工程项目中管理费用如何科学控制与优化？

在工程项目管理中，管理费用作为项目成本的重要组成部分，直接影响项目的盈利能力和可持续发展能力。许多企业在项目执行过程中忽视了对管理费用的精细化管控，导致成本超支、利润下降甚至项目亏损。那么，工程项目中管理费用究竟应该如何科学地控制与优化？本文将从定义、构成、常见问题、控制策略、优化方法以及实际案例六个方面系统阐述，帮助项目经理和企业决策者建立科学的管理体系。

一、什么是工程项目中的管理费用？

工程项目中的管理费用是指为组织、协调和监督项目全过程所发生的各项间接支出，不直接计入工程实体成本，但却是保障项目顺利实施的基础性开支。这类费用通常包括但不限于：

• 项目管理人员工资及福利（如项目经理、技术负责人、安全员等）
• 办公费（如办公场地租金、水电、通讯、文具等）
• 差旅费与交通费（如出差、会议、考察等）
• 项目管理软件与信息化系统使用费
• 培训费与员工继续教育支出
• 项目前期策划与招投标阶段产生的相关费用
• 质量、安全、环境管理体系运行维护费用

这些费用虽然不直接体现于施工进度或材料消耗中，但其合理性直接影响到项目执行力、团队效率与客户满意度。

二、工程项目管理费用的主要构成及其特点

理解管理费用的构成是进行有效控制的前提。根据行业实践，管理费用可划分为固定类与变动类：

1. 固定类管理费用

这类费用相对稳定，与项目周期密切相关，如：

• 项目经理薪资（通常按月支付）
• 办公场所租赁费用
• 基础办公设备折旧（如电脑、打印机）

2. 变动类管理费用

这类费用随项目进展而波动，如：

• 差旅费（与现场检查频率挂钩）
• 临时人员用工成本（如监理、测量员）
• 会议与培训支出（视项目复杂度而定）
• 第三方审核或认证费用（如ISO体系审核）

值得注意的是，随着数字化转型加速，越来越多的企业开始引入BIM、项目管理平台（如广联达、鲁班、钉钉项目版）来降低人工管理成本，实现管理费用的结构优化。

三、工程项目管理费用常见的三大问题

尽管管理费用不可少，但在实践中常出现以下问题，严重制约项目效益：

1. 缺乏预算编制与动态监控机制

很多项目在立项初期未对管理费用进行合理测算，仅凭经验估算，导致后期资金紧张或资源浪费。例如，某市政道路项目因未预估足够差旅费，造成项目中期频繁停工待款，延误工期达两个月。

2. 费用归集混乱，责任不清

部分企业未能建立清晰的责任会计制度，导致管理费用混入其他成本科目，影响财务分析准确性。比如，将项目经理差旅费误计入材料采购费，使得成本核算失真。

3. 过度依赖人治，缺乏标准化流程

一些小型施工单位仍采用手工报销、口头审批等方式处理费用，效率低且易滋生舞弊风险。据中国建筑业协会2024年调研显示，约37%的中小企业存在“费用报销流程模糊”的问题。

四、科学控制管理费用的核心策略

要实现管理费用的有效控制，必须从制度设计、过程管理和工具赋能三个维度入手：

1. 制定合理的预算计划

建议采用“零基预算法”（Zero-Based Budgeting），即每年重新评估每一项管理费用的必要性，而非简单沿用上年数据。同时，结合历史数据与项目规模（如建筑面积、合同额）进行比例分配，例如：

管理费率 = 管理费用总额 ÷ 工程总造价 × 100%

一般建筑工程控制在3%-6%，市政项目略高（5%-8%）

2. 建立费用分类与责任归属机制

明确每笔费用的责任部门或责任人，如：办公费由行政部负责，差旅费由项目部主管审批，避免多头管理。推荐使用ERP系统或项目管理系统（如SAP PM模块、泛微OA）自动归集与追踪费用流向。

3. 推行标准化报销流程与电子化审批

通过线上报销系统（如钉钉、飞书审批）实现费用申请、审核、支付全流程透明化，减少纸质单据流转时间，提升合规性和审计效率。同时设置费用上限提醒功能，防止超额支出。

五、优化管理费用的五大路径

除了控制，更重要的是优化——即在保证管理效能的前提下，降低单位产出的成本。以下是五个可行路径：

1. 数字化替代人工管理

利用项目管理软件（如ProjectWise、Microsoft Project）替代传统手工记录，减少重复劳动。某央企桥梁项目通过部署智慧工地平台，使项目管理人员日均工作量下降40%，节省人力成本约12万元/年。

2. 实施绩效导向的激励机制

将管理费用使用效率纳入考核指标，例如设定“人均管理费控制目标”，对节约部分给予奖励，激发团队主动控费意识。某建筑集团推行“费用节超奖惩制度”后，平均管理费用同比下降9.3%。

3. 集中采购与资源共享

多个项目共用同一套管理团队或办公设施，可摊薄固定成本。例如，一个区域公司下属3个项目共享一套行政岗，年度节约办公费超20万元。

4. 强化培训与知识沉淀

投资于员工能力提升，减少因操作不当造成的返工和浪费。定期组织项目管理培训（如PMP认证、敏捷项目管理），提高团队专业素养，从而降低管理失误带来的隐性成本。

5. 引入外部咨询与对标分析

聘请专业机构进行管理费用诊断，参考行业标杆数据（如住建部发布的《建设工程企业管理费用参考标准》），找出差距并制定改进措施。某省属国企通过对标发现自身管理费用偏高，整改后三年累计节省超300万元。

六、典型案例：某大型EPC项目管理费用优化实践

以某新能源电站EPC总承包项目为例（总投资约12亿元，工期24个月），该项目在初期管理费用预算为800万元，占总成本6.7%。但在执行过程中，通过以下举措实现费用优化：

• 上线统一项目管理平台：集成预算控制、费用报销、进度跟踪等功能，减少30%的人工核对工作。
• 实行费用包干制：将差旅、通信、办公三项费用打包给项目副经理，超支自负，节约归己。
• 设立专项审计小组：每月抽查费用凭证，确保合规性，杜绝虚假报销。
• 开展季度复盘会：分析费用使用偏差原因，持续优化流程。

最终该项目实际管理费用仅为670万元，低于预算16%，且项目提前两个月完工，获得业主高度评价。这充分说明，科学管理费用不仅不会影响项目质量，反而能提升整体运营效率。

结语：让管理费用从负担走向价值

工程项目中管理费用并非单纯的“成本黑洞”，而是可以转化为“管理红利”的重要资产。企业应转变观念，从被动支出转向主动规划，从粗放管理转向精细运营，构建以数据驱动、流程闭环、绩效导向为核心的管理体系。唯有如此，才能在日益激烈的市场竞争中赢得先机，实现高质量发展。