在现代工程建设中，工程档案不仅是项目全过程的真实记录，更是后续运维、审计、法律纠纷处理以及资产移交的重要依据。因此，工程档案管理绝非可有可无的“附加任务”，而是建设单位必须高度重视并系统推进的基础性工作。本文将从制度建设、责任分工、过程控制、信息化手段及监督机制五个维度，深入探讨建设单位如何科学高效地开展工程档案管理工作。
一、建立完善的档案管理制度体系
建设单位作为工程项目的发起方和主导者，首先应制定一套覆盖项目全生命周期的档案管理制度。这包括《工程档案管理办法》《档案归档范围与保管期限表》《档案移交规程》等核心文件，确保档案管理有章可循、有据可依。制度内容需明确各参建单位（设计、施工、监理、检测等）的档案责任边界，避免因职责不清导致资料缺失或重复收集。
例如，在某大型市政道路建设项目中，建设单位通过编制《项目档案管理实施细则》，规定施工单位每完成一个分部工程即提交相应技术资料，并由专人审核签字确认，有效防止了后期补录混乱的问题。此外，制度还应纳入合同条款，要求参建单位将档案质量纳入履约考核指标，提升执行力。
二、明确岗位职责，落实责任到人
工程档案管理是一项系统工程，离不开强有力的组织保障。建设单位应设立专职档案管理员或指定专人负责统筹协调，同时在各参建单位配备兼职档案员，形成“一级抓一级、层层抓落实”的责任链条。档案管理员需具备一定的工程技术背景和档案专业知识，熟悉国家及地方相关法规标准（如《建设工程文件归档规范》GB/T 50328），能够及时发现和纠正问题。
实践中，部分建设单位存在“重进度、轻档案”现象，导致档案滞后甚至缺失。对此，可通过绩效挂钩机制强化责任意识——如将档案归档率与项目结算支付相绑定，对未按时归档的单位予以扣款或通报批评，从而倒逼各方重视档案工作。
三、全过程参与，实现动态管控
工程档案不是竣工后才开始整理的“尾巴工程”，而应在项目建设过程中同步形成。建设单位应全程介入，定期检查档案形成情况，确保原始资料真实、完整、连续。具体措施包括：建立周报/月报制度，跟踪各阶段文件产生节点；开展阶段性验收时同步核查档案完整性；引入第三方专业机构进行中期评估，提前发现问题。
以某医院改扩建工程为例，建设单位在土建施工阶段就启动了电子档案预录入系统，要求施工单位每日上传影像资料、隐蔽验收记录等，极大提升了档案归集效率。同时，利用现场巡查机制，对关键工序（如桩基、混凝土浇筑）实施拍照留痕，为日后追溯提供有力支撑。
四、推动数字化转型，提升管理效能
随着BIM、云存储、移动办公等技术的发展，传统纸质档案管理模式已难以满足高质量发展需求。建设单位应积极推动工程档案数字化进程，构建统一的数据平台，实现档案在线采集、分类、存储、调阅和共享。一方面降低物理空间占用成本，另一方面提高查询速度和安全性。
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五、强化监督检查，确保闭环管理
档案管理是否到位，最终要看能否顺利通过验收和移交。建设单位应建立健全内部审查机制，组织专家团队对档案进行预验收，重点核查目录完整性、签字手续齐全性、载体合规性等问题。对于不符合要求的，限期整改并追踪结果。
此外，还需主动对接住建部门、城建档案馆等外部监管机构，了解最新政策导向，确保档案符合归档标准。例如，某些地区要求所有新建项目必须通过“数字档案馆”平台上传数据方可办理竣工备案，建设单位若不提前准备，可能延误整体进度。
结语：让档案成为价值资产而非负担
工程档案管理看似琐碎，实则是衡量建设单位管理水平的关键标尺。它不仅关乎项目的合法合规运营，更直接影响未来资产管理、风险防控乃至品牌声誉。唯有从思想上重视、制度上规范、执行上落地，才能真正把这项基础性工作做实、做细、做优。建议建设单位结合自身实际，逐步优化档案管理体系，拥抱数字化工具，让工程档案从“被动应付”走向“主动创造价值”。
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