如何做好工程合同管理：从签订到履行的全流程精细化管控
在建筑与工程项目中，合同是各方权利义务的法律依据，是项目顺利推进的核心纽带。然而，许多企业因合同管理不善导致成本超支、工期延误、纠纷频发，甚至影响企业声誉。那么，如何才能做好工程合同管理？本文将从合同全生命周期出发，系统梳理关键环节、常见痛点及应对策略，帮助从业者建立科学、高效的合同管理体系。
一、合同管理的重要性：不止于签署文本
工程合同不仅是交易的法律文书，更是项目管理的“指挥棒”。一份完善的合同能明确各方责任边界、风险分配机制和履约标准，有效降低不确定性。反之，若合同条款模糊、权责不清，则极易引发争议，增加项目执行难度。据中国建筑业协会统计，超过60%的工程纠纷源于合同条款理解偏差或执行不到位。因此，合同管理不是一次性工作，而是一个贯穿立项、设计、施工、验收直至结算全过程的动态管理过程。
二、合同管理的关键环节：构建闭环流程
1. 合同策划阶段：前置风险识别
在正式谈判前，应由法务、技术、预算、商务等多部门联合参与合同策划。重点包括：
- 明确项目目标与范围：避免“口头约定”代替书面条款，确保合同内容与招标文件、技术规范一致；
- 识别潜在风险点：如材料价格波动、政策变化、不可抗力等，提前设置调整机制（如调价公式）；
- 制定履约保障措施：如保证金比例、违约金计算方式、争议解决机制（仲裁/诉讼选择）。
2. 合同签订阶段：严谨审查与备案
签订前需完成三重审核：
- 法律合规性审查：确保合同符合《民法典》《招标投标法》等法规要求；
- 商务合理性评估：对照预算成本，判断条款是否合理（如付款节点是否过早）；
- 技术可行性验证：确认施工方案与合同技术要求匹配。
建议建立合同模板库，统一格式与核心条款，减少人为疏漏。同时，所有合同须归档至电子化管理系统，实现版本可追溯。
3. 合同履行阶段：动态监控与变更控制
这是合同管理的重中之重。常见问题包括：
- 进度滞后：未按计划节点付款或交付，导致资金链断裂；
- 质量不达标：验收标准未量化，产生扯皮；
- 变更频繁：未经审批擅自修改设计或工艺，引发索赔。
应对策略：
- 建立履约台账：记录每日进度、付款情况、质量检查结果，形成可视化报表；
- 实施分级预警机制：如进度延迟≥5天自动提醒项目经理；
- 严格变更管理流程：任何变更必须经三方（业主、承包商、监理）签字确认，并同步更新合同附件。
4. 合同收尾阶段：结算审计与经验沉淀
项目完成后，合同管理并未结束：
- 及时办理结算：避免拖至质保期后，导致款项无法收回；
- 开展审计复盘：对比合同约定与实际执行差异，分析偏差原因；
- 归档知识资产：将典型案例纳入企业合同数据库，供后续项目参考。
三、常见陷阱与避坑指南
陷阱1：忽视“阴阳合同”风险
部分企业为规避监管，签订两份合同——一份用于报备（低价），一份用于执行（高价）。此行为违反《建筑法》，一旦被查实，将面临罚款、资质降级等处罚。解决方案：推行“阳光合同”，所有条款向监管部门备案，杜绝私下操作。
陷阱2：付款条件过于苛刻
某些业主要求“完工才付尾款”，但承包商可能因资金紧张停工。建议采用“里程碑式付款”：如基础完成付30%，主体封顶付40%，竣工验收付25%，质保金5%。”
陷阱3：忽略知识产权归属
设计类合同常涉及图纸、软件源代码等无形资产。若未明确归属，易引发纠纷。务必在合同中约定：“所有成果知识产权归委托方所有，承包方可保留使用权。”
四、数字化工具赋能：从纸质到智能管理
传统手工台账易出错且效率低。现代企业正逐步引入合同管理系统（如SAP Contract Management、钉钉合同模块），实现：
- 在线审批流：审批人手机端签批，缩短周期；
- 自动提醒功能：付款日、验收日前提醒，防遗忘；
- 数据看板：实时显示合同状态（生效/履行中/已结清），辅助决策。
五、案例解析：某地铁项目合同管理实践
以某城市地铁站房工程为例，项目总投资12亿元，合同管理团队通过以下措施实现零重大纠纷：
- 前期组织12次专项会议，细化技术参数，消除歧义；
- 采用BIM技术模拟施工流程，提前发现合同中的不合理条款；
- 每季度召开合同履约分析会，优化付款节奏；
- 设立合同管理员岗位，专职跟踪执行细节。
最终项目比原计划提前2个月竣工，节约成本约800万元。
六、结语：合同管理是项目成功的基石
工程合同管理绝非简单的文字游戏，而是融合法律、技术、财务与管理的综合能力。唯有建立全流程闭环体系、善用数字化工具、警惕常见陷阱，才能将合同从“纸上条款”转化为“行动指南”，为企业创造可持续价值。
