工程合同管理：如何实现全过程精细化管控与风险防控

在现代工程项目中，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目成功实施的核心保障。随着建筑行业竞争加剧、法规日益完善以及项目复杂度提升，工程合同管理已从传统的“签完就放”模式，转变为贯穿立项、设计、施工、验收乃至运维全生命周期的系统性管理工作。有效的合同管理不仅能够保障投资方和承包商的合法权益，还能显著降低项目延期、超支、纠纷等风险，从而提升整体项目效益。

一、工程合同管理的核心价值与挑战

工程合同管理的价值体现在多个层面：

• 风险控制：通过明确责任边界、付款条件、违约条款等，提前识别并规避潜在法律与财务风险。
• 进度保障：合同中的工期节点、里程碑要求可作为进度监控的基准，推动项目按计划推进。
• 成本优化：合理的计价方式、变更管理机制有助于防止预算失控，实现资源高效配置。
• 质量保证：将质量标准写入合同，并设置验收流程，确保交付成果符合预期。

然而，当前工程合同管理仍面临诸多挑战：

• 合同文本不规范，存在模糊条款或遗漏关键要素；
• 执行过程缺乏动态跟踪，导致履约偏差难以及时发现；
• 信息孤岛严重，各参与方间数据不同步，影响协同效率；
• 管理人员专业能力不足，对法律、造价、技术理解不够深入；
• 突发情况应对机制薄弱，如疫情、政策变动等不可抗力因素处理不当。

二、构建全流程合同管理体系

要实现工程合同的有效管理，必须建立覆盖项目全周期的闭环管理体系，具体包括以下五个阶段：

1. 合同策划与谈判阶段

此阶段是合同管理的起点，需由项目经理、法务、造价工程师、技术负责人等多方参与，共同制定合同框架：

• 明确项目目标、范围、预算及关键绩效指标（KPI）；
• 梳理合同类型（总价包干、单价合同、成本加酬金等），选择最适合项目特点的模式；
• 制定详细的合同条款清单，涵盖：工程范围、工期、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决机制、知识产权归属等；
• 开展风险评估，识别可能引发争议的敏感点（如材料价格波动、设计变更频繁等），并在合同中设置缓冲机制。

例如，在某大型市政道路改造项目中，业主方在合同中约定“主材价格波动超过±5%时，允许调整合同总价”，有效避免了因钢材涨价引发的索赔纠纷。

2. 合同签署与备案阶段

合同签署前应完成严格的合规审查与内部审批流程：

• 法务部门审核条款合法性与完整性，确保无歧义、无漏洞；
• 财务部门确认支付条款与资金安排匹配；
• 项目管理部门核对技术参数与施工方案一致性；
• 所有文件归档电子化，建立统一台账，便于后续追溯。

建议使用标准化模板库，减少重复劳动，同时提高合同一致性。同时，应在住建部门或公共资源交易平台完成合同备案，确保合法效力。

3. 合同履行与动态监控阶段

这是合同管理的重中之重，需建立“事前预防、事中控制、事后反馈”的工作机制：

• 进度跟踪：利用BIM模型或项目管理软件（如Microsoft Project、Primavera P6）设定关键节点，定期比对实际进度与合同计划；
• 质量检查：按合同约定进行隐蔽工程验收、阶段性验收，留存影像资料作为证据；
• 变更管理：任何设计变更、工程量增减均须书面申请、审批、记录，并同步更新合同附件；
• 付款控制：严格执行“先验后付”原则，杜绝超付、预付风险；
• 文档管理：设立专人负责合同相关文件的收集、分类、存储与权限管理。

典型案例显示，某央企房建项目通过引入数字化合同管理系统，实现了合同履行状态实时可视化，使合同履约率从82%提升至96%，且纠纷数量下降40%。

4. 竣工结算与审计阶段

项目完成后，合同管理进入收尾环节，核心任务是确保最终结算真实、准确、合法：

• 组织竣工图纸、签证单、会议纪要等资料汇编，形成完整的结算依据；
• 对照合同条款逐项核对工程量、单价、费率，避免漏项或重复计费；
• 委托第三方造价咨询机构进行审计，增强公信力；
• 签订《竣工结算协议书》，明确最终金额、保修期起始时间、质保金比例等。

特别注意：若合同中有“最终结算以审计结果为准”的条款，应提前与审计单位沟通，避免后期扯皮。

5. 合同归档与经验沉淀阶段

项目结束后，不应简单封存合同文件，而应进行深度复盘与知识转化：

• 整理合同执行过程中的典型问题（如签证争议、工期延误原因）；
• 提炼最佳实践案例，纳入企业内部知识库；
• 修订和完善合同范本，形成可复用的标准体系；
• 开展培训分享会，提升团队整体合同意识与实操能力。

某省属国企通过建立“合同管理知识地图”，将历年优秀合同案例结构化入库，新员工可在1周内掌握常见风险点，大幅缩短上手周期。

三、技术赋能：数字化转型助力合同管理升级

传统纸质合同管理模式已无法满足现代工程项目的高效需求。借助信息化工具，可大幅提升合同管理的精准性与响应速度：

1. 合同管理系统（CMS）的应用

专业的CMS平台集成了合同起草、审批、履行、预警、归档等功能，支持多角色协同操作：

• 自动提醒到期付款、履约节点、变更申请等事项；
• 集成电子签名、区块链存证功能，确保法律效力；
• 提供数据分析仪表盘，帮助管理者快速掌握合同健康度。

例如，某高速公路项目采用云合同管理系统后，合同审批时间缩短60%，合同履约异常响应时间由平均7天降至2天。

2. BIM与合同联动

BIM技术不仅能用于设计优化，还可与合同绑定，实现“数字孪生式”管理：

• 将合同工程量清单映射到BIM模型中，实现工程量自动计量；
• 基于模型进度模拟，提前预测合同履约风险；
• 可视化展示合同执行差异，辅助决策层判断是否需要纠偏。

3. AI与大数据辅助决策

AI可用于智能审查合同条款，识别潜在风险点：

• 训练模型识别常见陷阱条款（如模糊表述、不利责任分配）；
• 分析历史合同数据，预测某一类项目可能出现的问题概率；
• 结合天气、供应链等外部数据，动态调整合同执行策略。

虽然目前AI尚不能完全替代人工判断，但其作为辅助工具，已在多家头部建筑企业试点应用，显著提升了合同审核效率与准确性。

四、强化人员能力建设与制度保障

再先进的系统也离不开人的执行。必须从两个维度加强支撑：

1. 建立专业化合同管理团队

建议设立专职合同管理员岗位，职责包括：

• 日常合同台账维护与进度追踪；
• 协调各方沟通，处理履约争议；
• 参与重大变更谈判与索赔处理；
• 定期编制合同履约报告，供管理层决策参考。

同时，鼓励持证上岗（如注册造价工程师、PMP认证），提升专业权威性。

2. 完善制度与考核机制

将合同管理纳入项目绩效考核体系：

• 设定合同履约率、变更次数、纠纷发生率等KPI；
• 对表现优秀的团队给予奖励，对屡次违规者问责；
• 建立合同管理奖惩制度，营造重视合同的文化氛围。

此外，应定期组织合同专题培训，内容涵盖法律法规更新、典型案例剖析、实操演练等，持续提升全员合同素养。

五、结语：迈向高质量发展的合同管理新时代

工程合同管理不再是简单的文书工作，而是融合法律、经济、技术和管理于一体的综合性能力。面对日益复杂的市场环境与高标准的项目要求，企业必须转变观念，从被动应对转向主动治理，从碎片化管理走向系统化建设。唯有如此，才能真正实现“以合同促履约、以管理控风险、以协同提效能”的目标，为工程建设高质量发展保驾护航。