工程项目结算管理工作怎么做才能高效精准？全流程解析与实操指南
在建筑行业快速发展的背景下，工程项目结算管理工作已成为项目管理中的关键环节。它不仅直接影响企业的资金回笼效率、利润空间和财务健康度，更是衡量项目执行质量的重要标尺。然而，在实际操作中，许多企业仍面临结算周期长、数据不透明、争议频发等问题，导致成本超支、合同纠纷甚至法律风险。
一、什么是工程项目结算管理？
工程项目结算管理是指从工程竣工验收后到最终款项支付完成的全过程管理活动，涵盖工程量核对、变更签证审核、合同条款执行、发票开具、付款审批等多个子流程。其核心目标是确保结算金额真实、合法、合规，并符合合同约定，实现企业收益最大化与风险最小化。
二、为什么工程项目结算管理如此重要？
1. 保障企业现金流安全：及时准确结算可加快回款速度，避免因长期挂账影响公司运营资金周转；
2. 控制项目成本偏差：通过精细化结算分析，识别超预算原因，为后续项目提供决策依据；
3. 防范法律与合规风险：规范的结算流程有助于规避税务、审计和诉讼风险；
4. 提升客户满意度：高效结算体现专业服务态度，增强业主信任感和合作意愿；
5. 支撑绩效考核与决策优化：结算数据是评估项目经理、部门及分包商绩效的核心指标。
三、工程项目结算管理的关键步骤
1. 结算准备阶段：资料齐全、责任明确
开工前应建立完善的结算管理体系，包括：
- 制定《结算管理办法》并组织培训；
- 明确各岗位职责（如项目经理、造价工程师、财务人员）；
- 收集整理原始资料（施工日志、图纸、变更单、会议纪要等）；
- 建立电子台账系统，实现信息集中存储与共享。
2. 工程量确认与审核：数据真实、过程留痕
这是结算中最易出错的环节。建议采取以下措施：
- 采用BIM模型辅助工程量计算，减少人工误差；
- 实行“双人复核制”，一人计算、一人核对；
- 对隐蔽工程、设计变更等重点部位进行现场拍照或录像留底；
- 使用标准化表格记录每项工程量变化，便于追溯。
3. 变更与签证处理：程序规范、时效性强
变更签证是结算差异的主要来源之一。必须做到：
- 第一时间发起变更申请，不得事后补签；
- 由技术负责人、商务经理、监理三方共同签字确认；
- 形成闭环管理——变更发生→报审→审批→录入结算文件；
- 定期汇总分析高频变更类型，优化施工方案。
4. 合同条款匹配：逐条对照、杜绝遗漏
很多企业在结算时忽略合同细节，造成损失。应：
- 逐条比对合同单价、计价方式、付款节点等内容；
- 特别注意暂估价、甲供材、风险包干范围等易争议点；
- 提前识别合同中可能存在的模糊表述，必要时补充协议；
- 设置专人负责合同履约跟踪，防止后期扯皮。
5. 结算报告编制与审核：逻辑清晰、证据充分
一份高质量的结算报告不仅是付款依据，也是应对审计和诉讼的有力凭证。应包含：
- 封面信息完整（项目名称、施工单位、结算金额等）；
- 明细表详细列示各分部分项工程费用构成；
- 附录材料齐全（图纸、变更单、验收记录、影像资料）；
- 由二级审核机制把关（初审→复审），确保无重大疏漏。
6. 对接业主与支付协调：沟通顺畅、节奏可控
结算不是闭门造车，而是多方协作的过程。建议：
- 设立专门对接窗口，统一对外沟通口径；
- 定期召开结算进度会，通报问题、明确时间节点；
- 利用信息化工具（如蓝燕云）实现在线协同审批，提高效率；
- 对争议问题保持冷静理性，依法依规解决。
四、常见问题及解决方案
问题1：结算周期过长，影响资金回笼
原因：资料不全、审批流程繁琐、缺乏专人跟进。
对策：推行“限时办结制”，设定每个环节时限；引入数字化平台自动提醒；成立结算专项小组，专人专责。
问题2：工程量虚高或漏项严重
原因：人为操作失误、资料缺失、监管不到位。
对策：加强现场管理人员培训，落实“谁签字谁负责”制度；使用第三方造价咨询机构进行抽审；建立奖惩机制激励员工严谨履职。
问题3：合同执行偏差大，争议不断
原因：合同理解偏差、未及时更新补充协议。
对策：在项目启动阶段组织合同交底会议；设置合同履约台账，动态监控执行情况；重大变更必须签订书面补充协议。
五、数字化转型助力高效结算
随着信息技术的发展，传统手工结算已难以满足现代工程项目的复杂需求。越来越多企业开始借助数字化工具提升结算效率：
- 项目管理系统（PMS）：集成合同、进度、成本、结算模块，实现数据联动；
- 云端协同平台（如蓝燕云）：支持多人在线编辑、版本管理、审批流配置，显著缩短沟通成本；
- AI辅助审核工具：自动识别异常数据、提示潜在风险点，减少人为疏漏；
- 电子档案归档系统：所有结算资料结构化存储，便于未来调阅与审计。
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六、总结：构建可持续的结算管理体系
工程项目结算管理工作并非孤立任务，而是一个贯穿项目全生命周期的系统工程。要想做到高效精准，企业需从制度建设、流程优化、人员能力提升和数字赋能四个维度同步发力。只有建立起科学、透明、可追溯的结算体系，才能在激烈的市场竞争中赢得主动权，实现经济效益与品牌价值的双重提升。
