建筑工程合同管理程序怎么做才能高效合规？全面解析关键步骤与实操要点

在建筑行业中，合同不仅是项目执行的法律依据，更是保障各方权益、控制风险、提升效率的核心工具。然而，许多企业因合同管理程序不规范、流程混乱或缺乏系统化管理，导致纠纷频发、成本超支甚至项目停工。那么，建筑工程合同管理程序到底该如何设计和实施？本文将从合同全生命周期视角出发，深入剖析其核心环节、常见问题及优化策略，帮助项目管理者建立科学、高效、合规的合同管理体系。

一、什么是建筑工程合同管理程序？

建筑工程合同管理程序是指围绕施工合同签订、履行、变更、结算、归档等全过程所制定的一套标准化操作流程和管理制度。它涵盖从招标阶段到竣工验收后的全部合同行为，旨在通过制度化、信息化手段实现对合同条款的严格执行、履约过程的有效监控以及风险的前置识别与应对。

一个成熟的合同管理程序不仅包括事前审核、事中监督、事后评估三个阶段，还应融合法律、财务、工程技术和项目管理等多个专业模块，形成跨部门协同机制，确保项目目标与合同义务高度一致。

二、建筑工程合同管理的关键步骤详解

1. 合同前期准备：明确需求与风险预判

合同管理的第一步是充分调研与准备。项目经理需联合技术、造价、法务等部门，明确工程范围、工期要求、质量标准及付款条件等核心要素。同时，要对潜在风险进行初步识别，如政策变动、材料价格波动、分包商履约能力不足等，并在合同中设置相应的免责条款或调整机制。

例如，在大型基础设施项目中，若涉及征地拆迁或环保审批，应在合同中约定“不可抗力”或“政府行为”条款，避免因外部因素造成违约责任归属不清。

2. 合同起草与审核：确保合法性与可执行性

合同文本必须由具备资质的法律顾问参与起草，内容应清晰、完整、无歧义。重点条款包括：工程量清单、计价方式（固定总价/单价包干）、进度款支付节点、质量保证金比例、违约责任、争议解决方式等。

建议采用标准化模板库+定制化修订的方式提高效率。例如，中建、中铁等央企已建立统一合同范本体系，根据不同类型项目（房建、市政、水利）分类管理，既保证合规又减少重复劳动。

3. 合同签署与备案：依法合规是底线

所有正式合同必须经法人授权签字并加盖公章，必要时还需进行公证或第三方见证。对于政府投资项目或国有资金主导项目，还须按《政府采购法》《招标投标法》规定完成合同备案手续。

电子签章技术的应用正在加速普及。根据住建部2024年发布的《关于推进智慧工地建设的指导意见》，鼓励使用区块链存证、数字签名等技术实现合同在线签署与防篡改，提升安全性与透明度。

4. 履约过程管理：动态监控与风险预警

这是合同管理最复杂也最关键的环节。应建立合同台账，实时记录进度款支付、签证变更、材料进场、隐蔽验收等情况，防止遗漏或滞后。

推荐使用BIM+ERP集成平台进行可视化管理。比如某地铁项目通过BIM模型绑定合同工程量，自动比对实际施工与合同约定差异，发现偏差立即触发预警，有效控制成本超支风险。

5. 变更与索赔管理：灵活应对不确定性

工程建设过程中难免出现设计变更、现场条件变化等情况，必须严格按照合同约定的变更流程处理：提出申请→论证合理性→审批确认→调整预算→重新签署补充协议。

索赔管理同样重要。施工单位应及时收集证据（如影像资料、会议纪要、监理日志），并在合同规定的时限内提交索赔报告，避免丧失主张权利的机会。

6. 结算与审计：闭环管理的最后一环

工程竣工后，需组织多方参与的结算审核，核对合同金额与实际完成工程量是否一致。特别注意以下几点：

• 是否已完成全部图纸变更和技术核定单;
• 是否有未闭合的签证事项;
• 是否存在超付或欠付情况;
• 是否符合税务与财务合规要求。

建议引入第三方造价咨询机构进行独立审计，提高结果公信力，防范虚假结算风险。

7. 归档与知识沉淀：为未来项目赋能

所有合同文件（含附件、往来函件、变更记录）应按档案管理制度分类归档，电子版同步上传至企业知识管理系统。这些数据将成为后续类似项目的风险参考、成本基准和谈判筹码。

例如，某省属建筑集团通过构建合同数据库，分析近五年同类项目的平均利润率、常见纠纷类型及处理方案，显著提升了新项目的合同谈判能力和风险防控水平。

三、常见问题与解决方案

1. 合同条款模糊导致争议频发

表现：如“工期延误由乙方负责”但未明确具体起止时间、责任划分不清；或付款条件描述笼统，易引发拖欠争议。

对策：采用SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性强、时限明确）制定条款，必要时请律师逐条审阅。

2. 缺乏信息化支撑，管理效率低下

表现：手工登记台账易出错，信息孤岛严重，无法实时掌握合同状态。

对策：部署合同管理系统（如泛微、钉钉宜搭、广联达云合同平台），实现全流程线上流转、提醒推送与数据分析。

3. 部门协作不畅，执行不到位

表现：工程技术部只管施工，财务部只管付款，法务部事后才介入，形成“各自为政”的局面。

对策：设立合同专项小组（PMO），由项目经理牵头，定期召开协调会，明确各部门职责边界，推动闭环执行。

四、先进实践案例分享

案例一：中国铁建某高铁项目——全流程数字化合同管理

该项目应用“合同-进度-资金”三维联动模型，通过智能合约自动匹配付款节点与工程形象进度，一旦延迟自动冻结款项，倒逼施工单位加快施工节奏。全年累计节约合同管理人力成本30%，合同履约率提升至98%以上。

案例二：万科地产——供应商合同分级管理机制

针对不同等级的分包商（A/B/C类），设定差异化合同审查强度和履约考核标准。A类供应商享有快速审批通道，B类加强过程管控，C类直接淘汰。此举使整体供应链稳定性提升40%，纠纷发生率下降60%。

五、结语：打造专业化、智能化的合同管理体系

建筑工程合同管理程序不是一次性任务，而是一个持续优化、迭代升级的过程。随着建筑业向绿色化、数字化转型，合同管理正从传统人工模式迈向AI辅助决策、大数据驱动风控的新阶段。企业应以制度为抓手、以技术为支撑、以人才为基础，构建覆盖全周期、贯穿各环节的现代化合同管理体系，从而真正实现降本增效、规避风险、赢得市场竞争力。