建设工程合同管理怎么做才能有效规避风险并提升项目效率？
在当今快速发展的建筑行业中，建设工程合同管理已成为确保项目顺利推进、控制成本、防范法律纠纷和保障各方权益的核心环节。一份严谨、科学的合同管理体系不仅能为项目的全过程提供法律依据，更能显著提升资源配置效率、减少不确定性带来的损失。然而，许多企业在实践中仍存在合同条款模糊、执行不力、变更管理混乱等问题，导致工期延误、成本超支甚至项目失败。那么，建设工程合同管理究竟应该如何系统化地开展？本文将从合同全生命周期管理、关键风险点识别与应对策略、数字化工具的应用以及组织能力构建等多个维度，深入探讨如何打造高效、合规、可持续的建设工程合同管理体系。
一、明确合同管理的目标：从“被动应对”到“主动预防”
传统的建设工程合同管理往往停留在签署后的执行阶段，一旦出现争议或问题才被动处理，这不仅增加了成本，还可能影响企业声誉。现代合同管理应以“事前预防、过程控制、事后总结”为核心理念，将合同视为贯穿整个项目周期的战略资产。其主要目标包括：
- 风险前置控制：通过细致的条款设计和履约监控，提前识别潜在风险（如工期延误、材料涨价、政策变动等），制定应急预案。
- 成本精确管控：合同中明确计价方式、支付节点、变更流程，避免因模糊条款引发额外费用。
- 权责清晰界定：确保业主、承包商、监理单位等各方责任边界明确，减少扯皮现象。
- 提高执行力：建立合同履行跟踪机制，确保各方按约履约，形成闭环管理。
二、全流程合同管理：从起草到归档的精细化操作
建设工程合同管理不是一次性的行为，而是贯穿项目始终的动态过程。建议按照以下五个阶段进行系统化管理：
1. 合同策划与谈判阶段
此阶段是奠定合同质量的关键。需由法务、造价、技术、商务等多部门协同参与，重点做好：
- 需求梳理：明确项目目标、范围、预算、工期、质量标准等核心要素，防止后期频繁变更。
- 风险评估：对市场波动（如钢材价格）、政策调整（如环保新规）、施工难度等进行量化分析，设置合理风险分担机制。
- 条款优化：避免使用“尽量”“合理”等模糊表述，采用具体数值、时间节点和验收标准，增强可执行性。
- 谈判技巧：既要维护自身利益，也要考虑对方接受度，达成双赢协议。
2. 合同签署与备案
签署前务必完成三重审核：
- 法律合规性审查（是否符合《民法典》《招标投标法》等相关规定）；
- 财务可行性复核（是否在预算范围内，有无资金缺口）；
- 技术可行性确认（是否具备施工条件，图纸是否完整）。
签署后及时上传至合同管理系统，并向相关部门报备，确保信息透明、可追溯。
3. 合同履行与过程控制
这是合同管理的重中之重。建议采取“双轨制”管理模式：
- 进度跟踪：设定里程碑节点，定期检查工程形象进度与合同约定的一致性，发现偏差立即预警。
- 付款监管：严格按照合同约定的付款比例和条件支付，杜绝超付、漏付、错付现象。
- 变更管理：所有变更必须书面申请、审批、记录，形成完整的变更台账，作为结算依据。
- 文档留痕：每日施工日志、会议纪要、影像资料等均应归档，便于日后审计或诉讼举证。
4. 合同变更与索赔处理
工程项目具有高度不确定性，合同变更是常态。但若处理不当，极易引发矛盾。正确做法是：
- 建立变更审批流程：从小到大逐级上报，重大变更需经专家论证和领导批准。
- 及时收集证据：包括现场照片、第三方检测报告、往来函件等，支撑索赔主张。
- 合理计算损失：区分直接损失（人工费、机械费）与间接损失（窝工费、管理费），避免虚高索赔。
- 协商优先原则：先内部沟通解决，再走仲裁或诉讼程序，降低维权成本。
5. 合同收尾与归档
项目竣工后，应及时完成：
- 最终结算：核对工程量、签证单、变更单、付款凭证，确保金额准确无误。
- 质保期管理：明确保修责任、响应时限、维修标准，避免质量纠纷延续。
- 档案整理：将合同原件、补充协议、往来函件、验收文件等统一编号归档，保存至少十年以上。
三、常见风险点及应对策略
建设工程合同管理中最易忽视的风险往往来自细节。以下是五大高频风险及其对策：
1. 条款不清导致执行困难
例如：“乙方应保证工程质量达标”，未说明何为“达标”（国标？地标？行业标准？）。应对策略：使用标准化文本（如住建部推荐范本），关键条款用加粗或下划线标注，必要时附录技术规范书。
2. 变更管理失控
施工过程中随意修改图纸、增加工作内容而不签补充协议，容易引发结算争议。应对策略：设立“变更控制委员会”，实行“一事一议、先批后做”制度。
3. 支付节奏失衡
过早支付预付款导致资金占用，或拖延付款引发停工。应对策略：根据工程进度分阶段支付，设置质量保证金（通常为合同价5%-10%）。
4. 法律适用与争议解决条款缺失
未明确管辖法院或仲裁机构，一旦发生纠纷难以快速解决。应对策略：选择有利于己方的争议解决地点（如公司所在地），优先采用仲裁而非诉讼（保密性强、效率高）。
5. 电子合同效力存疑
部分企业仍依赖纸质合同，易丢失、难追踪。应对策略：推广使用合法有效的电子签名平台（如e签宝、上上签），确保电子合同具备同等法律效力。
四、数字化赋能：用科技提升合同管理效能
传统手工管理模式已无法满足现代大型工程项目的复杂需求。引入信息化工具可实现：
- 合同生命周期可视化：通过合同管理系统（CMS）实时查看每份合同的状态（起草、审批、生效、履行中、终止）。
- 智能提醒功能：自动推送付款到期、履约截止、变更申报等提醒，避免遗漏。
- 数据集成分析：对接ERP、BIM、项目管理软件，自动生成合同履约率、成本偏差率等报表，辅助决策。
- 移动办公支持：移动端审批、扫码签章、远程见证等功能，提高协作效率。
典型案例：某央企基建公司在某高速公路项目中部署合同管理系统后，合同审批时间缩短40%，履约异常发现率提升60%，年节约管理成本超300万元。
五、组织保障：让合同管理成为企业文化的一部分
再好的制度也需要人来落实。企业应从以下三方面加强组织建设：
- 设立专职岗位：配备合同管理员（或称合同经理），负责日常事务，而非兼职人员临时应付。
- 培训常态化：每年至少开展两次合同法律知识培训，覆盖项目经理、采购员、施工员等一线人员。
- 考核激励机制：将合同履约率、变更次数、纠纷数量纳入绩效考核，奖优罚劣。
特别提醒：高层管理者要重视合同管理的价值，将其纳入战略层面考量，而非仅视为行政事务。
结语：合同不是终点，而是起点
建设工程合同管理是一项系统工程，它不仅是法律约束，更是项目成功的基石。只有建立起全流程、全要素、全员参与的管理体系，才能真正实现“控风险、提效率、增效益”的目标。未来，随着人工智能、区块链等新技术的应用，合同管理将更加智能化、透明化。企业唯有持续投入、不断优化，方能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
