工程合同管理怎么做才能避免风险并提升项目效率？

在工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，许多企业在工程合同管理中仍存在流程混乱、风险识别不足、执行不到位等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。那么，工程合同管理到底该如何科学、系统地开展？本文将从合同全生命周期管理、关键控制点、数字化工具应用及风险防控策略四个方面深入解析，帮助工程项目管理者构建高效、合规的合同管理体系。

一、明确工程合同管理的核心目标与原则

工程合同管理的根本目标是确保项目按期、保质、控价完成，同时降低法律和财务风险。其核心原则包括：合法性、完整性、可执行性、动态性和协同性。

• 合法性：所有合同条款必须符合国家法律法规（如《民法典》《建筑法》《招标投标法》等），规避无效或可撤销条款。
• 完整性：合同应涵盖范围、质量、进度、价款、支付、变更、索赔、违约责任等全部关键要素，不留空白。
• 可执行性：条款需清晰、量化、具备操作性，避免模糊表述（如“合理时间”、“适当费用”）。
• 动态性：合同不是静态文件，需根据项目进展、环境变化（如政策调整、市场波动）进行动态跟踪与修订。
• 协同性：合同管理需贯穿设计、采购、施工、验收全过程，与项目计划、预算、质量、安全等模块联动。

二、构建工程合同全生命周期管理体系

工程合同管理不应仅停留在签订阶段，而应覆盖从立项到竣工结算的全过程。建议采用“五阶段模型”：

1. 合同策划阶段（立项至招标）

此阶段重点在于明确合同结构与关键条款。企业应组织法律顾问、项目经理、成本工程师等组成合同评审小组，针对不同合同类型（如EPC、施工总承包、专业分包）制定标准化模板，并预设风险条款（如不可抗力、价格调差机制）。例如，在大型基建项目中，应提前约定“材料价格波动超过±5%时启动调价机制”，避免后期争议。

2. 合同谈判与签署阶段

谈判是合同落地的关键环节。建议采用“三步法”：准备—沟通—确认。准备阶段收集对方资信、履约能力信息；沟通阶段聚焦利益平衡（如付款比例、违约金上限）；确认阶段形成书面纪要并由双方签字盖章。特别注意：电子签章需符合《电子签名法》要求，避免效力争议。

3. 合同履行阶段（施工至验收）

这是合同管理最复杂也最关键的环节。需建立“双线监控”机制：

• 进度线：对照合同节点（如基础完工、主体封顶）定期核查实际进展，对滞后超10天的项目启动预警。
• 履约线：检查材料进场、人员资质、安全措施是否符合合同约定，如发现施工单位擅自更换钢筋品牌，立即发出整改通知。

建议使用合同台账（Excel或ERP系统）实时更新状态，确保每份合同有专人负责（责任到人）。

4. 变更与索赔管理阶段

工程变更是常态，但管理不当易引发纠纷。标准流程为：申请—评估—审批—记录。例如，设计院提出增加一层楼面，承包商需提交《变更申请单》，由造价师测算增项费用，经业主审批后方可实施。同时，建立索赔台账，记录每日工时、设备闲置、窝工损失等证据，为后续索赔提供支撑。

5. 结算与归档阶段

竣工结算前需完成三项工作：核对工程量、确认变更签证、审核付款凭证。建议采用“三方会审”制度（建设单位、监理、承包商）减少分歧。归档时分类保存电子版与纸质版（扫描件+原件），保存期限不少于5年（依据《建设工程质量管理条例》）。

三、强化风险识别与防控机制

合同风险可分为三类：法律风险、履约风险、财务风险。以下为针对性策略：

1. 法律风险防控

常见问题：条款歧义、权责不清、诉讼时效过期。应对措施：聘请专业律师参与合同起草，特别是涉及国际工程时，需符合FIDIC条款或当地法规。例如，某地铁项目因未约定“仲裁地点”，导致纠纷拖延两年才解决。

2. 履约风险防控

典型场景：施工单位拖欠农民工工资、材料供应商断供。建议：设置履约保证金（通常为合同额5%-10%），并在合同中加入“连带责任”条款（如总包对分包承担连带责任）。此外，建立“红黄绿灯”预警系统：绿色=正常，黄色=潜在风险（如工期延误≥7天），红色=严重风险（如停工超15天）。

3. 财务风险防控

主要风险：付款延迟、发票不合规、资金挪用。对策：推行“分阶段付款+进度挂钩”模式，如：基础完工付30%，主体封顶付40%，竣工验收付25%，余5%作为质保金。同时，财务部门每月核对合同付款计划与实际支出，差异超5%时触发审计。

四、利用数字化工具提升管理效率

传统手工管理易出错且效率低。推荐使用以下工具：

1. 合同管理系统（CMS）

功能包括：合同模板库、电子审批流、到期提醒、履约追踪。例如，广联达、鲁班软件等平台支持自动计算付款节点，减少人为疏漏。

2. BIM技术辅助合同执行

BIM模型可直观展示施工进度与合同约定的匹配度。如某医院项目通过BIM模拟发现管线冲突，提前3周调整方案，避免了合同索赔。

3. 移动端应用

项目经理可通过APP拍照上传现场影像（如隐蔽工程验收），同步生成电子日志，实现“无纸化办公”。这不仅提高效率，还便于证据留存。

五、案例分析：成功实践与教训总结

案例1：某市政道路改造项目（成功经验）

该工程合同金额1.2亿元，采用“月度履约评分制”：每月对施工单位评分（满分100），低于80分扣减当月进度款5%。结果：工期提前15天，无重大安全事故，最终结算节约成本8%。

案例2：某商业地产项目（失败教训）

因未约定“材料价格波动补偿机制”，钢材涨价30%时承包商停工抗议，最终协商赔偿1200万元。教训：合同条款需前瞻性考虑市场风险。

结语

工程合同管理是一项系统工程，需要“制度+技术+人”的协同发力。企业应以全生命周期视角重构管理流程，强化风险意识，善用数字化工具，方能在激烈的市场竞争中立于不败之地。记住：一份好的合同，不仅能保护权益，更能成为推动项目成功的引擎。