推进的核心环节。一个简单的工程合同管理案例，往往能揭示出复杂项目中的关键问题——如责任不清、变更频繁、付款延迟等。本文将以一个实际发生的建筑工程为例，深入剖析如何通过科学的合同管理流程来规避风险、控制成本，并提升整体项目效率。

一、案例背景介绍

某市新建住宅小区开发项目由A房地产公司投资建设，总建筑面积约8万平方米，总投资额约为3.5亿元人民币。该项目采用EPC（设计-采购-施工）总承包模式，由B建筑公司作为承包方负责全部施工任务。合同约定工期为18个月，合同金额为2.8亿元，采用固定总价合同形式。

然而，在项目执行过程中，出现了多次设计变更、材料价格上涨以及现场管理混乱等问题，导致项目进度滞后、成本超支。最终，双方因合同履行争议进入仲裁程序，给企业带来了严重的财务损失和声誉影响。

二、问题分析：合同管理薄弱环节

1. 合同条款不明确

该合同虽然采用了固定总价形式，但对“变更范围”、“价格调整机制”、“不可抗力界定”等关键内容描述模糊。例如，当钢材市场价格上涨超过10%时是否可调价？合同未明确规定，导致后期争议不断。

2. 变更管理流程缺失

在施工阶段，甲方提出多项设计优化建议，但未形成书面变更指令，也未进行成本评估。施工单位自行实施后，要求追加费用，引发扯皮。这反映出缺乏规范的变更审批流程和文档记录机制。

3. 进度与付款脱节

原合同规定按月支付工程款，但未设置进度节点考核标准。施工单位常以“已完成部分工作”为由申请付款，而甲方无法判断其真实性，造成资金浪费或拖欠现象。

4. 风险分配不合理

合同中将全部市场波动风险转嫁给承包商，忽视了通货膨胀、政策调整等外部因素的影响，违背公平原则，加剧了合作紧张关系。

三、改进措施：构建科学的合同管理体系

1. 明确合同核心条款，细化附件内容

针对上述问题，建议重新梳理合同文本，重点补充以下条款：

• 价格调整机制：设定主材价格波动阈值（如±5%），触发时按第三方造价机构发布的价格指数进行调差；
• 变更管理流程：建立“申请—审核—确认—备案”四步流程，所有变更必须经双方签字盖章生效；
• 进度节点与付款挂钩：将工程分为基础、主体、装修三个阶段，每阶段完成后按完成比例支付对应款项；
• 风险共担机制：引入合理分摊机制，如政府政策变动导致的成本增加由双方协商解决。

2. 建立合同履约跟踪系统

利用信息化工具对合同执行情况进行动态监控。例如使用蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）这样的项目管理系统，可以实现：

• 合同台账自动归档，支持关键词搜索；
• 变更请求在线提交、审批留痕；
• 进度计划与实际对比预警功能；
• 付款记录与发票同步管理，避免重复支付。

这种数字化手段极大提升了合同管理效率，减少人为失误和信息不对称带来的纠纷。

3. 强化沟通机制与定期复盘

设立每月合同例会制度，由项目经理、法务、财务三方参与，检查合同履行情况，识别潜在风险点。同时，每季度组织一次合同绩效评估，总结经验教训，优化后续项目管理策略。

四、成果验证：从失败到成功的转变

在整改后的半年内，该房地产公司启动了另一个类似规模的新项目，全面应用上述合同管理方法。结果显示：

• 合同争议数量下降70%，仲裁案件减少至零；
• 项目平均工期缩短15%，成本偏差控制在±3%以内；
• 供应商满意度提升至95%，合作关系更加稳定。

这一变化证明，即使是看似简单的工程合同管理，只要注重细节、流程规范和工具赋能，也能带来显著的经济效益和社会效益。

五、结语：工程合同管理不是终点，而是起点

工程合同管理不仅仅是签署一份文件那么简单，它是贯穿项目全生命周期的战略性管理工作。通过本案例可以看出，早期的风险识别、中期的过程控制、后期的闭环反馈缺一不可。尤其在当前建筑行业竞争激烈、利润空间压缩的大环境下，精细化合同管理已成为企业降本增效的关键抓手。

对于广大工程管理者而言，不妨从一个小项目入手，尝试将标准化、数字化的合同管理模式落地实践。你会发现，那些曾经让人头疼的问题，其实都有迹可循、有法可依。

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