在建工程管理费使用规定如何科学合理执行？
在建筑工程项目中，管理费是项目成本的重要组成部分，直接关系到项目的经济效益和合规性。尤其是在“在建工程”阶段，管理费的支出是否规范、透明、高效，不仅影响企业内部财务控制，也关乎政府监管、审计评价以及项目能否顺利竣工交付。那么，在建工程管理费使用规定到底该如何科学合理地执行？本文将从政策依据、实际操作、常见问题及优化建议四个方面进行深入探讨。
一、明确在建工程管理费的概念与范围
首先需要厘清什么是“在建工程管理费”。根据《企业会计准则》及相关行业规范，它是指为组织和管理工程建设而发生的各项费用，包括但不限于：
- 项目管理人员工资及福利（如项目经理、技术负责人、安全员等）；
- 办公费、差旅费、通讯费、交通补贴等日常运营开支；
- 临时设施搭建与维护费用（如工地办公室、围墙、水电接入）；
- 招投标代理费、监理费、第三方检测费等专业服务支出；
- 行政协调费、会议费、培训费等非直接施工类支出。
这些费用虽不直接计入施工成本，但却是保障项目有序推进的关键支撑。因此，在制定管理费使用规定时，必须先界定清晰其边界，避免混淆施工成本与管理成本，防止虚列、重复报销或违规列支。
二、政策法规依据：合规是底线
当前我国对在建工程管理费的使用已有较为系统的法律法规体系支持，主要包括：
- 《基本建设财务规则》（财政部令第81号）：明确规定了基建项目资金使用的合法性、合理性原则，强调不得挤占挪用、虚报冒领；
- 《企业会计准则第15号——建造合同》：要求企业区分直接成本与间接成本，管理费属于间接成本范畴，应按合理方法分摊至各期工程进度；
- 《建设工程造价管理办法》：指出管理费应纳入工程概预算编制范围，并接受财政、审计部门监督；
- 地方住建部门发布的实施细则：例如北京、上海等地对国有投资项目提出更严格的审批流程和票据要求。
企业在制定内部管理费使用制度时，必须严格对标上述法规，确保每一笔支出都有据可依、有章可循。否则，一旦被审计发现违规行为，不仅可能面临追责，还会影响企业信用评级和后续融资能力。
三、典型问题：管理费使用中的常见误区
尽管政策框架完善，但在实践中仍存在诸多问题，主要体现在以下几个方面：
1. 费用归集混乱，混同于施工成本
一些项目部为了降低单位工程成本压力，将本应计入管理费的人员工资、差旅费等强行计入人工费或材料费，导致成本失真，影响结算审核结果。
2. 报销流程松散，缺乏事前审批机制
部分企业仅靠事后报销，未建立严格的预算控制和分级审批制度，导致费用超支严重。例如某省属国企曾因单月管理费超支40%被通报批评。
3. 票据管理不到位，存在虚假发票风险
个别项目人员利用职务便利开具虚假发票套取资金，如虚构差旅费、住宿费、餐饮费等，形成廉洁风险点。
4. 缺乏动态监控机制，费用分配不合理
有的项目前期投入大、后期收缩慢，造成管理费集中在初期集中支出，后期却无足够资源支撑运营，影响整体效率。
5. 信息化水平低，难以实现全过程留痕
传统手工台账难以满足精细化管理需求，尤其在多项目并行情况下，容易出现数据遗漏或重复统计，给内控带来挑战。
四、科学执行路径：从制度到落地
要真正实现“在建工程管理费使用规定”的科学合理执行，需构建一套系统化的管理体系，涵盖以下五个关键环节：
1. 建立预算前置机制，实行总额控制
应在项目立项阶段即测算合理管理费占比（一般为工程总造价的1%-3%，视项目规模和复杂度调整），并纳入项目总预算。该预算需经公司财务、工程、法务等部门联合评审，确保科学性和可行性。
2. 实施分级授权审批，强化过程管控
设立三级审批权限：小额支出（≤5000元）由项目部负责人审批；中额支出（5000-5万元）需报分公司分管领导；大额支出（＞5万元）须提交总部财务委员会审议。同时引入电子化审批系统，实现全流程线上留痕。
3. 推进票据规范化管理，杜绝虚假报销
所有报销凭证必须真实、合法、完整，且符合税务要求。建议推行“五统一”标准：统一发票类型、统一抬头信息、统一报销模板、统一附件清单、统一归档编号。鼓励使用电子发票+OCR识别技术提升审核效率。
4. 引入绩效挂钩机制，提高使用效益
将管理费使用情况纳入项目经理考核指标，如设置“人均管理费控制率”、“费用偏差率”等KPI，激励团队主动优化资源配置，减少无效支出。
5. 构建数字化平台，实现全过程可视化
借助BIM+ERP系统或专用于基建项目的费用管理系统（如广联达、鲁班云等），实时采集管理费发生数据，自动生成报表，便于管理层随时掌握费用流向和结余情况，提前预警异常波动。
五、案例分享：某央企项目的成功实践
以中国建筑某省级重点高速公路项目为例，该项目总投资超过30亿元，工期三年。为加强管理费管控，该公司采取如下措施：
- 设立专项管理费账户，实行“专款专用”，不得与其他项目混用；
- 开发移动端费用申报APP，员工扫码上传票据，自动校验发票真伪；
- 每季度开展费用审计，由内审部门抽查10%的报销单据，发现问题立即整改；
- 建立费用分析模型，根据工程进度动态调整管理费分配节奏，避免前期过量消耗。
结果表明，该项目三年累计管理费支出控制在预算的97%，节约资金约600万元，且未发生任何重大违规事件，成为集团示范项目。
六、未来趋势：智能化与绿色化融合
随着数字化转型加速，未来在建工程管理费使用规定将呈现两大趋势：
1. 智能化：AI驱动的成本预测与风控
通过机器学习算法分析历史数据，预测不同阶段管理费峰值，辅助决策；同时结合区块链技术确保票据不可篡改，增强审计可信度。
2. 绿色化：低碳导向下的费用结构优化
鼓励使用远程办公、视频会议替代高频差旅，推广无纸化办公降低办公耗材支出，推动绿色管理理念融入费用管理流程。
结语
在建工程管理费使用规定不是简单的财务条文，而是贯穿项目全生命周期的战略工具。只有将其置于合规、精细、智能的管理框架下，才能真正做到“花得明白、管得放心、用得有效”。企业应当以此为契机，全面提升项目管理水平，助力高质量发展。
