潍坊学院工程合同管理：如何实现全流程规范化与风险防控？
在高等教育快速发展的背景下，高校基建项目日益增多，工程合同作为项目建设的核心法律文件，其规范性、合法性与执行力直接影响学校的资金安全、工程质量及后续运营效率。潍坊学院作为山东省重点建设高校之一，在校园扩建、教学楼翻新、实验室升级等工程中积累了丰富的实践经验。本文将深入探讨潍坊学院如何通过制度建设、信息化手段、全过程管控和专业团队协作，构建科学高效的工程合同管理体系，从而实现从立项到结算的全流程闭环管理。
一、制度先行：建立完善的合同管理制度体系
潍坊学院高度重视工程合同管理工作，将其纳入学校内部控制体系的重要组成部分。近年来，学校修订并发布了《潍坊学院工程项目合同管理办法》《招标采购合同审查流程指引》《合同履约监督管理实施细则》等一系列规章制度，明确了合同起草、审批、签署、履行、变更、终止等各环节的责任主体和操作标准。
这些制度不仅细化了合同文本的基本要素（如工程范围、价款支付方式、工期要求、违约责任等），还特别强调“先审批后执行”原则，杜绝无预算、无计划、未经评审的合同行为。例如，在2023年实施的新版制度中，明确规定所有金额超过50万元的工程类合同必须由校内法律顾问、审计部门、财务处联合会审，确保合同条款合法合规且具备可执行性。
二、信息化赋能：打造合同管理数字化平台
面对传统纸质合同管理效率低、易遗漏、难追溯的问题，潍坊学院于2022年起启动“智慧基建合同管理系统”建设项目，整合OA办公系统、财务系统、资产管理系统，实现了合同全生命周期的线上化管理。
该平台包含五大模块：合同录入与归档、进度跟踪与提醒、付款申请与审批、履约评价与风险预警、档案电子化存档。系统支持自动比对合同金额与预算额度、自动生成付款节点提醒、实时显示合同状态（待签、生效、履行中、已完成）等功能。以某教学楼改造项目为例，系统在施工中期发现施工单位未按约定提交阶段性验收报告，立即触发预警机制，通知项目负责人及时介入处理，避免了潜在纠纷。
此外，平台还接入了区块链存证技术，对关键合同条款进行哈希固化，确保数据不可篡改，增强合同法律效力。这一举措有效提升了合同管理的透明度和公信力，也为未来审计、纪检监督提供了可靠依据。
三、全过程管控：强化事前预防与事中监督
潍坊学院坚持“预防为主、过程可控”的理念，将合同管理前置至项目策划阶段，做到“源头把关”。在项目立项时即组织专家论证会，评估合同风险点，明确关键控制节点；在招标阶段引入竞争机制，优先选择信用良好、履约能力强的承包商，并要求提供履约保函或保证金。
进入履行阶段后，学校设立专职合同管理员岗位，负责每日跟踪合同执行情况，定期编制《合同履约月报》，报送分管校领导和相关部门。同时，实行“双人复核制”，即每份合同付款申请需经项目负责人与财务专员双重审核，防止重复支付或超付现象发生。
值得一提的是，学校建立了合同履约信用评价机制，每年对合作单位进行综合评分，结果纳入下一周期供应商库准入名单。对于存在重大违约行为的企业，直接列入黑名单，取消其参与校内项目的资格，形成强有力的约束力。
四、专业协同：构建跨部门联动机制
工程合同管理不是单一部门的工作，而是涉及基建处、财务处、审计处、纪委监察室、法务办等多个职能部门的协同作战。潍坊学院创新性地成立了“工程合同管理联席会议制度”，每月召开一次专题会议，通报合同执行情况，协调解决争议问题。
例如，在2024年一项学生公寓建设项目中，因设计变更导致原合同总价上涨约15%，各方就是否调整价格产生分歧。通过联席会议机制，基建处提出变更理由，财务处测算影响，法务办出具合法性意见，最终达成一致方案：由学校专项经费补充差额，确保工程顺利推进，同时维护了学校权益。
这种多部门联动模式不仅提高了决策效率，也增强了合同执行的权威性和公正性，减少了人为干预空间，推动合同管理向专业化、标准化迈进。
五、持续改进：总结经验与优化流程
潍坊学院每年开展一次合同管理专项自查和满意度调查，收集一线管理人员、施工单位、监理单位的意见建议，识别流程短板。针对高频问题，如合同变更频繁、资料不齐全、验收滞后等，制定整改措施并限期落实。
例如，2023年底调查显示，约30%的合同在竣工结算阶段出现资料缺失问题。为此，学校出台了《工程竣工资料移交规范》，明确施工单位必须在完工后15日内完成全部技术文档整理并上传至合同管理系统，否则不予办理结算手续。此举极大提升了资料完整性，减少了后期补办成本。
同时，学校鼓励合同管理人员参加行业培训和交流活动，学习先进高校的经验做法。近两年来，已有十余名骨干赴清华大学、浙江大学等地考察学习，带回多项实用工具和方法论，进一步丰富了本地化实践路径。
结语：迈向高质量发展的合同治理新格局
潍坊学院通过制度完善、技术支撑、流程再造和机制创新，逐步建立起覆盖“事前—事中—事后”的全链条工程合同管理体系，实现了从粗放式管理向精细化治理的转变。这不仅是保障学校基建项目高效落地的关键举措，更是提升内部治理能力现代化水平的重要体现。
未来，随着数字校园建设和“双一流”学科布局的深入推进，潍坊学院将继续深化合同管理改革，探索AI辅助合同审查、大数据预测履约风险等新技术应用，力争打造全国高校合同管理标杆案例，为新时代高等教育高质量发展提供坚实支撑。
