工程档案管理是建设单位必须重视的核心职责与实施路径
在现代工程建设中，工程档案不仅是项目全过程的记录载体，更是质量追溯、责任界定、后期运维和法律合规的重要依据。作为项目建设的发起者和组织者，建设单位在工程档案管理中承担着不可替代的责任。然而，在实践中，许多建设单位对工程档案管理存在认识不足、制度缺失、执行不到位等问题，导致档案资料不完整、不规范甚至缺失，严重影响了项目的验收、审计及后续运营。
一、为什么要重视工程档案管理？
首先，从法律层面看，《建设工程质量管理条例》《档案法》《建设项目文件归档整理规范》（GB/T 50328）等法律法规明确要求建设单位对工程档案负总责。若因档案缺失或错误引发纠纷，建设单位将承担法律责任。
其次，从项目管理角度看，完整的工程档案是实现全过程精细化管理的基础。无论是施工过程中的变更记录、隐蔽工程影像资料，还是竣工图的准确性，都直接影响工程质量和安全性能。一旦发生质量问题，缺少档案将成为追责难题。
再次，从企业信用角度出发，良好的档案管理体现企业的规范化管理水平，有助于提升招投标竞争力、获得政府奖励或政策支持。反之，若档案混乱、造假，则可能被列入失信名单，影响未来发展。
二、建设单位在工程档案管理中的核心职责
1. 建立健全管理制度体系
建设单位应制定符合本项目特点的《工程档案管理办法》，明确档案分类标准、收集范围、移交流程、责任人分工及考核机制。制度需涵盖设计、施工、监理、检测、材料供应等各参与方，确保责任闭环。
2. 明确专人负责，设立专职档案岗位
建议设置“项目档案管理员”或由工程部兼管，并纳入项目团队编制。该岗位需具备一定的工程技术背景和档案知识，熟悉国家及地方档案法规，能有效协调各方资源，推动档案工作落地。
3. 全过程参与，前置控制源头质量
建设单位应在招标阶段即提出档案管理要求，将档案管理纳入合同条款，明确施工单位、监理单位的归档义务。同时，在设计阶段就介入图纸审核与电子化归档准备，避免后期补录困难。
4. 加强过程监督与检查机制
建立定期巡查制度，每季度至少开展一次档案专项检查，重点核查资料是否同步形成、签字是否齐全、内容是否真实。发现问题及时整改，并纳入绩效考核。
5. 推动数字化转型，构建智慧档案平台
鼓励使用BIM+档案管理系统，实现纸质文档电子化、过程数据可视化、权限分级管控。通过信息化手段提高效率、降低风险，也为未来智慧城市、数字孪生提供基础数据支撑。
三、常见问题与改进策略
问题一：档案意识薄弱，认为可后期补录
很多建设单位存在“重进度轻档案”的倾向，认为只要工程完工就能验收，忽视过程资料积累的重要性。这种观念极易造成关键节点资料缺失，如隐蔽工程照片、材料复试报告、试验记录等。
改进策略：加强内部培训，邀请档案专家开展专题讲座；将档案管理纳入项目目标责任制，与项目经理奖金挂钩；利用案例警示教育，展示因档案问题导致项目延期、罚款甚至刑事责任的真实案例。
问题二：多头管理，责任不清
部分项目由多个部门分散管理，如技术部管图纸、商务部管合同、安全部管安全记录，缺乏统一归口，容易出现重复收集、遗漏交叉的问题。
改进策略：成立以建设单位分管领导牵头的档案管理领导小组，统筹协调各部门职责，实行“谁产生、谁负责、谁归档”的原则，杜绝推诿扯皮。
问题三：归档不及时，资料滞后于工程进度
施工过程中形成的大量原始资料未能同步整理归档，往往集中在竣工阶段集中整理，不仅压力巨大，还易出错或丢失。
改进策略：推行“月度归档制”，每月最后一周为归档日，要求施工单位提交当月形成的各类文件；采用移动办公APP辅助拍照上传、在线审批，提升归档时效性。
四、成功实践案例分享
案例一：某省级高速公路建设项目
该项目由省交通厅直属单位投资建设，自开工起即引入第三方档案咨询机构协助管理。建设单位设立专职档案室，配备6名工作人员，实行“五同步”原则：设计与档案同步策划、施工与档案同步形成、验收与档案同步完成、结算与档案同步移交、审计与档案同步审查。最终获评全国优质工程档案奖，成为行业标杆。
案例二：某市保障性住房项目
面对工期紧、参建单位多的情况，建设单位开发了基于微信小程序的档案报送系统，要求施工单位每日上传当日施工日志、影像资料、材料报验单等，自动归类生成台账。既减轻人工负担，又确保了数据实时性与完整性，极大提升了档案管理水平。
五、未来发展趋势与建议
随着“双碳”战略推进和数字中国建设提速，工程档案管理正朝着标准化、智能化、绿色化方向发展。建设单位应主动适应变革：
- 加快推动档案电子化、无纸化，探索区块链技术用于防篡改、确权验证；
- 对接住建部“智慧工地”平台，实现档案数据与项目全过程数据联动；
- 积极参与行业标准制定，推动本地化档案管理制度升级；
- 强化跨区域协作能力，为大型EPC总承包项目提供标准化档案服务输出。
总之，工程档案管理不是简单的资料收集，而是贯穿项目建设全生命周期的战略性管理工作。建设单位必须转变观念，从被动应对转向主动引领，才能真正发挥档案的价值，助力高质量发展。
