高校建设工程合同管理如何实现高效合规与风险防控？
在高等教育快速发展的背景下，高校基建项目日益增多，涵盖教学楼、实验室、宿舍、体育馆及智慧校园等多元化建设内容。这些工程不仅投资规模庞大，而且涉及主体复杂（政府、高校、设计院、施工单位、监理单位等），工期长、标准高、监管严。因此，高校建设工程合同管理已成为高校后勤与基建管理部门的核心职能之一。
一、高校建设工程合同管理的重要性
高校建设工程合同是明确各方权利义务、规范施工行为、保障资金安全、控制工程进度和质量的法律依据。若管理不当，可能导致超预算、工期延误、质量缺陷、纠纷频发甚至审计风险。例如，某重点高校因未对施工方资质进行严格审查，在竣工验收阶段发现隐蔽工程质量问题，造成返工损失超千万元。这说明，科学、系统的合同管理体系对高校而言已非可选项，而是刚需。
二、当前高校合同管理常见问题
1. 合同文本不规范，条款模糊
部分高校使用通用模板或照搬行业范本，缺乏针对性，尤其对变更签证、索赔机制、违约责任等关键条款描述不清，易引发争议。如某高校项目中“不可抗力”定义模糊，导致台风天气下施工单位要求停工补偿，校方无法准确判断是否应支付费用。
2. 流程管控薄弱，审批环节冗长
许多高校仍采用纸质审批流程，涉及多个部门（财务、法务、纪检、审计）协调困难，效率低下。据调研显示，平均一个合同从立项到签署需耗时45天以上，严重影响工程进度。
3. 履约过程监控不足
合同签订后缺乏动态跟踪机制，未能建立履约台账，对进度款支付、材料变更、人员调整等事项记录缺失，导致后期结算困难。有案例表明，因未及时登记分包商变更，最终审计时被认定为违规分包，影响项目验收。
4. 法律意识淡薄，风险预警滞后
部分管理人员对合同法律属性认识不足，忽视合同履行中的潜在风险（如工期延误、工程质量、环保合规）。一旦发生诉讼或仲裁，高校往往处于被动地位。
三、高校建设工程合同管理的关键策略
1. 构建标准化合同体系
建议高校制定《高校建设工程合同范本》，由法律顾问牵头，结合国家《民法典》《招标投标法》《建筑法》等法律法规，细化以下条款：
- 工程范围与技术标准
- 付款方式与节点控制（如预付款比例、进度款支付条件）
- 工期延误责任划分（含不可抗力情形）
- 质量保证金比例与退还机制
- 争议解决方式（优先协商，次选仲裁或诉讼）
同时设立合同编号制度，确保每份合同可追溯、可查询。
2. 建立全流程信息化管理平台
引入合同管理系统（如钉钉合同、泛微EPM、金蝶云苍穹等），实现合同起草、审批、签署、执行、归档全生命周期数字化。系统应具备：
- 在线协同审批功能（支持移动端）
- 自动提醒到期日、付款日、履约节点
- 数据可视化分析（如合同执行率、逾期率）
- 与财务系统对接，实现资金拨付联动
该平台不仅能提升效率，还能为审计留痕提供技术支持。
3. 强化履约监督与动态评估机制
设立专职合同管理员岗位（建议纳入基建处编制），每月开展履约检查，形成《合同执行情况报告》，重点核查：
- 施工单位是否按图施工，是否存在偷工减料
- 进度款是否按约定比例拨付，有无提前支付现象
- 变更签证是否履行内部审批程序
- 安全文明施工是否达标
对于异常行为，立即启动整改机制，并留存影像资料作为证据。
4. 完善风险防控机制
高校应建立“事前预防—事中控制—事后追责”三位一体的风险管理体系：
- 事前：强化前期论证与供应商筛选
- 通过公开招标择优选择信誉良好、经验丰富的承包商；对大型项目可引入第三方造价咨询机构进行标底审核。
- 事中：设置履约保证金+保险机制
- 要求施工单位缴纳合同金额5%-10%的履约保证金，重大工程投保建筑工程一切险和第三者责任险。
- 事后：建立信用评价体系
- 项目结束后对参建单位进行综合评分，结果纳入黑名单数据库，限制其未来参与高校项目投标。
四、典型案例分析：某985高校成功实践
以清华大学某新校区建设项目为例，该校基建处联合法务、财务、审计等部门，构建了“五位一体”合同管理体系：
- 制定《清华大学建设工程合同管理办法》
- 上线合同电子签章系统（支持CA认证）
- 实施月度履约评估与季度通报机制
- 设立专项监察小组，定期抽查合同执行情况
- 将合同履约纳入部门绩效考核
结果：合同平均签署周期缩短至20天以内，全年无重大纠纷，项目按时交付率提高至96%，节省成本约8%。该模式已被教育部列为高校基建管理示范案例。
五、未来发展趋势与建议
1. 推动合同管理向智能化演进
利用AI技术辅助合同条款审查（如自动识别违法条款）、智能预测履约风险（基于历史数据模型），提升管理水平。
2. 加强跨部门协同治理能力
建议高校成立由分管副校长牵头的“基建合同管理委员会”，统筹协调财务、审计、纪检、国资等部门职责，避免多头管理、推诿扯皮。
3. 注重人才培养与制度建设并重
定期组织合同法、工程管理、项目审计等专题培训，培养复合型人才；同时完善配套制度，如《合同档案管理办法》《合同履约奖惩细则》等。
4. 融入绿色低碳理念
在合同中明确节能环保指标（如绿色建材使用率、碳排放控制目标），推动高校基建向可持续发展方向转型。
结语
高校建设工程合同管理不仅是技术问题，更是治理体系现代化的重要体现。唯有坚持法治思维、数字赋能、闭环管控与协同治理，才能真正实现“控风险、保质量、促效益”的目标，助力高校高质量发展。
