建设方工程项目合同管理如何有效提升项目执行力与风险控制能力

在工程建设领域，合同是连接建设方、承包方及其他参与方的核心纽带。一份严谨、规范且执行有力的合同管理体系，不仅能够明确各方权责，还能显著提升项目的执行力和抗风险能力。然而，在实际操作中，许多建设单位仍存在合同管理意识薄弱、流程不规范、过程监督缺失等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷频发。本文将从合同全生命周期管理的角度出发，系统探讨建设方如何构建科学高效的合同管理体系，从而实现项目目标可控、风险前置、利益最大化。

一、合同管理的核心价值：不只是“签了字”那么简单

很多建设方认为只要合同文本签字盖章完成，任务就基本结束。事实上，合同签订只是起点，真正的挑战在于执行、变更、履约与争议处理全过程的精细化管理。根据中国建筑业协会统计，约65%的工程纠纷源于合同条款模糊或执行不到位。因此，建设方必须树立“全过程合同管理”理念，将合同视为贯穿项目始终的战略工具而非简单文书。

首先，合同管理有助于明确责任边界。例如，在施工阶段若出现质量缺陷，清晰的合同条款可快速定位责任主体（设计单位、施工单位或材料供应商），避免推诿扯皮；其次，它能保障资金安全，通过付款节点与进度挂钩机制，防止无依据支付；再次，良好的合同体系具备风险预警功能，如设置不可抗力条款、违约金比例等，提前规避潜在法律风险。

二、建设方合同管理的关键环节：全流程闭环管控

1. 合同策划阶段：前置准备，源头把控

在招标前，建设方应组织专业团队对项目进行深度分析，包括技术标准、工期要求、预算限制及潜在风险点。此阶段需制定《合同管理计划书》，明确合同类型（总价/单价/成本加成）、评审流程、归档标准等，确保后续合同起草有据可依。

建议采用“合同模板库+差异化调整”的方式，既保证标准化效率，又兼顾项目特性。例如，对于EPC总承包项目，应重点审查设计变更权限、调价机制；而对于PPP项目，则需强化政府付费机制、绩效考核指标等内容。

2. 合同谈判与签署：细节决定成败

谈判不仅是价格博弈，更是对权利义务的再平衡。建设方代表应熟悉行业惯例（如《建设工程施工合同（示范文本）》GF-2017-0201），并在关键条款上争取主动：

• 付款条件：按形象进度分阶段支付，设置预付款担保和履约保证金；
• 工期与延期责任：细化非承包方原因造成的延期补偿机制；
• 质量标准：引用国家标准或行业领先指标，并设定验收程序；
• 争议解决方式：优先选择仲裁而非诉讼，缩短争议处理周期。

签署时务必由法务人员复核条款合法性，并留存完整电子版及纸质档案，便于后期追溯。

3. 合同履行监控：动态跟踪，实时干预

这是最容易被忽视但最关键的环节。建设方应建立“合同执行台账”，记录每项条款的落实情况，包括：
• 工程进度是否符合合同约定
• 材料进场是否达标
• 质量检测结果是否合格
• 分包商资质是否合规
• 安全文明施工是否达标

推荐使用信息化平台（如BIM+合同管理系统）进行数据采集与预警提示。例如，当某分项工程滞后超过5天时，系统自动提醒项目经理并生成整改通知书，形成闭环管理。

4. 变更与索赔管理：合法合规，留痕留证

项目过程中不可避免会发生设计变更、现场签证、工期延长等情况。此时，建设方必须坚持“先审批后实施”的原则，严禁口头承诺或擅自变更。

所有变更事项应形成书面文件（含图纸、计算依据、影响评估），经三方确认后再纳入合同补充协议。同时，建立“索赔日志”，详细记录每次索赔的时间、事由、金额、责任人，为未来可能的仲裁提供证据链。

5. 合同终结与归档：善始善终，沉淀经验

项目竣工后，应及时组织结算审核、质保期满验收，并签署《合同终结确认书》。归档内容除原始合同外，还应包括：
• 所有往来函件、会议纪要
• 变更单、签证单
• 验收报告、审计结论
• 索赔处理记录

这些资料不仅是财务审计的基础，更是企业知识资产的重要组成部分。建议建立数字化档案系统，支持关键词检索和版本对比，方便未来同类项目借鉴。

三、常见问题与应对策略：从被动应对到主动预防

1. 合同文本不严谨，引发歧义

问题表现：如“按国家规范执行”未注明具体标准，“合理期限内完成”缺乏量化定义。

解决方案：引入法律顾问参与起草，采用“明确定义+举例说明”的写法，如“质量标准须达到GB50300-2013《建筑工程施工质量验收统一标准》第X条要求”。

2. 过程监管缺位，履约失控

问题表现：监理单位形同虚设，建设方未定期核查现场进度与质量。

解决方案：设立专职合同管理员岗位，每月召开合同履约例会，通报执行偏差并制定纠偏措施。

3. 索赔处理拖沓，损失扩大

问题表现：收到索赔通知后迟迟不回应，导致对方自行停工或转嫁责任。

解决方案：制定《索赔响应时限制度》，规定一般索赔应在3个工作日内回复，重大索赔不超过7个工作日。

四、智能化转型趋势：科技赋能合同管理提效降险

随着数字技术发展，传统人工管理模式正逐步被智能系统替代。当前主流做法包括：

• 电子合同签署：利用CA认证实现远程签约，提升效率并降低遗失风险；
• AI辅助审阅：通过自然语言处理识别敏感词、漏洞条款，提高审核准确率；
• 区块链存证：将关键节点（如付款、验收）上链，确保不可篡改；
• 大数据分析：汇总历史合同数据，预测违约概率、优化付款节奏。

典型案例：某大型国企采用“合同智能管理系统”后，平均合同争议处理时间缩短40%，年度合同成本节约达8%。

五、结语：建设方应从“事务型”走向“战略型”合同管理

面对日益复杂的工程项目环境，建设方不能再将合同管理视为单纯的行政事务，而应将其上升为战略层面的核心能力。通过制度化、标准化、数字化三大路径，打造覆盖立项、实施、收尾全周期的合同管理体系，不仅能增强项目执行力，更能为企业积累宝贵的合规经验和风控资本。

未来，随着《民法典》《建筑法》等相关法规不断完善，以及智慧工地、绿色建造等新趋势兴起，建设方唯有持续升级合同管理水平，方能在激烈的市场竞争中立于不败之地。