施工和工程合同管理怎么做才能避免纠纷并提升项目效率？
在建筑与工程项目中，施工和工程合同管理是确保项目顺利推进、控制成本、规避风险的核心环节。一份科学、严谨、执行到位的合同管理体系不仅能明确各方权责，还能有效预防因条款模糊、执行不力或沟通断层导致的工期延误、质量争议甚至法律诉讼。那么，施工和工程合同管理到底该如何做？本文将从合同编制、审批流程、履约监督、变更控制到数字化工具应用等维度，系统阐述一套行之有效的管理策略。
一、施工和工程合同管理的重要性
工程项目具有周期长、参与方多、资金投入大、技术复杂等特点，若缺乏完善的合同管理体系，极易出现以下问题：
- 责任不清：甲乙双方对工作范围、质量标准、付款条件理解不一致；
- 进度失控：未设定合理的里程碑节点及违约条款；
- 成本超支：缺乏对变更签证的严格审核机制；
- 法律风险：合同条款不合规或未及时备案，易引发仲裁或诉讼；
- 信息孤岛：纸质合同分散保存，难以追溯历史版本与执行情况。
因此，建立标准化、全流程、可追踪的施工和工程合同管理制度，已成为现代工程管理的必修课。
二、施工和工程合同管理的关键步骤
1. 合同策划阶段：明确目标与风险识别
在招标前，应由项目经理牵头，联合法务、预算、技术等部门进行合同策划。重点包括：
- 确定合同类型（总价包干、单价合同、成本加酬金等）；
- 识别潜在风险点（如地质条件变化、政策调整、材料涨价）并制定应对措施；
- 设置合理的奖惩机制，激励承包商按时保质完成任务。
2. 合同起草与审核：专业+规范双重保障
合同文本必须由具备工程背景的专业律师起草，并经内部多部门会签：
- 技术条款清晰：详细描述施工工艺、验收标准、图纸版本；
- 商务条款明确：付款比例、时间节点、逾期利息计算方式；
- 法律条款完备：争议解决地、适用法律、保密义务、知识产权归属。
建议使用国家推荐的标准合同范本（如《建设工程施工合同（示范文本）》GF-2017-0201），再根据项目特点定制化修改。
3. 合同审批与签署：流程透明、责任到人
实行分级审批制度：
- 一般合同由项目负责人初审 → 财务/法务复核 → 分管领导终审；
- 重大合同（金额超500万）需提交公司董事会或上级单位审批；
- 所有合同签署前须录入合同管理系统，生成唯一编号便于追踪。
4. 履约过程中的动态管理：全过程监控与预警
合同签订后，进入执行阶段，此时管理重心转向履约监督：
- 建立合同台账，记录关键节点完成情况（开工、中间验收、竣工）；
- 定期召开合同履约会议，协调资源、解决争议；
- 利用信息化手段实时上传影像资料、进度报表、质量检测报告；
- 设置红黄绿灯预警机制：当进度滞后≥10%或质量不合格率超标时自动提醒责任人。
5. 变更与索赔管理：合法合规、证据充分
工程变更是常态，但必须规范处理：
- 任何变更均需填写《工程变更申请单》，说明原因、影响范围及费用估算；
- 由监理工程师、设计单位、业主三方共同确认后方可实施；
- 保留完整证据链（照片、邮件、会议纪要、签字文件）用于后续结算或索赔；
- 建立“变更台账”，按月统计变更次数与金额，评估是否需要调整总预算。
6. 合同归档与知识沉淀：为未来项目赋能
项目结束后，应及时整理归档全部合同文件：
- 电子版扫描件上传至云端存储平台（如蓝燕云）；
- 纸质原件分类存放于档案室，贴标签标注编号、类别、生效时间；
- 形成《合同执行总结报告》，提炼经验教训，供后续项目参考。
三、数字化转型：让施工和工程合同管理更高效
传统手工管理模式已无法满足现代大型项目的精细化要求。借助数字化工具，可以实现：
- 在线签署与审批：减少纸质流转时间，提高效率；
- 智能提醒功能：自动推送付款截止日、验收节点等重要事项；
- 数据可视化分析：通过仪表盘展示合同履行率、履约偏差率等指标；
- 移动端支持：现场人员可通过手机拍照上传资料，即时同步至后台。
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四、常见误区与改进建议
很多企业虽然重视合同管理，但仍存在如下误区：
- 重签订轻执行：认为签完字就万事大吉，忽视过程监管；
- 忽视变更控制：随意口头约定变更内容，事后难追责；
- 缺乏培训机制：一线管理人员不懂合同条款，导致误操作；
- 档案混乱：合同散落各处，查找困难，影响审计和清算。
改进方向：
- 开展年度合同管理专项培训，提升全员法律意识；
- 设立专职合同管理员岗位，负责日常维护与协调；
- 引入第三方审计机构定期检查合同执行情况；
- 推行“谁主管谁负责”的责任制，将合同履约纳入绩效考核。
五、结语：构建闭环式合同管理体系，推动项目高质量交付
施工和工程合同管理不是一次性的工作，而是一个贯穿项目全生命周期的持续优化过程。只有建立起“策划—起草—审批—履约—变更—归档”的闭环体系，并辅以数字化工具加持，才能真正实现风险可控、效率提升、利益共赢的目标。对于施工单位、建设单位乃至政府监管部门而言，这不仅是合规要求，更是提升竞争力的战略选择。
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